KSeF czyli Krajowy System e-Faktur w systemie wFirma.pl

Integracja z KSeF

W celu integracji z KSeF, należy włączyć integrację w zakładce "Krajowy System eFaktur" w USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY. Włączenie i wyłączenie integracji z KSeF jest dostępne wyłącznie dla użytkowników z uprawnieniami "Administrator" oraz “Szef Biura” i “Przedsiębiorca” (w przypadku firm klienta biura rachunkowego).

Kiedy integracja zostanie włączona, klient biura będzie miał dwie opcje autoryzacji z KSeF:

1. Pobranie pliku metadanych na dysk i podpisaniu go za pomocą pieczęci lub podpisu elektronicznego, np. Profilu Zaufanego w systemie ePUAP. Następnie należy wybrać wygenerowany i podpisany plik oraz przesłać go klikając przycisk "Załącz podpisany plik XML" lub przeciągając i upuszczając plik we wskazanym miejscu. 

Po kliknięciu przycisku "Autoryzuj w Krajowym Systemie e-Faktur", następuje próba autoryzacji, którą potwierdza wyświetlony komunikat informujący o jej powodzeniu lub niepowodzeniu. 

2. Wygenerowanie numeru tokena autoryzacyjnego w aplikacji KSeF, a następnie wklejenie go w wyznaczone pole, które pojawi się po kliknięciu przycisku "Wgraj token".

Aby wygenerować token po stronie KSeF, należy zalogować się do aplikacji ministerstwa, a następnie przejść do zakładki TOKENY » GENERUJ TOKEN. Wygenerowane tokeny będą widoczne na liście w podzakładce LISTA TOKENÓW. 

Jeśli biuro rachunkowe ma nadane uprawnienia w KSeF przez przedsiębiorcę, to aby poprawnie zintegrować się z KSeF, podczas procesu autoryzacji w podzakładce INTEGRACJA w USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR, powinien wybrać otrzymane uprawnienia.

W zakładce UŻYTKOWNICY w sekcji INNE w USTAWIENIACH, przy każdym użytkowniku będzie widoczny wpis w kolumnie INTEGRACJA Z KSEF, który informuje o pomyślnym przejściu autoryzacji przez użytkownika i aktywnej integracji z KSeF.

Dodatkowe informacje

System umożliwia użytkownikom dodanie do wysyłanego do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dokumentu stałych informacji o swojej firmie. Te informacje są następnie umieszczane w strukturze XML dokumentu i są możliwe do skonfigurowania w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » KONFIGURACJA.

Podczas dodawania faktury, w podzakładce KSEF, użytkownik ma opcję uzupełnienia dodatkowych informacji odnoszących się do wystawianego dokumentu. Te informacje zostaną również uwzględnione w strukturze XML. Opcja ta pozwala na dokładne określenie miejsca wystawienia faktury oraz przedmiotu dostawy. Po zaznaczeniu pola wyboru PRZEDMIOTEM WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWEJ DOSTAWY SĄ NOWE ŚRODKI TRANSPORTU, wyświetlone zostaną pola pozwalające na wprowadzenie szczegółowych danych dotyczących środka transportu.

Nadawanie i odbieranie uprawnień

W wFirmie możliwe jest przyznawanie lub odbieranie uprawnień bez konieczności logowania się do platformy KSeF. Funkcja ta znajduje się w menu USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » NADAWANIE UPRAWNIEŃ. W celu nadania uprawnień, należy podać numer PESEL lub NIP użytkownika, opis uprawnień, wybrać, czy uprawnienia są dla osoby fizycznej czy podmiotu oraz wybrać uprawnienia, które mają zostać przyznane.

W systemie dla użytkowników z uprawnieniami “Przedsiębiorca” istnieje funkcjonalność umożliwiająca pobranie danych biura rachunkowego. Po zaznaczeniu opcji POBIERZ DANE BIURA RACHUNKOWEGO, pola zostaną automatycznie uzupełnione danymi biura rachunkowego, które zostało powiązane z kontem przedsiębiorcy. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ przedsiębiorca nie musi wpisywać ręcznie danych biura rachunkowego, co pozwala na oszczędność czasu i minimalizuje ryzyko popełnienia błędów.

Po wciśnięciu przycisku DODAJ UPRAWNIENIA, uprawnienia zostaną przekazane do systemu KSeF w celu ich przydzielenia.

W celu odebrania uprawnień, należy zaznaczyć żądane wpisy w tabeli i kliknąć w opcję ODBIERZ UPRAWNIENIA.

Aby wyświetlić wszystkie aktualnie nadane uprawnienia do firmy w KSeF, konieczne jest kliknięcie przycisku SYNCHRONIZUJ. Dzięki temu w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie aktualnie przyznane uprawnienia związane z firmą w systemie KSeF.

