Faktura ustrukturyzowana jest to elektroniczna faktura, która posiada ustrukturyzowany zapis danych w formacie XML. Zakres danych zawartych jest jednolity i ściśle określony kategoriami informacji, które powinna posiadać ustrukturyzowana faktura według norm przyjętych przez Unię Europejską. Jej funkcjonowanie ma na celu automatyczne przekazywanie i przetwarzanie danych z faktur między systemami księgowymi instytucji publicznych (zamawiających) a systemami księgowymi przedsiębiorców (wykonawców), co ma uprościć i usprawnić rozliczenia oraz odciążyć pracę człowieka w tym zakresie.
Więcej na temat faktury ustrukturyzowanej można przeczytać w artykule: Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Obowiązek przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych obejmie w pierwszej kolejności instytucje publiczne, co nastąpi od 18 kwietnia 2019 r. i będzie dotyczyć transakcji o wartości powyżej 30 tys. euro. Natomiast od 1 sierpnia 2019 r. obowiązek ten obejmie wszystkie transakcje w zamówieniach publicznych, bez względu na kwotę. Do tego czasu instytucje publiczne muszą być gotowe do przyjmowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.
Szczegółowe informacje w artykule: Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych
Standardy dotyczące danych zawartych w ustrukturyzowanej fakturze zawierają unijne normy i na tej podstawie tworzone są standardy faktur wystawianych w systemie wfirma.pl.
Wśród danych jakie powinna zawierać faktura ustrukturyzowana znajdują się dane wymagane dla faktury przez ustawę o VAT, wymienione w art. 106e ust. 1 oraz dodatkowo:
Wystawiane w systemie faktury za pomocą zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, posiadają automatycznie zapisany format elektronicznej faktury ustrukturyzowanej.
Postać ustrukturyzowana faktury w formacie XML załączana jest do pliku z fakturą, który po pobraniu dla użytkownika wygląda jak zwykły PDF, lecz technicznie pod plikiem znajduje się format ustrukturyzowany w postaci XML, pozwalający na elektroniczne przesyłanie danych wg unijnego standardu.
Wprowadzenie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych wniesie szereg korzyści, wśród których można wymienić:
System wfirma.pl umożliwia księgowanie faktur kosztowych na podstawie pliku np. w formacie XML (w tym wystawionych przez innych użytkowników wFirma), co jest realizowane przy użyciu zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU, gdzie w pojawiającym się oknie należy załączyć plik z fakturą wybierając ZAŁĄCZ PLIK lub przeciągając plik z komputera do wskazanego miejsca.
Dane z faktury zostaną wypełnione automatycznie. Jedynie przy księgowaniu po raz pierwszy faktury od nowego kontrahenta należy dokonać wyboru rodzaju wydatku. Natomiast przy kolejnych fakturach od zapisanego w bazie kontrahenta ostatnio wybrany rodzaj wydatku będzie podpowiadany, a w razie potrzeby użytkownik może dokonać zmiany na inny rodzaj wydatku.