Akta osobowe pracownika - prowadzenie teczek w formie elektronicznej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca powinien założyć i prowadzić dla każdego pracownika akta osobowe oraz dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. W systemie wFirma dla biur rachunkowych możliwe jest przechowywanie skanów dokumentów znajdujących się w aktach osobowych. W 2019 roku zmieniły się zasady prowadzenia akt osobowych pracownika. Wprowadzono cztery części zamiast trzech, oraz możliwość wyboru formy prowadzania akt (w wersji papierowej lub elektronicznej). System wFirma dla biur rachunkowych jako jeden z pierwszych na rynku pozwala na prowadzenie e-akt w zupełności zgodnych wymogami określonymi przez przepisy.

Elektroniczne akta osobowe a wymagania dla systemów teleinformatycznych

W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej określono wymogi przechowywania i prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. System wFirma dla biur rachunkowych spełnia warunki wymienione w przepisach, dzięki czemu może stanowić narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej.

System przeznaczony do prowadzenia i przechowywania dokumentacji musi spełnić takie wymagania jak:

1. zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem  - w systemie wFirma dla biur rachunkowych systematycznie tworzone są kopie zapasowe, dzięki czemu przechowywanie dokumentacji jest bezpieczne. Natomiast osoby, którym nadano odpowiednie uprawnienia mają dostęp do dokumentów. Prawo do usunięcia dokumentów posiada wyłącznie administrator (po podaniu hasła);
2. integralność treści dokumentacji i metadanych, czyli zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur -  w systemie nie można edytować dokumentów   podpisanych bezpiecznym podpisem kwalifikowanym;
3. stały dostęp do dokumentacji dla osób upoważnionych - jedynie osoby, które mają uprawnienia do wglądu w foldery z aktami mają taką możliwość;
4. identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych - system uprawnień daje możliwość weryfikacji, który z użytkowników wykonywał działania w danym obszarze. Pozwala na to historia logów;
5. wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 - w systemie jest możliwość wyszukiwania dokumentów umieszczonych w folderach pracowników;
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji -  system pozwala pobranie w formacie ZIP foldery pracowników wraz z całą zawartością (XML, podpis kwalifikowany oraz podpisany dokument);
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji - umożliwiony został wydruk wszystkich dokumentów z dokumentacji.

Akta osobowe pracowników

Dokumentacja pracownicza w systemie tworzona jest automatycznie podczas dodawania do systemu pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ. W w szczegółach pracownika w zakładce DOKUMENTY zostają utworzone dwa foldery:

• Akta osobowe
• Dokumenty pracownicze.

 Akta osobowe pracownika powinny składać się z 4 części:

• Część A - gdzie powinny znajdować się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• Część B - w której są dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika,
• Część C - zawierającej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
• Część D - to dokumenty związane z karami porządkowymi pracownika.

W celu dodania dokumentu do akt należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY, wybrać pracownika, którego dokument dotyczy i w oknie SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA przejść do zakładki DOKUMENTY » AKTA OSOBOWE. Dokumenty można dodać również w zakładce KADRY » DOKUMENTY po przejściu do folderu danego pracownika i podfolderu AKTA OSOBOWE.

Następnie pojawią się foldery dla poszczególnych części akt osobowych (części A, B, C, D).

Aby dodać dokument należy wejść w odpowiedni folder, a następnie wybrać opcję DODAJ » DODAJ DOKUMENT » NA PODSTAWIE PLIKU.

Gdy dokument zostanie dodany w nieprawidłowym folderze, to wówczas można go przenieść do innej części. Wystarczy zaznaczyć taki plik lub ich większą ilość i wybrać akcję PRZENOSZENIE » WYTNIJ. Następnie po przejściu do prawidłowego miejsca użyć opcji PRZENOSZENIE » WKLEJ, a dokumenty zostaną przeniesione.

Certyfikat kwalifikowany - podpisywanie dokumentów

Najważniejszym elementem podczas prowadzenia elektronicznych akt jest opatrzenie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W systemie można podpisywać dokumenty z wykorzystaniem podpisów elektronicznych m.in.: KIR, SimplySign czy Eurocert.

Aby podpisać dokument należy zaznaczyć wybrany element lub kilka (możliwe jest zbiorcze podpisywanie dokumentów), a następnie wybrać opcję PODPISZ.

W oknie PODPISYWANIE DOKUMENTÓW należy podać pin podpisu kwalifikowanego i zatwierdzić chęć podpisania klikając na PODPISZ. Dzięki czemu dokumenty zostaną podpisane.

 

Przy podpisanych dokumentach pojawi się zielona ikona zielonego ołówka.

