Faktura automatyczna to wzór na podstawie którego system będzie samodzielnie wystawiał w kolejnych okresach faktury VAT. Dzięki temu, po definiowaniu faktury nie wymaga ona dodatkowej ingerencji ze strony szefa biura rachunkowego czy opiekuna firmy. Sprawdza się on najlepiej w przypadku przychodów, które pojawiają się cyklicznie (np. czynsze, abonamenty) i konieczne jest wystawianie takiej samej faktury z taką samą częstotliwością (np. raz w miesiącu) na tą samą kwotę. Funkcja jest dostępna na koncie biura rachunkowego.
Aby wystawić fakturę automatyczną w systemie wFirma dla biur rachunkowych należy wejść w zakładkę PRZYCHODY » AUTOMATYCZNE » FAKTURY » DODAJ FAKTURĘ AUTOMATYCZNĄ
W oknie należy dodać nabywcę (jednego lub kilku), opcjonalnie odbiorcę (akcja: Dodaj odbiorcę) oraz uzupełnić nazwę dokumentu.
W zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE należy uzupełnić:
Pierwsze faktury automatyczne będą wystawione w miesiącu wskazanym jako początek okresu ważności z wyjątkiem sytuacji, w której dzień miesiąca, w którym powinna zostać wystawiona faktura już minął.
W zakładce ZAAWANSOWANE możliwy jest dodatkowy wybór opcji faktury takich jak:
Jeśli będzie konieczne wygenerowanie faktury wcześniej niż to ustalono, wystarczy zaznaczyć pozycję faktury automatycznej w zakładce PRZYCHODY » AUTOMATYCZNE » FAKTURY i wybrać opcję WYSTAW TERAZ.
Zaakceptowanie komunikatu przesuń datę planowanego wystawienia na kolejny okres spowoduje, że faktura nie będzie generowana ponownie w danym okresie, lecz nie wpłynie na przyszłe planowane automatyczne wystawianie.
Zapis w Rejestrze sprzedaży VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz Księdze Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów (w przypadku ryczałtu) zostanie ujęty w dacie jaka została określona przy jej wystawianiu.
Aby wydrukować fakturę automatyczną należy wybrać odpowiedni dokument w zakładce PRZYCHODY » AUTOMATYCZNE, a następnie w podzakładce FAKTURY należy zaznaczyć dokument i wybrać opcję DRUKUJ.