Wysyłka faktur

Każda faktura sprzedaży, która zostanie wystawiona w systemie wFirma, automatycznie zostanie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku, gdy nie chcemy natychmiast przesłać faktury do KSeF, mamy możliwość utworzenia faktury w wersji roboczej, co pozwala na jej zapisanie w systemie bez konieczności jej wysyłania.

Księgowanie faktury zostanie przeprowadzone po jej wysłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur oraz poprawnym zarejestrowaniu (czyli otrzymaniu statusu 100 oraz numeru KSeF). Fakt ten potwierdzony jest przez numer widoczny w kolumnie NUMER DOKUMENTU KSEF, którą użytkownik ma możliwość dodać do widoku tabeli. W ten sposób możliwe jest łatwe śledzenie procesu księgowania faktur sprzedażowych.

Aby zapisać fakturę sprzedaży w systemie wFirma i przesłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur, użytkownik może skorzystać z przycisku ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSEF podczas procesu jej wystawiania.

Przy zleconych do wysyłki fakturach pojawi się ikona obok ich numeru, informuje nas ona o statusie wysyłki faktury do KSeF.

• Kolor niebieski - faktura jest w trakcie wysyłki i przetwarzania przez KSeF.
• Kolor czerwony - wystąpił błąd wysyłki faktury do KSeF.

Aby poznać szczegółowe informacje na temat statusu wysyłki faktury, użytkownik może kliknąć w ikonę, o której mowa powyżej. W wyniku tego wyświetli się okno z historią komunikacji z serwerem Krajowego Systemu e-Faktur, które zawiera informacje na temat statusu przetwarzania faktury.

Jeśli faktura została poprawnie wysłana i przyjęta przez Krajowy System e-Faktur, użytkownik zobaczy komunikat z kodem "100". Natomiast jeśli faktura została poprawnie przetworzona i zaakceptowana przez KSeF, użytkownik zobaczy komunikat o kodzie "200". Aby zobaczyć wspomniane komunikaty, należy otworzyć historię komunikacji z serwerem KSeF poprzez kliknięcie w numer w kolumnie NUMER DOKUMENTU W KSEF.

Jeśli użytkownik posiada wersje robocze faktur w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, po zatwierdzeniu takiej wersji przez opcję ROZLICZ » ZATWIERDŹ FAKTURĘ, zostanie ona przekształcona w pełnoprawną fakturę sprzedaży i automatycznie wysłana do KSeF. Podobnie dzieje się w przypadku zatwierdzenia przez kontrahenta wersji roboczej faktury za pomocą specjalnego odnośnika w wiadomości e-mail z fakturą roboczą.

Z poziomu danej zakładki istnieje także możliwość ustawienia filtru KSeF, który pozwala na wyświetlenie dokumentów zgodnie z określonymi kryteriami. Wybór kryteriów pozwala na dokładne filtrowanie dokumentów według następujących kategorii::

• pusta opcja - w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty,
• wysłane - w tabeli pojawią się jedynie dokumenty, które zostały pomyślnie przetworzone przez KSeF,
• niewysłane - w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty, które oczekują na wysyłkę do KSeF,
• odrzucone - w tabeli pojawią się jedynie dokumenty, które zostały odrzucone przez KSeF z powodu błędu.

Jeśli wysłany dokument zostanie poprawnie przetworzony przez system KSeF i zostanie wygenerowane UPO, to użytkownik będzie mógł pobrać ten dokument z poziomu systemu wFirma. Aby to zrobić, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, zaznaczyć odpowiednie dokumenty i wybrać opcję POBIERZ UPO. Dzięki tej funkcjonalności użytkownik może łatwo uzyskać potwierdzenie odbioru i przetworzenia swoich dokumentów przez system KSeF.

W zakładce USTAWIENIA użytkownik ma możliwość pobrania masowego UPO dla wszystkich faktur z określonego okresu. Aby skorzystać z tej funkcji, należy przejść do zakładki INNE » WYGENERUJ WYDRUKI. Następnie trzeba zdefiniować zakres dat, wybrać opcję UPO Z KSEF i nacisnąć przycisk GENERUJ, aby rozpocząć pobieranie dokumentów.

Jeśli wystąpią problemy techniczne związane z komunikacją z KSeF i nie będzie można zapisać i wysłać faktury, zostanie ona automatycznie zapisana jako wersja robocza, co zostanie potwierdzone odpowiednim komunikatem.

