Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca powinien założyć i prowadzić dla każdego pracownika akta osobowe oraz dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. W systemie wFirma dla biur rachunkowych możliwe jest przechowywanie skanów dokumentów znajdujących się w aktach osobowych. System wFirma dla biur rachunkowych jako jeden z pierwszych na rynku pozwala na prowadzenie e-akt w zupełności zgodnych wymogami określonymi przez przepisy.
W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej określono wymogi przechowywania i prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. System wFirma dla biur rachunkowych spełnia warunki wymienione w przepisach, dzięki czemu może stanowić narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej.
System przeznaczony do prowadzenia i przechowywania dokumentacji musi spełnić takie wymagania jak:
Dokumentacja pracownicza w systemie tworzona jest automatycznie podczas dodawania do systemu pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ. W w szczegółach pracownika w zakładce DOKUMENTY zostają utworzone dwa foldery:
Akta osobowe pracownika powinny składać się z 5 części:
W celu dodania dokumentu do akt należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY, wybrać pracownika, którego dokument dotyczy i w oknie SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA przejść do zakładki DOKUMENTY » AKTA OSOBOWE. Dokumenty można dodać również w zakładce KADRY » DOKUMENTY po przejściu do folderu danego pracownika i podfolderu AKTA OSOBOWE.
Następnie pojawią się foldery dla poszczególnych części akt osobowych (części A, B, C, D, E).
Aby dodać dokument należy wejść w odpowiedni folder, a następnie wybrać opcję DODAJ » DODAJ DOKUMENT » NA PODSTAWIE PLIKU.
Gdy dokument zostanie dodany w nieprawidłowym folderze, to wówczas można go przenieść do innej części. Wystarczy zaznaczyć taki plik lub ich większą ilość i wybrać akcję PRZENOSZENIE » WYTNIJ. Następnie po przejściu do prawidłowego miejsca użyć opcji PRZENOSZENIE » WKLEJ, a dokumenty zostaną przeniesione.
Najważniejszym elementem podczas prowadzenia elektronicznych akt jest opatrzenie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W systemie można podpisywać dokumenty z wykorzystaniem podpisów elektronicznych m.in.: KIR, SimplySign czy Eurocert.
Aby podpisać dokument należy zaznaczyć wybrany element lub kilka (możliwe jest zbiorcze podpisywanie dokumentów), a następnie wybrać opcję PODPISZ.
W oknie PODPISYWANIE DOKUMENTÓW należy podać pin podpisu kwalifikowanego i zatwierdzić chęć podpisania klikając na PODPISZ. Dzięki czemu dokumenty zostaną podpisane.
Przy podpisanych dokumentach pojawi się zielona ikona zielonego ołówka.
Aby opublikować klientowi cały folder z dokumentami pracownika wystarczy przejść do KADRY » DOKUMENTY kliknąć na folder z imieniem i nazwiskiem pracownika a następnie wybrać opcję OPUBLIKUJ » OPUBLIKUJ KLIENTOWI. Wówczas klient będzie miał wgląd do wszystkich dokumentów przypisanych do danego pracownika.
Jednym z wymogów systemu teleinformatycznego do prowadzenia akt w formie elektronicznej jest wyszukiwarka, która pozwala na skuteczne wyszukiwanie dokumentów wg (§ 9. pkt 5):
W systemie wyszukiwarka znajduje się nad tabelą z dokumentacją na każdym poziomie zakładek.
W systemie istnieje możliwość weryfikacji jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał. Historię logów można sprawdzić najeżdżając na dokument znajdujący się w folderze - w danym wierszu po prawej stronie wyświetli się ikona listy, a po kliknięciu na nią pojawi się okno AKTYWNOŚĆ DOTYCZĄCA OBIEKTU.
System umożliwia pobieranie zbiorcze oraz pojedyncze pobieranie całych folderów. Można je pobrać w formacie ZIP, a paczka będzie zawierała takie elementy jak: plik XML, podpis kwalifikowany oraz podpisany dokument.
Pobranie dokumentów możliwe jest w zakładce KADRY » DOKUMENTY, gdzie po zaznaczeniu folderu z imieniem i nazwiskiem pracownika należy wybrać akcję DRUKUJ » POBIERZ E-AKTA.
Aby usunąć dokument należy zaznaczyć go i wybrać opcję MODYFIKUJ » USUŃ. Dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym mogą zostać usunięte wyłącznie przez użytkownika z uprawnieniami administratora, który musi potwierdzi tę czynność hasłem. Przy usuwaniu plików, które nie zostały podpisane certyfikatem kwalifikowanym wyświetli się jedynie standardowy komunikat.
Dokumenty z folderów można wydrukować przechodząc do określonej części akt, gdzie po zaznaczeniu plików należy wybrać akcje DRUKUJ.
Podczas dodawania skanu dokumentu do e-akt osobowych pracownika można załączyć informacje o dacie ważności badań medycyny pracy, bądź terminie kolejnego szkolenia bhp, czy też innego ważnego terminu. Dodany dokument do e-akt można powiązać z zadaniem, co pozwala na kontrolowanie ważnych terminów dotyczących pracowników.
Jeżeli podczas dodawania do systemu skanu dokumentu zaznaczona zostanie opcja DODAJ NOWE ZADANIE system automatycznie przeniesie nas do okna dodawania nowego zadania. W opnie dodawania nowego zadania będzie istniała możliwość uzupełnienia nazwy i terminu zadania np. następnych badań lekarskich czy szkolenia bhp. Dzięki temu system przypomni o tych terminach.
Podgląd dodanych zadań dostępny jest w zakładce CRM » ZADANIA.
Rozporządzenie szczegółowo wyjaśnia co oznacza pojęcie § 9 pkt 1 "zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem".
§ 10. 1. Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, w zakresie o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:
Powyższe wymagania zostają spełnione podczas korzystania z systemu.
Należy jednak pamiętać że pkt. 2. wskazuje obowiązki, które leżą po stronie pracodawcy, który zdecyduje się na prowadzenie e-akt. Ma on obowiązek zaplanować i wdrożyć odpowiednie procedury, które zapewnią bezpieczeństwo przechowywania, przetwarzania i archiwizowania danych.
2. Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:
Obowiązek odpowiedniej archiwizacji dokumentacji pracowniczej leży na pracodawcy. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z systemu, jego dane są przechowywane na serwerach. Gdy użytkownik planuje zakończyć korzystanie z systemu, wówczas powinien pobrać wszystkie e-akta, gdyż po zakończeniu pakietu, nie będzie miał dostępu do danych gromadzonych w systemie.