Publikowanie klientowi  folderu z dokumentami pracownika

Aby opublikować klientowi cały folder z dokumentami pracownika wystarczy przejść do KADRY » DOKUMENTY kliknąć na folder z imieniem i nazwiskiem pracownika a następnie wybrać opcję OPUBLIKUJ » OPUBLIKUJ KLIENTOWI. Wówczas klient będzie miał wgląd do wszystkich dokumentów przypisanych do danego pracownika.

Wyszukiwanie dokumentów w folderze

Jednym z  wymogów systemu teleinformatycznego do prowadzenia akt w formie elektronicznej jest wyszukiwarka, która pozwala na skuteczne wyszukiwanie dokumentów wg (§ 9. pkt 5):

• identyfikator dokumentu;
• identyfikator dokumentacji;
• rodzaj – będący jednoznacznym określeniem rodzaju dokumentu wskazującym przyporządkowanie dokumentu do jednej z części dokumentacji pracowniczej;
• data powstania dokumentu;
• data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby upoważnionej przez pracodawcę;
• numer PESEL pracownika, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• imię i nazwisko pracownika;
• nazwa pracodawcy;
• data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.

W systemie wyszukiwarka znajduje się nad tabelą z dokumentacją na każdym poziomie zakładek.

Zmiany dokonane na dokumencie (logi)

W systemie istnieje możliwość weryfikacji jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał. Historię logów można sprawdzić najeżdżając na dokument znajdujący się w folderze - w danym wierszu po prawej stronie wyświetli się ikona listy, a po kliknięciu na nią pojawi się okno AKTYWNOŚĆ DOTYCZĄCA OBIEKTU.

Pobieranie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych

System umożliwia pobieranie zbiorcze oraz pojedyncze pobieranie całych folderów. Można je pobrać w formacie ZIP, a paczka będzie zawierała takie elementy jak: plik XML, podpis kwalifikowany oraz podpisany dokument.

Pobranie dokumentów możliwe jest w zakładce KADRY » DOKUMENTY, gdzie po zaznaczeniu folderu z imieniem i nazwiskiem pracownika należy wybrać akcję DRUKUJ » POBIERZ E-AKTA. 

Usuwanie plików z folderu pracownika

Aby usunąć dokument należy zaznaczyć go i wybrać opcję MODYFIKUJ » USUŃ. Dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym mogą zostać usunięte wyłącznie przez użytkownika z uprawnieniami administratora, który musi potwierdzi tę czynność hasłem. Przy usuwaniu plików, które nie zostały podpisane certyfikatem kwalifikowanym wyświetli się jedynie standardowy komunikat.

Drukowanie dokumentacji

Dokumenty z folderów można wydrukować przechodząc do określonej części akt, gdzie po zaznaczeniu plików należy wybrać akcje DRUKUJ.

Dodawanie terminów mi. ważności badań medycyny pracy oraz szkoleń BHP

Podczas dodawania skanu dokumentu do e-akt osobowych pracownika można załączyć informacje o dacie ważności badań medycyny pracy, bądź terminie kolejnego szkolenia bhp, czy też innego ważnego terminu. Dodany dokument do e-akt można powiązać z zadaniem, co pozwala na kontrolowanie ważnych terminów dotyczących pracowników.

Jeżeli podczas dodawania do systemu skanu dokumentu zaznaczona zostanie opcja DODAJ NOWE ZADANIE system automatycznie przeniesie nas do okna dodawania nowego zadania. W opnie dodawania nowego zadania będzie istniała możliwość uzupełnienia nazwy i terminu zadania np. następnych badań lekarskich czy szkolenia bhp. Dzięki temu system przypomni o tych terminach.

Podgląd dodanych zadań dostępny jest w zakładce CRM » ZADANIA.

Pozostałe obowiązki pracodawcy

Rozporządzenie szczegółowo wyjaśnia co oznacza pojęcie § 9 pkt 1 "zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem".

§ 10. 1. Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, w zakresie o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Powyższe wymagania zostają spełnione podczas korzystania z systemu.

Należy jednak pamiętać że pkt. 2. wskazuje obowiązki, które leżą po stronie pracodawcy, który zdecyduje się na prowadzenie e-akt. Ma on obowiązek zaplanować i wdrożyć odpowiednie procedury, które zapewnią bezpieczeństwo przechowywania, przetwarzania i archiwizowania danych.

2. Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
2. opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Archiwizowanie

Obowiązek odpowiedniej archiwizacji dokumentacji pracowniczej leży na pracodawcy. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z systemu, jego dane są przechowywane na serwerach. Gdy użytkownik planuje zakończyć korzystanie z systemu, wówczas powinien pobrać wszystkie e-akta, gdyż po zakończeniu pakietu, nie będzie miał dostępu do danych gromadzonych w systemie.