Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca powinien założyć i prowadzić dla każdego pracownika akta osobowe oraz dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. W systemie wFirma dla biur rachunkowych możliwe jest przechowywanie skanów dokumentów znajdujących się w aktach osobowych. W 2019 roku zmieniły się zasady prowadzenia akt osobowych pracownika. Wprowadzono cztery części zamiast trzech, oraz możliwość wyboru formy prowadzania akt (w wersji papierowej lub elektronicznej). System wFirma dla biur rachunkowych jako jeden z pierwszych na rynku pozwala na prowadzenie e-akt w zupełności zgodnych wymogami określonymi przez przepisy.
W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej określono wymogi przechowywania i prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. System wFirma dla biur rachunkowych spełnia warunki wymienione w przepisach, dzięki czemu może stanowić narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej.
System przeznaczony do prowadzenia i przechowywania dokumentacji musi spełnić takie wymagania jak:
Dokumentacja pracownicza w systemie tworzona jest automatycznie podczas dodawania do systemu pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ. W w szczegółach pracownika w zakładce DOKUMENTY zostają utworzone dwa foldery:
Akta osobowe pracownika powinny składać się z 4 części:
W celu dodania dokumentu do akt należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY, wybrać pracownika, którego dokument dotyczy i w oknie SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA przejść do zakładki DOKUMENTY » AKTA OSOBOWE. Dokumenty można dodać również w zakładce KADRY » DOKUMENTY po przejściu do folderu danego pracownika i podfolderu AKTA OSOBOWE.
Następnie pojawią się foldery dla poszczególnych części akt osobowych (części A, B, C, D).
Aby dodać dokument należy wejść w odpowiedni folder, a następnie wybrać opcję DODAJ » DODAJ DOKUMENT » NA PODSTAWIE PLIKU.
Gdy dokument zostanie dodany w nieprawidłowym folderze, to wówczas można go przenieść do innej części. Wystarczy zaznaczyć taki plik lub ich większą ilość i wybrać akcję PRZENOSZENIE » WYTNIJ. Następnie po przejściu do prawidłowego miejsca użyć opcji PRZENOSZENIE » WKLEJ, a dokumenty zostaną przeniesione.
Najważniejszym elementem podczas prowadzenia elektronicznych akt jest opatrzenie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W systemie można podpisywać dokumenty z wykorzystaniem podpisów elektronicznych m.in.: KIR, SimplySign czy Eurocert.
Aby podpisać dokument należy zaznaczyć wybrany element lub kilka (możliwe jest zbiorcze podpisywanie dokumentów), a następnie wybrać opcję PODPISZ.
W oknie PODPISYWANIE DOKUMENTÓW należy podać pin podpisu kwalifikowanego i zatwierdzić chęć podpisania klikając na PODPISZ. Dzięki czemu dokumenty zostaną podpisane.
Przy podpisanych dokumentach pojawi się zielona ikona zielonego ołówka.
Aby opublikować klientowi cały folder z dokumentami pracownika wystarczy przejść do KADRY » DOKUMENTY kliknąć na folder z imieniem i nazwiskiem pracownika a następnie wybrać opcję OPUBLIKUJ » OPUBLIKUJ KLIENTOWI. Wówczas klient będzie miał wgląd do wszystkich dokumentów przypisanych do danego pracownika.
Jednym z wymogów systemu teleinformatycznego do prowadzenia akt w formie elektronicznej jest wyszukiwarka, która pozwala na skuteczne wyszukiwanie dokumentów wg (§ 9. pkt 5):
W systemie wyszukiwarka znajduje się nad tabelą z dokumentacją na każdym poziomie zakładek.
W systemie istnieje możliwość weryfikacji jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał. Historię logów można sprawdzić najeżdżając na dokument znajdujący się w folderze - w danym wierszu po prawej stronie wyświetli się ikona listy, a po kliknięciu na nią pojawi się okno AKTYWNOŚĆ DOTYCZĄCA OBIEKTU.
System umożliwia pobieranie zbiorcze oraz pojedyncze pobieranie całych folderów. Można je pobrać w formacie ZIP, a paczka będzie zawierała takie elementy jak: plik XML, podpis kwalifikowany oraz podpisany dokument.
Pobranie dokumentów możliwe jest w zakładce KADRY » DOKUMENTY, gdzie po zaznaczeniu folderu z imieniem i nazwiskiem pracownika należy wybrać akcję DRUKUJ » POBIERZ E-AKTA.
Aby usunąć dokument należy zaznaczyć go i wybrać opcję MODYFIKUJ » USUŃ. Dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym mogą zostać usunięte wyłącznie przez użytkownika z uprawnieniami administratora, który musi potwierdzi tę czynność hasłem. Przy usuwaniu plików, które nie zostały podpisane certyfikatem kwalifikowanym wyświetli się jedynie standardowy komunikat.
Dokumenty z folderów można wydrukować przechodząc do określonej części akt, gdzie po zaznaczeniu plików należy wybrać akcje DRUKUJ.
Podczas dodawania skanu dokumentu do e-akt osobowych pracownika można załączyć informacje o dacie ważności badań medycyny pracy, bądź terminie kolejnego szkolenia bhp, czy też innego ważnego terminu. Dodany dokument do e-akt można powiązać z zadaniem, co pozwala na kontrolowanie ważnych terminów dotyczących pracowników.
Jeżeli podczas dodawania do systemu skanu dokumentu zaznaczona zostanie opcja DODAJ NOWE ZADANIE system automatycznie przeniesie nas do okna dodawania nowego zadania. W opnie dodawania nowego zadania będzie istniała możliwość uzupełnienia nazwy i terminu zadania np. następnych badań lekarskich czy szkolenia bhp. Dzięki temu system przypomni o tych terminach.
Podgląd dodanych zadań dostępny jest w zakładce CRM » ZADANIA.
Rozporządzenie szczegółowo wyjaśnia co oznacza pojęcie § 9 pkt 1 "zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem".
§ 10. 1. Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, w zakresie o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:
Powyższe wymagania zostają spełnione podczas korzystania z systemu.
Należy jednak pamiętać że pkt. 2. wskazuje obowiązki, które leżą po stronie pracodawcy, który zdecyduje się na prowadzenie e-akt. Ma on obowiązek zaplanować i wdrożyć odpowiednie procedury, które zapewnią bezpieczeństwo przechowywania, przetwarzania i archiwizowania danych.
2. Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:
Obowiązek odpowiedniej archiwizacji dokumentacji pracowniczej leży na pracodawcy. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z systemu, jego dane są przechowywane na serwerach. Gdy użytkownik planuje zakończyć korzystanie z systemu, wówczas powinien pobrać wszystkie e-akta, gdyż po zakończeniu pakietu, nie będzie miał dostępu do danych gromadzonych w systemie.