Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej w systemie wFirma dla biur rachunkowych

Z tytułu zawartej umowy zlecenie czy umowy o dzieło, po jej zrealizowaniu, należy wypłacić określone w umowie wynagrodzenie. Jego wypłatę należy udokumentować rachunkiem do umowy cywilnoprawnej, gdzie znajdą się podstawowe informacje dotyczące wypłaty, a także wyszczególnione składniki wynagrodzenia z tytułu zawartej umowy. Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej w systemie dostępne jest zarówno dla pojedynczych umów, a także jako operacja zbiorczego generowania, w przypadku większej ilości zawartych umów. W systemie dostępna jest także możliwość generowania kilku rachunków do jednej umowy zlecenia, jeżeli zawarta jest na okres dłuższy niż miesiąc. Zobacz, jak proste i przyjemne może być rozliczenie zleceniobiorców i wykonawców!

Generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej 

Mając dodaną umowę cywilnoprawną, generowanie rachunku do umowy cywilnoprawnej możliwe jest w zakładce KADRY » RACHUNKI gdzie należy wybrać opcję DODAJ RACHUNEK.

W następnym kroku wyświetli się okno z listą zawartych umów zlecenie i o dzieło, do których należy wygenerować rachunki. Z dostępnej listy należy wybrać umowę i kliknąć "Dodaj wybrane pozycje".

Pojawi się okno, w którym należy wpisać datę wypłaty oraz kwotę, która zostanie wypłacona pracownikowi.

W przypadku umów zlecenie określonych stawką godzinową dane dotyczące stawki za jedną godzinę pracy oraz liczby godzin zaczytują się automatycznie z umowy - jednakże można je dowolnie zmieniać zgodnie z faktyczną wielkością wypłaty jaka jest dokonywana.

W przypadku umowy zlecenie określonej kwotowo użytkownik również może zmienić dane zaciągnięte z umowy ręcznie przy wystawianiu rachunku. Tu należy zwrócić uwagę, aby wynagrodzenie brutto podzielone przez liczbę godzin pracy nie było niższe niż 18,30 zł brutto (minimalna stawka godzinowa w 2021 roku).

W przypadku umowy o dzieło także można modyfikować kwotę wynagrodzenia zgodnie z faktyczną wielkością wypłaty jaka jest dokonywana.

Wypłata wynagrodzenia raz w miesiącu dotyczy wyłącznie umów zlecenie i nie ma zastosowania do umów o dzieło.

Data wystawienia pojawia się na wydruku rachunku. Natomiast data wypłaty ma wpływ na termin księgowania, odprowadzenia składek ZUS oraz wyliczenia podatku za pracownika, ale nie pojawia się na samym wydruku. Jeżeli termin wypłaty zostanie pierwotnie błędnie określony to rachunek można zmodyfikować zmieniając datę wypłaty na prawidłową.

Po określeniu daty wypłaty, daty wystawienia rachunku oraz wysokości wypłacanej kwoty, należy przejść do zakładki "Zaawansowane" . Pola dotyczące Okresu, za jaki następuje wypłata należy koniecznie uzupełnić na przełomie roku, gdy wynagrodzenie za grudzień wypłacane jest w styczniu. Wówczas bowiem zleceniobiorca przez przesuniecie wypłaty powinien zostać wykazany w raporcie ZUS RPA. Można tu także określić czy:

• numer rachunku ma zostać automatycznie wygenerowany,
• rachunek ma stanowić koszt uzyskania przychodu i zostać zaksięgowany,
• ma się pojawić przy jego generowaniu oświadczenie o przepracowanych godzinach (dotyczy umów zlecenie).

• FP ma zostać naliczony. Można wybrać tu:
• wartość z umowy jest domyślnie ustawiona dzięki, niej FP zostanie naliczony lub nie zgodnie z informacjami wprowadzonymi w umowie,
• tak - FP zostanie naliczony
• nie - FP nie zostanie naliczony na rachunku.

W zakładce Zaawansowane można określić także metodę płatności jaka ma być widoczna na rachunku:

• automatyczna - jeżeli w danych pracownika zostanie wprowadzony numer rachunku bankowego to system automatycznie będzie wystawiał do rachunku informację o rozliczeniu w formie przelewu bankowego,
• przelew,
• gotówka.

Po wypełnieniu zakładek należy zatwierdzić wpisane dane. 

