Ewidencja Środków Trwałych i WNiP - przydatne funkcje

W systemie wFirma.pl dla biur rachunkowych możliwe jest prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Księgowania odpisów amortyzacyjnych odbywają się automatycznie dzięki czemu użytkownik co miesiąc nie musi dodawać ich ręcznie. 

Zakup środków trwałych i WNiP

W systemie zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wprowadza się poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT lub FAKTURA (BEZ VAT) » MAJĄTEK TRWAŁY » ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH / ZAKUP WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH.

W przypadku środka trwałego, po wybraniu kategorii (KŚT) system automatycznie dopasuje stawkę amortyzacji. Natomiast jeśli chodzi o wartości niematerialne i prawne należy wprowadzić ręcznie odpowiednią stawkę amortyzacji.

Podczas dodawania wydatku związanego z zakupem środka trwałego lub WNiP w wierszu: WART. POCZĄTKOWA znajduje się pole, w którym można uzupełnić ewentualne pozostałe koszty, zwiększające wartość początkową środka trwałego / WNiP.

Po zapisaniu wydatku w Rejestrze zakupu VAT zostanie ujęta wartość odliczonego podatku. Natomiast do Księgi Przychodów i Rozchodów będą trafiały odpisy amortyzacyjne zgodnie z planem amortyzacji.

Środki trwałe w pełnych księgach

W przypadku pełnej księgowości przy korzystaniu z wzorcowego planu kont konta grupy 0 jak i grupy 01, 02 i 07 są kontami katalogowymi stąd analityka uzupełniana jest automatycznie na podstawie wprowadzonych środków trwałych przez:

1) EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY

2) WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT/FAKTURA BEZ VAT » ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH / ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO / ZAKUP SAMOCHODU CIĘŻAROWEGO.

W przypadku tworzenia własnego planu kont USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE » ZESPÓŁ 0 » FOLDER ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ KONTO ważne jest by podać katalog czyli do konta syntetycznego przypisać:[środek trwały i WNiP] np. 010-[środek trwały i WNiP].

W przypadku wzorcowych schematów księgowych podczas księgowania środka trwałego przez zakładkę WYDATKI tworzona jest automatyczna dekretacja zgodnie ze schematami określonymi w USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE » SCHEMATY KSIĘGOWE:

• faktura vat
• faktura bez vat
• zakup środka trwałego
• zakup samochodu osobowego
• zakup samochodu ciężarowego
• środek trwały w budowie
• wniesienie środka trwałego w budowie - zakończenie budowy.

Również wyliczenie i rozksięgowanie amortyzacja odbywa się wówczas automatycznie - odpis amortyzacyjny dodawany jest pod datą ostatniego dnia miesiąca w zakładce EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY.

Wartość niematerialna i prawna w pełnych księgach

W przypadku pełnej księgowości aby system automatycznie dokonywał dekretacji wartości niematerialnych i prawnych konieczne jest wybranie kategorii WNiP. W przypadku korzystania ze wzorcowych schematów i tym samym planu kont dekretacja zadziała automatycznie. Natomiast w sytuacji gdy dodane są inne konta dla WNiP i użytkownik chce zrobić własną dekretacje należy mieć na uwadze, że konieczne jest dodanie własnej kategorii WNiP w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE » SŁOWNIKI poprzez skorzystanie z opcji DODAJ. W oknie, które się pojawi należy uzupełnić:

• słownik - Kategoria WNiP
• nazwa -

Zapisujemy ustawienie.

W kolejnym kroku po zdefiniowaniu własnej kategorii WNiP aby za jej pomocą przyporządkować konto umorzeniowe oraz bilansowe konieczne jest w schemacie księgowym np. "Zakup wartości niematerialnej i prawnej" dodać kategorię jako wyrażenie logiczne.