Analogiczna sytuacja występuje, jeśli system wykryje problem z zapisaniem i wysłaniem faktury automatycznej lub za pośrednictwem integracji e-commerce, zostanie o tym powiadomiony za pomocą e-maila oraz komunikatu wyświetlonego w zakładce USTAWIENIA » BEZPIECZEŃSTWO » WIADOMOŚCI SYSTEMOWE (tylko w przypadku automatycznych faktur).

Modyfikacja wysłanej do KSeF faktury

Możliwość dokonywania zmian w fakturze jest ograniczona po jej wysłaniu do KSeF. Danymi, które można modyfikować są:

• opis dokumentu,
• skutek księgowy,
• szablon wydruku,
• skutek magazynowy,
• dekretacja,
• etykiety,
• rozliczenie dostawy,
• stawka ryczałtu,
• załączniki.

Istnieje także możliwość zmiany oznaczeń JPK lub kodów GTU z poziomu zakładki EWIDENCJE » EWIDENCJA JPK V7.

Dodanie NIP kontrahenta na fakturach nieprzetworzonych przez KSeF

Domyślnie faktury, które nie zostały jeszcze przetworzone przez Krajowy System e-Faktur, nie zawierają numeru identyfikacji podatkowej (NIP) kontrahenta. Jednakże w systemie wFirma istnieje możliwość wymuszenia wyświetlania NIP-u poprzez przejście do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » SZABLONY » USTAWIENIA SZABLONÓW i zaznaczenie opcji WYMUŚ POKAZYWANIE NIP-U NA FAKTURZE PRZED PRZET. PRZEZ KSEF.

Import faktur zakupowych

System wFirma umożliwia użytkownikowi pobranie faktur zakupowych z Krajowego Systemu e-Faktur. Aby zaimportować dokumenty, należy przejść do zakładki WYDATKI » WERSJE ROBOCZE » IMPORTUJ Z KSEF. Następnie, trzeba wybrać datę początkową, od której system dokona pobrania faktur. Dzięki temu użytkownik ma możliwość łatwego importowania dokumentów bez konieczności wprowadzania ich ręcznie.

Po kliknięciu przycisku POBIERZ, system wyświetli okno zawierające listę dokumentów. Zapis tych dokumentów może zostać wykonany pojedynczo lub masowo. Po pobraniu dokumentów, użytkownik może je zaksięgować na dwa sposoby:

1. zapisując je jako wersje robocze i następnie dokonując ich księgowania poprzez wybranie opcji KSIĘGUJ WERSJE ROBOCZE. W celu uzyskania szczegółowych informacji dotyczących księgowania wersji roboczych, można skorzystać z instrukcji zawartej w artykule Wersje robocze wydatków - jak wprowadzić w systemie wfirma?,
2. poprzez wybranie opcji ZAPISZ I ZAKSIĘGUJ. Dzięki temu możliwe jest zapisanie i księgowanie faktur oraz automatyczne przejście do kolejnych dokumentów (jeśli zaznaczona jest większa ilość dokumentów). Warto zauważyć, że dokumenty te początkowo są zapisywane jako wersje robocze, więc jeśli to konieczne, można pominąć ich księgowanie.

Przy imporcie korekty faktury, konieczne jest najpierw pobranie i zaksięgowanie faktury pierwotnej. Dzięki temu system jest w stanie skojarzyć korektę z danym dokumentem i dokonać jej powiązania. Szczegółowe informacje w tym temacie można znaleźć w artykule: Księgowanie faktury korygującej wydatek.

Import faktur sprzedażowych

Użytkownik korzystający z KSeF ma także opcję importowania faktur sprzedażowych do systemu wFirma dla Biur Rachunkowych. Aby skorzystać z tej funkcjonalności, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE » IMPORTUJ Z KSEF.

Procedura importowania dokumentów jest analogiczna do tej stosowanej w przypadku faktur zakupowych. W pierwszej kolejności należy wybrać datę początkową, od której mają być pobrane dokumenty. Następnie na wyświetlonej liście, należy zaznaczyć odpowiednie dokumenty i skorzystać z jednej z dwóch opcji: ZAPISZ JAKO WERSJĘ ROBOCZĄ lub ZAPISZ I ZAKSIĘGUJ.

Dokumenty, które zostały już zaksięgowane, będą znajdować się w zakładce PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » ZAKSIĘGOWANE.

Import dokumentów, a powiązywanie produktów magazynowych

Podczas importowania faktur zakupowych, system powiązuje pozycje z dokumentów z produktami znajdującymi się w katalogu produktów w zakładce PRZYCHODY » PRODUKTY lub MAGAZYN » PRODUKTY (jeśli aktywny jest moduł magazynowy). Powiązanie odbywa się po nazwie produktów, więc ważne jest, aby nazewnictwo produktów było ujednolicone.