Co ważne, po wygenerowaniu rachunku (i pozostawieniu zaznaczonej opcji automatycznego księgowania) zostanie on automatycznie zaksięgowany w dacie wypłaty w zakładce EWIDENCJE » KPiR » KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW, a dane dotyczące składek ZUS i podatku za pracownika PIT-4/PIT-8A zostaną pobrane również w tej dacie do deklaracji. Dzięki temu nie ma potrzeby ujmowania go dodatkowo ręcznie, co jest dużą oszczędnością czasu.

Natomiast w przypadku, gdy firma rozlicza się na podstawie Ewidencji Przychodów, rachunek zostanie wygenerowany, ale nie będzie stanowił kosztu do odliczenia, a dane zostaną pobrane jedynie do deklaracji ZUS i podatku PIT-4/PIT-8A.

Wydruk rachunku do umowy cywilnoprawnej

Wygenerowany rachunek można wydrukować poprzez jego zaznaczenie oraz wybór z menu opcji "Drukuj".

W systemie zostanie wygenerowane okno wydruku. System umożliwia modyfikowanie druku rachunku umowy cywilnoprawnej. W tym celu należy zaznaczyć opcję "tryb edycji", następnie zapisujemy zmiany.

Pojawi się wtedy okno, w którym można dodać odpowiednie adnotacje i dostosować widok rachunku do własnych potrzeb.

Generowanie kilku rachunków do umowy cywilnoprawnej

W systemie jest możliwość wygenerowania kilku rachunków do jednej umowy cywilnoprawnej, co jest istotne w przypadku zawarcia umowy na okres dłuższy niż jeden miesiąc i w kontekście wymogu wypłaty wynagrodzenia przynajmniej raz w miesiącu z tytułu zawartej umowy zlecenia.

Aby w systemie wystawić kolejny rachunek do tej samej umowy cywilnoprawnej należy powtórzyć czynność jak przy dodawaniu pierwszego rachunku do umowy.

Wystawianie rachunku należy powtarzać tyle razy, ile będzie faktycznych wypłat. W celu kontroli wypłaconych świadczeń pomocny będzie wiersz podsumowania, który wykaże zsumowaną kwotę wypłaconych wynagrodzeń.

Zbiorcze generowanie rachunków do umów cywilnoprawnych

W systemie istnieje możliwość zbiorczego generowania rachunków do umów cywilnoprawnych. Jest to możliwe w przypadku, gdy wypłata wynagrodzeń z tego tytułu miała miejsce a w tym samym dniu. Znacznie ułatwi to pracę użytkownikowi i zaoszczędzi sporo czasu. 

Przechodząc w zakładce KADRY » RACHUNKI, po kliknięciu DODAJ RACHUNEK wybieramy umowy do których chcemy utworzyć rachunki.

Pojawi się okno dialogowe, w którym należy wybrać Datę wypłaty wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych oraz datę wystawienia rachunku.

W odróżnieniu do ścieżki generowania rachunku do jednej umowy cywilnoprawnej, w tym oknie nie pojawia się opcja kwoty wypłacanego wynagrodzenia. W związku z tym rachunki generowane w zbiorczy sposób będą opiewały na całe kwoty zapisane w umowie cywilnoprawnej.

Po wygenerowaniu dokumentów zostaną one zapisane w zakładce KADRY » RACHUNKI.

Wprowadzanie zmian w wygenerowanych rachunkach

Wygenerowane rachunki można dowolnie zmieniać. Z poziomu zakładki RACHUNKI wystarczy zaznaczyć rachunek i otworzyć go, używając akcji MODYFIKUJ. W ten sposób można nanieść poprawki w wygenerowanym dokumencie.

Publikowanie rachunków do umów

Aby rachunki do umów cywilnoprawnych zostały uwidocznione innemu, upoważnionemu do tego użytkownikowi systemu, należy użyć funkcji opublikuj. W tym celu wygenerowane rachunki zaznaczamy i wybieramy z górnego Menu Opublikuj. Opublikować można klientowi lub klientowi i na panelu ePracownik. Wybrane rachunki zostaną opublikowane, co oznaczone będzie ikoną oka przy każdym rachunku.

W ten sposób na koncie klienta widoczne będą dodane rachunki. Publikację w każdej chwili można cofnąć, wybierając opcję Cofnij publikacje. Więcej na temat tej funkcji Funkcja opublikuj w module Kadry.