Przykładowo: Użytkownik ma wzorcowy plan kont i schematy księgowe. Natomiast dodane zostało nowe konto dla WNiP np. 025-[środek trwały i WNiP] i chciałby utworzyć dla niego automatyczną dekretację amortyzacji. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE » SCHEMATY KSIĘGOWE wyszukać np. "Zakup wartości niematerialnej i prawnej" skorzystać z opcji MODYFIKUJ » MODYFIKUJ i w oknie schematu dodajemy po stronie WN nowo dodane konto, następnie klikamy na ikonę "Warunek księgowania" gdzie dodajemy wyrażenie logiczne [kategoria WNiP] == " < nazwa kategorii WNiP > ". Wówczas przypisane konto do danej kategorii WNiP będzie się zaciągało przy automatycznej dekretacji zapisów związanych z WNiP posiadającym daną kategorię.

Ewidencja środków trwałych - dodawanie środka trwałego oraz WNiP bezpośrednio do ewidencji

W zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE znajduje się wykaz wszystkich środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Z poziomu tej zakładki można dodać środek trwały lub WNiP bezpośrednim wpisem do rejestru poprzez skorzystanie z funkcji DODAJ ŚRODEK TRWAŁY.

Wówczas pojawi się okno z dodaniem środka trwałego / WNiP, w którym należy wypełnić podstawowe dane dotyczące środka trwałego / WNiP.

Drukowanie miesięcznej amortyzacji środków trwałych oraz WNIP

Miesięczną amortyzację można wydrukować z zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, gdzie po wybraniu opcji DRUKUJ » DRUKUJ MIESIĘCZNĄ AMORTYZACJĘ należy zaznaczyć składnik majątku, dla którego ma zostać wydrukowana miesięczna amortyzacja. Z tej pozycji można również wydrukować plan amortyzacji.

Dokumenty OT

Po dodaniu środka trwałego / WNiP do ewidencji środków trwałych system automatycznie wygeneruje dokument OT, który należy wydrukować z zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, poprzez kliknięcie w nazwę środka trwałego. Następnie pojawi się okno, w którym należy przejść do zakładki DOKUMENTY MAJĄTKOWE i wydrukować OT.

Pod wydruk trzeba podpiąć kopie dokumentów potwierdzających wartość początkową środka trwałego.

Likwidacja środka trwałego oraz WNiP

W celu likwidacji środka trwałego w systemie, należy przejść do zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, zaznaczyć odpowiedni środek trwały / WNiP i wybrać opcję LIKWIDACJA.

Pojawi się okno dodawania protokołu likwidacji. Ważne by w polu Księgowanie reszty odpisów zaznaczyć odpowiednią opcję:

• TAK – w przypadku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych reszta odpisów amortyzacyjnych może stanowić koszt uzyskania przychodu (wartość początkowa pomniejszona o już zaksięgowane odpisy amortyzacyjne)

• NIE – w przypadku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych reszta odpisów amortyzacyjnych nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Następnie po zapisaniu protokołu likwidacyjnego obok zlikwidowanego środka pojawi się ikona “kwadratu z X”, a protokół trafi do zakładki DOKUMENTY MAJĄTKOWE.

Sprzedaż środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej

Aby sprzedać środek trwały / WNiP należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, gdzie należy zaznaczyć środek trwały / WNiP, który chcemy sprzedać i z górnego menu wybrać funkcję SPRZEDAŻ.

Wówczas pojawi się okno do wystawienia faktury sprzedaży.

Po zapisaniu, dokument trafi w wartości netto do kolumny 8 KPiR - Pozostałe przychody oraz do rejestru VAT sprzedaży oraz przy środku trwałym pojawi się ikona “banknotu”.

System po wystawieniu faktury sprzedaży automatycznie nalicza i księguje w dacie wystawienia faktury sprzedażowej w koszty niezamortyzowaną część środka trwałego/ WNiP. Zostanie ona wykazana w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki.

Ukryj środek trwały lub wartość niematerialną i prawną

W sytuacji, gdy nie chcemy aby dany środek trwały / WNiP podpowiadał się w systemie podczas księgowania oraz nie był widoczny w ewidencji środków trwałych, możliwe jest jego ukrycie w systemie.

W tym celu należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE i zaznaczyć odpowiedni środek trwały / WNiP. Po czym z górnego paska menu należy wybrać funkcję MODYFIKUJ » UKRYJ.