W systemie mojebiuro24.pl została wprowadzony funkcja jednostek, na którą składają się dwie grupy: jednostki systemowe oraz jednostki użytkownika. Jednostki systemowe posiadają przypisane już kody jednostek, natomiast jednostkom dodanym przez użytkownika należy samodzielnie przypisać odpowiednie kody.
Wprowadzenie tej funkcjonalności spowodowane jest wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych, które muszą być zgodne ze standardami unijnymi. Zapis danych faktury w formacie XML powinien być zgodny z narzuconym odgórnie schematem, dlatego też każda jednostka powinna mieć przypisany kod, dzięki czemu zapis faktury będzie bez problemu odczytywany przez systemy księgowe instytucji publicznych.
Funkcja jednostek a domyślne jednostki systemowe
Jednostki miar w systemie są wykorzystywane podczas obliczania stanu magazynowego oraz przy wystawianiu dokumentów księgowych i magazynowych.
Zarządzanie jednostkami, umożliwiające spersonalizowanie systemu jednostek znajduje się w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » JEDNOSTKI. Okno to jest dostępne zarówno dla pakietów z rozbudowanym modułem MAGAZYN, jak i bez niego.
Jednostki systemowe zostały podzielone na 5 grup:
- Waga: gram, dekagram, kilogram, tona,
- Długość: milimetr, centymetr, metr, kilometr,
- Objętość: mililitr, litr, decymetr sześcienny, metr sześcienny,
- Powierzchnia: milimetr kwadratowy, centymetr kwadratowy, decymetr kwadratowy, metr kwadratowy,
- Inne: sztuka, usługa.
Jednostek miar nie trzeba samodzielnie przeliczać. Jednostki, należące do tej samej grupy posiadają wbudowany licznik, który automatycznie dokonuje przeliczeń.
Jednostki miar wewnątrz grup mają systemowo wprowadzone przeliczniki, dzięki czemu użytkownik nie musi pamiętać o ich przeliczaniu.
Jednostki te nie podlegają modyfikacji, jednakże w każdej chwili użytkownik może wyłączyć lub włączyć wybraną jednostkę korzystając ze znajdującego się przy niej pola wyboru i potwierdzając wprowadzone zmiany przyciskiem ZAPISZ.
Funkcja jednostek - dodawanie własnych jednostek
Użytkownik może stworzyć własne jednostki. Funkcja ta jest dostępna w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » JEDNOSTKI » DODAJ JEDNOSTKĘ. Należy nadać nazwę tworzonej jednostce (powinna się ona składać maksymalnie z 16 znaków) oraz przypisać odpowiedni KOD JEDNOSTKI.
Jednostki miar produktów
Jednostki można dodać w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY » DODAJ PRODUKT » JEDNOSTKI. Ponadto, użytkownik musi obowiązkowo uzupełnić pole JEDNOSTKA PARTII, znajdujące się w oknie dodania produktu w podzakładce PODSTAWOWE INFORMACJE. Dostępne jednostki w tym miejscu to te, które zostały wcześniej włączone w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » JEDNOSTKI.
- Waga,
- Długość,
- Objętość,
- Powierzchnia,
- Inne i Użytkownika.
Następnie należy wybrać jedną z jednostek wchodzących w skład danej grupy, ustalić przelicznik oraz jednostkę odniesienia. Jednostka odniesienia musi zostać wybrana spośród jednostek miar przypisanych już do produktu więc dla pierwszej jednostki dodatkowej będzie to JEDNOSTKA PARTII.
Aby dodać więcej jednostek z tej samej grupy należy kliknąć + NOWY WIERSZ i ponownie wybrać daną grupę jednostek. Przy kolejnej jednostce z tej samej grupy (na przykład WAGA i OBJĘTOŚĆ) nie ma potrzeby definiowania ponownie przelicznika. Druga i kolejna jednostka z danej grupy są przeliczane automatycznie na podstawie przelicznika zdefiniowanego przy pierwszej jednostce oraz różnicy wielkości w ramach grupy.
Przykład 1.
Jeżeli 1 dekagram odpowiada 1 sztuce to 1 kilogram będzie odpowiadał 100 sztukom.
Ustawione dodatkowe jednostki miar można użyć podczas wystawiania dokumentów powiązanych z danym produktem.
Domyślną jednostką będzie JEDNOSTKA PARTII jednakże użytkownik będzie mógł wybrać inną, dodaną do kartoteki produktu, jednostkę pozostawiając przeliczenie ilości oraz ceny systemowi.
Jednostki miar w pakiecie bez magazynu
W pakietach nie posiadających modułu “Magazyn” system jednostek również jest dostępny. Jednostki analogicznie można ustawić w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » JEDNOSTKI natomiast jednostki partii oraz jednostki miar używane przy dokumentach znajdują się w kartotece produktu w zakładce PRZYCHODY» PRODUKTY.
Jednostki domyślne w systemie mojebiuro24.pl
Ze względu na użytkowników, nie korzystających z modułu “Magazyn” została wprowadzona funkcja jednostki domyślnej. Jest to jednostka, która będzie podpowiadana przy braku powiązania produktu dodanego do tworzonego dokumentu z katalogiem produktów. Domyślnie jednostką tą jest sztuka, jednak istnieje możliwość jej zmiany. Po wyłączeniu w zakładce USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » JEDNOSTKI jednostki szt. jednostką domyślną zostanie ostatnia włączona jednostka.
Czy korzystanie z rozbudowanego systemu jednostek jest konieczne?
Wymagana jednostka partii z jakiej musi korzystać użytkownik to jednostka wprowadzana podczas tworzenia produktu z zakładce “Dane podstawowe” dodawanie własnych jednostek nie jest obowiązkowe i zależy od potrzeb klienta. Jest to rozwiązanie mające na celu ułatwienie pracy osobom potrzebującym systemu umożliwiającego automatyczne przeliczanie ilości dla produktów występujących w różnych opakowaniach.
Dokumenty wygenerowane przed 1. stycznia 2019
W związku ze zmianą systemu działania jednostek w dokumentach wygenerowanych przed pierwszym stycznia 2019 r. zostanie zablokowana możliwość podczas modyfikowania tych dokumentów oraz zmiany wpisanych przed aktualizacją jednostek. W przypadku modyfikacji można wciąż poprawić ilość jednakże zostanie ona przeliczona w stosunku 1:1 z jednostką partii widniejącą w kartotece danego produktu.
Przykład 2.
W zakładce PRODUKTY “Produkt A” posiada przypisaną jednostkę “szt.” a jego stan na magazynie wynosi 20. Dokument WZ wygenerowanego przed aktualizacją zawiera pozycję: “Produkt A”, ilość 10 oraz jednostka “opak.”. Po aktualizacji wygląd dokumentu się nie zmieni jednakże w przypadku jego modyfikowania nie będzie można zmienić jednostki a zmiana ilości z 10 na 4 spowoduje zmianę stanu magazynowego na 26 sztuk.
