Generowanie listy płac dla pracowników

Pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, z tytułu zawartej umowy należy obliczyć wynagrodzenie. Generowanie listy płac jest jedną z najważniejszych funkcji dostępnych w systemie.

Lista płac powinna zawierać następujące elementy:

• nazwa pracodawcy,
• okres, którego dotyczy obliczone wynagrodzenie,
• datę wypłaty wynagrodzenia, która jest istotna w kontekście rozliczeń z ZUS, zgodnie bowiem z tą datą rozliczane są składki ZUS oraz podatek,
• numer lub nazwę listy płac,
• podpisy osób sporządzających listę płac,
• składniki wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń, które wpływają na ostateczne wyliczenie wynagrodzenia,
• miejsce na datę i podpis pracownika jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest gotówką.

Generowanie listy płac w systemie wFirma dla biur rachunkowych na podstawie wprowadzonych wcześniej informacji jest szybkie i proste, co więcej stworzona lista płac zawiera wszystkie wymagane elementy.

Generowanie listy płac zbiorczej

W celu wygenerowania listy płac zbiorczej należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » DODAJ » LISTĘ PŁAC (zbiorczą).

Kolejny krok to wybór okresu, za który lista płac ma zostać wygenerowana, daty wypłaty oraz dla kogo ma zostać wygenerowana lista płac.

Podczas tworzenia listy płac system kontroluje czy pracownicy, dla których naliczone zostanie wynagrodzenie, mają odpowiednio zaznaczone ustawienia dotyczące naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, w nawiązaniu do wieku pracowników. Jeżeli wykryte zostaną nieprawidłowości system, przed wygenerowaniem listy płac, poinformuje użytkownika następującym komunikatem o zaistniałej sytuacji.

W celu zmiany ustawień dotyczących naliczania składek na FP i FGŚP należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, zaznaczyć omawianą umowę, bądź ostatni aneks do umowy, jeżeli taki istnieje, a następnie po wybraniu Modyfikuj w oknie Modyfikowania umowy/aneksu przejść do zakładki ZUS i wprowadzić odpowiednie zmiany w zakresie składek na FP i FGŚP. Zmiany należy zapisać, a następnie powrócić do generowania listy płac. 

Generowanie listy płac według rodzaju umowy

W systemie oprócz zbiorczej listy płac można wygenerować także listy płac dla:

• umów o pracę,
• dodatkowej dla umów o pracę,
• kontraktu menedżerskiego,
• organów zarządzających,
• dywidendy.

Lista płac dla wszystkich pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wskazani wszyscy pracownicy aktualnie zatrudnieni w firmie, należy wybrać opcję: Lista płac dla WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW.

Jeśli pracownicy w danym miesiącu mają wprowadzone niezatwierdzone urlopy wypoczynkowe zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzić, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Lista płac dla wybranych pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani tylko wybrani pracownicy, należy wybrać opcję: Lista płac dla WYBRANYCH PRACOWNIKÓW.

Następnie należy wybrać pracowników, którzy mają zostać wykazani na liście płac. Przy korzystaniu z tej opcji konieczne jest wyliczenie wynagrodzeń (wygenerowanie listy płac) bez pominięcia żadnego pracownika aktualnie zatrudnionego w firmie. Jest to niezbędne dla prawidłowego rozliczenia płac.

Data wypłaty ma wpływ na termin zapłaty składek ZUS i podatku dochodowego pracowników PIT-4, gdyż składki ZUS są wykazywane w deklaracjach rozliczeniowych zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia, również opodatkowanie wynagrodzenia następuje zgodnie z miesiącem wypłaty wynagrodzenia. Składki ZUS należy uregulować w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty, zaś podatek PIT-4 do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.

Niezatwierdzony urlop pracownika w systemie

Gdy dany pracownik będzie miał wprowadzony niezatwierdzony urlop w systemie, przy generowaniu listy płac za dany okres zostanie wyświetlona lista wniosków urlopowych. Należy zaznaczyć te wnioski urlopowe, które mają zostać zatwierdzone, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Księgowanie listy płac

System wFirma.pl umożliwia automatyczne księgowanie wypłacanych wynagrodzeń, niemniej jest również możliwość ręcznego rozliczenia kosztu z tytułu wypłacanych wynagrodzeń.

Automatyczne księgowanie wynagrodzeń z umów o pracę

Aby wynagrodzenie brutto zostało ujęte jako koszt a składki społeczne finansowane przez płatnika zostały ujęte w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne należy, podczas generowania listy płac z tytułu umowy o pracę KADRY  » LISTY PŁAC  » ZBIORCZE  » DODAJ  » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ) pozostawić zaznaczoną opcję AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE.

Domyślnie zaznaczona opcja automatycznego księgowania powoduje, że płatnik deklaruje się opłacić składki ZUS w terminie, wówczas po kliknięciu ZAPISZ w KPiR jako koszt zostaną wykazane następujące wpisy:

• wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto,
• składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika,
• składki FP i FGŚP z umów o pracę.

Dane w tym zakresie można zweryfikować klikając na wygenerowaną listę płać, przechodząc do podzakładki EWIDENCJE.

Ręczne księgowanie wynagrodzeń z umów o pracę

Jeśli w momencie generowania listy płac z tytułu umowy o pracę KADRY  » LISTY PŁAC  » ZBIORCZE  » DODAJ  » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ) zostanie odznaczona opcja AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE, wówczas:

• wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto,
• składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika,
• składki FP i FGŚP z umów o pracę

należy zaksięgować ręcznie.

Ręczny wpis z ww. składnikami dodaje bezpośrednio w KPiR poprzez EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS gdzie należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA wskazać datę księgowania składników, numer listy płac a wartości wpisać w następujące kolumny:

• wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto w kolumnie 12. KPiR Wynagrodzenia w gotówce i naturze
• składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika oraz składki FP I FGŚP w kolumnie 13. KPiR Pozostałe wydatki.

Księgowanie wynagrodzeń z pozostałych umów

Wynagrodzenie brutto z tytułu:

• umowy zlecenie,
• umowy o dzieło,
• kontraktu menedżerskiego

zostanie automatycznie zaksięgowane w kolumnie 12. KPiR wynagrodzenia w gotówce i naturze, jeśli podczas generowania listy płac zaznaczona była opcja AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE. W sytuacji, gdy wynagrodzenie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, wówczas należy odznaczyć opcje AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE. Dzięki czemu lista płac nie zostanie zaksięgowana.

Widok listy płac - tryb pełnoekranowy

Dla wygody i komfortu pracy wygenerowaną listę płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE można otworzyć w trybie pełnoekranowym. W tym celu należy nacisnąć w numer listy płac a następnie przejść do podzakładki "Podgląd wydruku".

Wydruk listy płac

Aby wygenerować listę płac lub paski płac w formacie *.pdf pozwalającym na wydruk, należy zaznaczyć listę płac oraz wybrać opcję DRUKUJ.

Publikowanie listy płac

Aby lista płac została uwidoczniona innemu, upoważnionemu do tego użytkownikowi systemu, należy użyć funkcji opublikuj. W tym celu wygenerowaną listę płac zaznaczamy i wybieramy z górnego menu Opublikuj. Lista płac zostanie opublikowana, co oznaczone będzie ikoną oka przy nazwie listy płac.

W ten sposób na koncie klienta lub na koncie klienta i panelu ePracownik widoczna będzie wygenerowana lista płac/pasek płac za dany okres.

Publikację w każdej chwili można cofnąć, wybierając opcję Cofnij publikację.