Integracja z dyskami Google Drive i Dropbox - dyski w chmurze

W systemie mb24.pl zostało wprowadzone ułatwienie dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej online polegające na integracji z Google Drive i Dropbox (dyski w chmurze). Integrację z dyskiem może przeprowadzić zarówno pracownik biura rachunkowego jak i przedsiębiorca co pozwala na wzajemną współpracę na linii klient - biuro. Możliwość dokonania integracji z dyskiem Google Drive i Dropbox bezpośrednio przez przedsiębiorcę usprawni przepływ dokumentacji księgowej a tym samym wpłynie na zwiększenie efektywności pracy biura ponieważ klient będzie mógł zamieszczać dokumenty księgowe w utworzonym folderze do którego dostęp w systemie posiada księgowa, opiekun i szef biura rachunkowego.

Integracja z dyskiem Google Drive

Aby połączyć konto w systemie mb24.pl i dysk Google Drive należy skorzystać z zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSKI W CHMURZE. W pojawiającym się oknie należy wybrać opcję DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W GOOGLE DRIVE.


W oknie dodawania folderu w chmurze, w podzakładce PODSTAWOWE, pojawi się informacja pod jaką nazwą folder pojawi się na dysku Google oraz możliwe będzie zdefiniowanie nazwy folderu pojawiającego w systemie.

W podzakładce KSIĘGOWE należy dokonać wyboru, czy faktura kosztowa zostanie przez system:

  • przeniesiona do folderu “Archiwum” (gdzie utworzy się folder z danym rokiem, a w nim folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - jest to opcja domyślnie zaznaczona przez system,
  • usunięta z chmury po zaksięgowaniu- opcja domyślnie odznaczona,
  • skopiowana i ujęta poza chmurą (po zaksięgowaniu wydatku w systemie utworzy się kopia faktury - dzięki czemu w systemie powstaje e-archiwum dokumentacji księgowej) - opcja domyślnie zaznaczona.

Po wyborze ustawień należy kliknąć w opcję DALEJ. W kolejnym kroku nastąpi przekierowanie na konto Google, gdzie należy się zalogować i wyrazić zgodę na dostęp konta wfirma.pl do dysku Google Drive wybierając w tym celu opcję ZEZWÓL.

Dyski w chmurze, a konto Google

Założenie konta na Dropbox lub Google Drive jest możliwe również w trakcie przeprowadzania integracji.
Po pozytywnej integracji dysku z systemem, nastąpi przekierowanie do zakładki CRM » DOKUMENTY (w zakładce możliwe jest zarządzanie dyskiem), gdzie zostanie wyświetlony komunikat informujący o przypięciu dysku w chmurze.

Integracja z dyskiem Dropbox

W celu połączenia konta w systemie mb24.pl z dyskiem Dropbox, należy skorzystać z zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSKI W CHMURZE. W pojawiającym się oknie należy kliknąć w opcję DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX.


W pojawiającym się oknie dodawania folderu w chmurze, w podzakładce PODSTAWOWE, pojawi się informacja pod jaką nazwą folder pojawi się na dysku Dropbox oraz możliwe będzie zdefiniowanie nazwy folderu pojawiającego w systemie.

Natomiast w podzakładce KSIĘGOWE należy dokonać wyboru, czy zaksięgowana faktura kosztowa przez program do odczytywania faktur została:

  • przeniesiona do folderu “Archiwum” (gdzie utworzy się folder z danym rokiem, a w nim folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - jest to opcja domyślnie zaznaczona przez system,
  • usunięta z chmury po zaksięgowaniu- opcja domyślnie odznaczona,
  • skopiowana i ujęta poza chmurą (po zaksięgowaniu wydatku w systemie utworzy się kopia faktury - dzięki czemu w systemie powstaje e-archiwum dokumentacji księgowej) - opcja domyślnie zaznaczona.

Po wyborze ustawień należy kliknąć w opcję DALEJ. W kolejnym kroku nastąpi przekierowanie na stronę Dropboxa, gdzie należy zalogować się do swojego konta aby połączyć je z kontem mb24.pl. Dodatkowo konieczna będzie również zgoda na dostęp do własnego folderu APLIKAJCE » WFIRMA.PL przez system księgowy, którą udziela się poprzez kliknięcie w opcję ZEZWÓL.

dyski w chmurze

Gdy dysk zostanie zintegrowany z systemem, nastąpi przekierowanie do zakładki CRM » DOKUMENTY (w tym miejscu zarządza się dyskiem), a dodatkowo w systemie zostanie wyświetlony komunikat informujący o przypięciu dysku w chmurze.

Dyski zewnętrzne - wprowadzanie dokumentów

Możliwe jest wprowadzenie dokumentów do dysków zewnętrznych na dwa sposoby (Google Drive lub Dropbox). Pierwszym z nich jest bezpośrednie wprowadzenie na dysk. W tym celu należy zalogować się na konto w serwisie i przejść do folderu:

  • dla Google Drive: WFIRMA.PL

dyski w chmurze

  • dla Dropbox: APLIKACJE » WFIRMA.PL

dyski w chmurze

Gdy na dysku komputera dostępna jest aplikacja Google Drive lub Dropbox również z tego poziomu istnieje możliwość wprowadzenia dokumentu.
Wprowadzanie dokumentów następuje za pomocą funkcji:

  • Prześlij - w przypadku Dropbox,
  • +NOWY » PRZEŚLIJ PLIK lub poprzez opcję Upuść plik tutaj - w przypadku Google Drive.

Aby dokumenty pojawiły się w serwisie mb24.pl należy zaktualizować zawartość folderu w zakładce: CRM » DOKUMENTY gdzie po kliknięciu w nazwę folderu dysku zewnętrznego należy skorzystać z funkcji SYNCHRONIZUJ FOLDER.


W przypadku posiadania zdjęcia dokumentu możliwe jest skorzystanie z opcji odczytywania faktur z telefonu.
Innym sposobem jest wprowadzenie dokumentów bezpośrednio w systemie mb24.pl poprzez: CRM » DOKUMENTY » DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT.
W pojawiającym się oknie należy wybrać sposób wprowadzenia dokumentu do systemu:

  • na podstawie szablonu - papier firmowy,
  • na podstawie pliku (załącza się go za pomocą funkcji ZAŁĄCZ PLIK lub UPUŚĆ TUTAJ),
  • na podstawie URL.

Po wyborze sposobu wprowadzenia dokumentu należy kliknąć w opcję ZAPISZ. Wówczas dokument zostanie dodany do folderu oraz pojawi się na dysku zewnętrznym.

Odczytywanie faktur a dyski w chmurze

Księgowa, opiekun oraz szef biura rachunkowego może korzystać z automatycznego odczytywania faktur zakupu wgranych do dysków zewnętrznych. Aby odczytać faktury z dysków należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY gdzie po kliknięciu w nazwę folderu dysku zewnętrznego należy zaznaczyć znajdujący się w nim plik (bądź kilka plików w przypadku masowego księgowania wydatków) a następnie skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT) / DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

Więcej na temat programu do odczytywania faktur w artykule pomocy: Program do odczytywania faktur w chmurze - dla biur rachunkowych.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Stale wspieramy naszych klientów poprzez indywidualne podejście do każdej sprawy. Do tej pory udzieliliśmy ponad 40 000 porad z zakresu księgowości, podatków, kadr i prawa gospodarczego. Dostarczamy niezbędną wiedzę, która bezpośrednio przekłada się na efektywne zarządzanie firmą.
Angelika Borowska Dyrektor Biura Obsługi Klienta Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Angelika Borowska