Generowanie listy płac dla pracowników

Pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, z tytułu zawartej umowy należy obliczyć wynagrodzenie. Generowanie listy płac jest jedną z najważniejszych funkcji dostępnych w systemie.

Lista płac powinna zawierać następujące elementy:

  • nazwa pracodawcy,
  • okres, którego dotyczy obliczone wynagrodzenie,
  • datę wypłaty wynagrodzenia, która jest istotna w kontekście rozliczeń z ZUS, zgodnie bowiem z tą datą rozliczane są składki ZUS oraz podatek,
  • numer lub nazwę listy płac,
  • podpisy osób sporządzających listę płac,
  • składniki wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń, które wpływają na ostateczne wyliczenie wynagrodzenia,
  • miejsce na datę i podpis pracownika jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest gotówką.

Generowanie listy płac w systemie wFirma dla biur rachunkowych na podstawie wprowadzonych wcześniej informacji jest szybkie i proste, co więcej stworzona lista płac zawiera wszystkie wymagane elementy.

Generowanie listy płac zbiorczej

W celu wygenerowania listy płac zbiorczej należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » DODAJ » LISTĘ PŁAC (zbiorczą).

Generowanie listy płac - lista zbiorcza

Jeżeli firma posiada pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, do umów wystawia się jedynie rachunki, które są księgowane jako koszt do KPiR zgodnie z datą wypłaty należności z tytułu umowy.

Kolejny krok to wybór okresu, za który lista płac ma zostać wygenerowana, daty wypłaty oraz dla kogo ma zostać wygenerowana lista płac.

Generowanie listy płac - dodawanie listy

Podczas tworzenia listy płac system kontroluje czy pracownicy, dla których naliczone zostanie wynagrodzenie, mają odpowiednio zaznaczone ustawienia dotyczące naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, w nawiązaniu do wieku pracowników. Jeżeli wykryte zostaną nieprawidłowości system, przed wygenerowaniem listy płac, poinformuje użytkownika następującym komunikatem o zaistniałej sytuacji.

W celu zmiany ustawień dotyczących naliczania składek na FP i FGŚP należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, zaznaczyć omawianą umowę, bądź ostatni aneks do umowy, jeżeli taki istnieje, a następnie po wybraniu Modyfikuj w oknie Modyfikowania umowy/aneksu przejść do zakładki ZUS i wprowadzić odpowiednie zmiany w zakresie składek na FP i FGŚP. Zmiany należy zapisać, a następnie powrócić do generowania listy płac. 

Generowanie listy płac według rodzaju umowy

W systemie oprócz zbiorczej listy płac można wygenerować także listy płac dla:

Generowanie listy płac - rodzaj listy

Lista płac dla wszystkich pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wskazani wszyscy pracownicy aktualnie zatrudnieni w firmie, należy wybrać opcję: Lista płac dla WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW.

Jeśli pracownicy w danym miesiącu mają wprowadzone niezatwierdzone urlopy wypoczynkowe zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzić, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Generowanie listy płac - dla wszystkich

Lista płac dla wybranych pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani tylko wybrani pracownicy, należy wybrać opcję: Lista płac dla WYBRANYCH PRACOWNIKÓW.

Generowanie listy płac - dla wybranych

Następnie należy wybrać pracowników, którzy mają zostać wykazani na liście płac. Przy korzystaniu z tej opcji konieczne jest wyliczenie wynagrodzeń (wygenerowanie listy płac) bez pominięcia żadnego pracownika aktualnie zatrudnionego w firmie. Jest to niezbędne dla prawidłowego rozliczenia płac.

Generowanie listy płac - wybór pracownika

Gdy wypłata wynagrodzenia nastąpi do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu świadczenia pracy, wówczas lista płac jest kosztem uzyskania przychodu miesiąca, którego dotyczy. W innych wypadkach jest księgowana po dacie wypłaty.

Data wypłaty ma wpływ na termin zapłaty składek ZUS i podatku dochodowego pracowników PIT-4, gdyż składki ZUS są wykazywane w deklaracjach rozliczeniowych zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia, również opodatkowanie wynagrodzenia następuje zgodnie z miesiącem wypłaty wynagrodzenia. Składki ZUS należy uregulować w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty, zaś podatek PIT-4 do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.

Niezatwierdzony urlop pracownika w systemie

Gdy dany pracownik będzie miał wprowadzony niezatwierdzony urlop w systemie, przy generowaniu listy płac za dany okres zostanie wyświetlona lista wniosków urlopowych. Należy zaznaczyć te wnioski urlopowe, które mają zostać zatwierdzone, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Generowanie listy płac - niezatwierdzony urlop

Księgowanie listy płac

W KPiR wynagrodzenie brutto jest automatycznie księgowane w kolumnie 12. Natomiast gdy wynagrodzenie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu wówczas należy odznaczyć opcje automatyczne księgowanie. Dzięki czemu lista płac nie zostanie zaksięgowana.

Generowanie listy płac - księgowanie listy

Widok listy płac - tryb pełnoekranowy

Dla wygody i komfortu pracy wygenerowaną listę płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE można otworzyć w trybie pełnoekranowym. W tym celu należy nacisnąć w numer listy płac a następnie przejść do podzakładki "Podgląd wydruku".

Generowanie listy płac - podgląd

Wydruk listy płac

Aby wygenerować listę płac lub paski płac w formacie *.pdf pozwalającym na wydruk, należy zaznaczyć listę płac oraz wybrać opcję DRUKUJ.

Generowanie listy płac - wydruk

Publikowanie listy płac

Aby lista płac została uwidoczniona innemu, upoważnionemu do tego użytkownikowi systemu, należy użyć funkcji opublikuj. W tym celu wygenerowaną listę płac zaznaczamy i wybieramy z górnego menu Opublikuj. Lista płac zostanie opublikowana, co oznaczone będzie ikoną oka przy nazwie listy płac.

W ten sposób na koncie klienta lub na koncie klienta i panelu ePracownik widoczna będzie wygenerowana lista płac/pasek płac za dany okres.

Generowanie listy płac - publikowanie

Publikację w każdej chwili można cofnąć, wybierając opcję Cofnij publikację.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Zapewniamy innowacyjność serwisu popartą wieloletnim doświadczeniem w branży księgowości i zarządzania biznesem. Cały czas monitorujemy zmiany oraz trendy zachodzące w sposobie prowadzenia i rozwijania firmy.
Beata Kostrzycka Dyrektor ds. Rozwoju Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Beata Kostrzycka