Dodawanie nowego pracownika w systemie

Dodawanie nowego pracownika w systemie polega na wprowadzeniu informacji jakie pracodawca otrzymał od pracownika. Informacje te niezbędne są do prawidłowego sporządzenia umowy o pracę, zgłoszenia do ZUS, czy prawidłowego naliczenia wynagrodzenia. Pracodawca może żądać od pracownika tylko informacji, które przewidują przepisy prawa i takich, które są potrzebne do zawarcia umowy oraz ustalenia przysługujących pracownikowi uprawnień. System wFirma dla biur rachunkowych pozwala na łatwe wprowadzenie danych pracownika lub wysłanie mu kwestionariusza online dzięki któremu to pracownik uzupełni wszystkie dane.

Dodawanie nowego pracownika

W celu dodania do systemu nowego pracownika należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA gdzie można wybrać:

• Dodaj pracownika ręcznie - wówczas pojawi się okno, w którym należy uzupełnić dane zatrudnionej osoby lub
• Uzupełnij kwestionariusz online - po wyborze tej opcji interaktywny kwestionariusz osobowy wysłany jest na panel ePracownik.

Podstawowe informacje

W oknie dialogowym w zakładce Podstawowe informacje należy obowiązkowo uzupełnić imię i nazwisko oraz płeć pracownika, która uzupełnia się automatycznie, jeżeli uzupełniony zostanie numer PESEL wprowadzanego pracownika.

Należy również uzupełnić pola o dane identyfikacyjne jak numer PESEL czy NIP - w przypadku ich nadania.

Szczegółowe informacje

W kolejnej zakładce Szczegółowe informacje należy uzupełnić pozostałe dane pracownika. Obywatelstwo jest domyślnie przez system ustawione jako polskie. Po jego zmianie będzie możliwe wprowadzenie w kolejnych zakładkach informacji na temat statusu rezydencji danej osoby.

Można tutaj wprowadzić również numer konta bankowego, na który będą dokonywane przelewy wynagrodzenia. Należy jednak pamiętać, że aby możliwe było wypłacanie pensji za pomocą przelewu na konto bankowe, trzeba uzyskać od pracownika pisemne oświadczenie, w którym wyrazi zgodę na przyjmowanie wypłaty w ten sposób.

Dane adresowe

W kolejnej zakładce należy wypełnić Dane adresowe pracownika. Jeżeli adres zamieszkania czy adres do korespondencji różni się od wprowadzonego adresu zameldowania, należy odznaczyć opcję “taki sam jak adres zameldowania” i wprowadzić właściwe dane.

Po wprowadzeniu w polu Kraj, państwa innego niż Polska będzie można wprowadzić zagraniczny adres pracownika.

ZUS i US

W zakładce ZUS i US określa się:

• identyfikator ZUS: zazwyczaj jest to numer PESEL, gdyż zgodnie z zasadami wypełniania dokumentów zgłoszeniowych do ZUS, w dokumentach tych należy podawać numer PESEL, a w razie gdyby identyfikator ten nie został nadany – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
• identyfikator podatkowy: zazwyczaj jest to numer PESEL, zaś obcokrajowy mogą posługiwać się numerem paszportu,
• certyfikat rezydencji - tu określamy czy pracownik jest rezydentem, czy nie. Ma to wpływ na późniejsze rozliczenia podatkowe w systemie;
• kod oddziału NFZ (zgodny z województwem zamieszkania pracownika),
• właściwy dla miejsca zamieszkania pracownika urząd skarbowy - urząd skarbowy wprowadzony w tej zakładce zostanie automatycznie wprowadzony przy generowaniu deklaracji PIT-11 dla pracownika,
• określenie prawa do emerytury lub renty oraz stopnia niepełnosprawności pracownika (są to ostatnie dwie cyfry w 6-cio cyfrowym kodzie tytułu do ubezpieczeń społecznych widocznym na raportach imiennych przekazywanych do ZUS). Jego wprowadzenie jest wymagane do prawidłowego sporządzenia zgłoszenia do ubezpieczeń i wykazania w raportach ZUS.

Pracownicze Plany Kapitałowe

Jeżeli w firmie działa PPK wówczas w omawianej zakładce będą też dodatkowe pola do wypełnienia, które można w późniejszym czasie zmodyfikować. Wówczas w zakładce ZUS, US i PPK można wprowadzić :

wprowadzić:

• Identyfikator ewidencji PPK - nadany danemu pracownikowi i przekazany przez instytucję finansową,
• Numer PPK - nadany przez instytucję finansową numer rachunku,
• Id PPK pracownika, który może być automatycznie nadany przez system lub może być wprowadzony przez użytkownika.

Po wypełnieniu danych należy zatwierdzić wprowadzone informacje poprzez przycisk Zapisz.

Edycja wprowadzonych danych

Istnieje również możliwość edytowania wprowadzonych danych. W tym celu należy zaznaczyć pracownika i następnie w górnym menu wybrać opcję MODYFIKUJ. Ta funkcja jest niezwykle istotna w przypadku zmian danych pracowników.

Dzięki danym wprowadzonym podczas dodawania pracownika do systemu, w kolejnych krokach możliwe będzie dodanie umowy do systemu, czy dokumentów zgłoszeniowych do ZUS.