Magazyn

Moduł Magazyn przeznaczony jest dla klientów biura rachunkowego, którzy chcą prowadzić gospodarkę magazynową. Dzięki systemowi wFirma dla biur rachunkowych klienci biura rachunkowego otrzymują w ramach pakietu z rozszerzonym magazynem dostęp do kontroli stanów magazynowych, obsługi rezerwacji czy kompletacji zestawów. Znajdą tu też wszystkie dokumenty magazynowe oraz mogą skorzystać z opcji analizy sprzedaży produktów. W łatwy sposób mogą generować zamówienia u dostawców, a także zlecać produkcję (montaż/demontaż). Pozwoli to klientom zyskać dodatkowe możliwości, bez generowania kolejnych kosztów.

Magazyn - podstawowe informacje

Klient sam na bieżąco może dokonywać księgowań, które mają wpływ na stan magazynu. Natomiast rola księgowej w tym przypadku ogranicza się do kontroli merytorycznej wprowadzonych dokumentów, co znacznie ułatwia pracę w biurze rachunkowym.

W systemie możliwe jest oznaczenie produktu jako towar, komplet (towar składany z części składowych) lub usługę. W przypadku usług nie są ustalane stany magazynowe, jednak mimo to zostały ujęte one na liście produktów w magazynie. System umożliwia tzw. sprzedaż usługi ze składnikami, która polega na łączeniu danej usługi z materiałami, wykorzystywanymi w trakcie jej realizacji. Sprzedaż usługi z przypisanymi składnikami powoduje, że powiązane z nią materiały zostają automatycznie wydane z magazynu za pomocą dokumentu RW. Przy dodawaniu towaru oraz kompletu możliwe jest uzupełnienie ich stanów magazynowych. Dla celów pilnowania stanów magazynowych w trakcie dodawania/modyfikowania produktu możliwe jest wskazanie progów stanów magazynowych (stan minimalny, bezpieczny, maksymalny) dla każdego z prowadzonych magazynów.

Automatyczna synchronizacja magazynu z przychodami, wydatkami oraz dokumentami magazynowymi ma na celu ułatwienie pracy w biurze rachunkowym, pozwalając jednocześnie na znaczne zaoszczędzenie czasu.

Włączenie modułu Magazyn

Magazyn dostępny jest w pakiecie z rozbudowanym magazynem i niezależny jest od wskazanych w systemie informacji o rozliczeniach podatkowych. Pakiet z magazynem włączyć może tylko szef biura rachunkowego.

Aby klient dla którego został włączony pakiet z rozbudowanym magazynem mógł włączyć moduł Magazyn, powinien przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN, gdzie wybiera opcję WŁĄCZ MODUŁ MAGAZYN i zapisać zmiany. Po tej operacji w głównym menu nawigacyjnym pojawi się dodatkowa zakładka Magazyn.

Dokumenty magazynowe

W zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY znajdują się wszystkie dokumenty magazynowe wystawione w innych zakładkach. W tym miejscu można wygenerować dokumenty PZ, PW, WZ, RW, MM (bez przechodzenia do innej zakładki) poprzez opcję DODAJ. Na ich podstawie zmieni się stan magazynowy danego produktu.

Dodawanie produktów do Magazynu

Do magazynu produkty można dodać:

• przez opcję przyjęcie towaru (MAGAZYN » DOKUMENTY » DODAJ » DODAJ DOKUMENT PZ/PW) , w oknie dialogowym wybierając opcję DODAJ PRODUKT

• w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY poprzez opcję PRODUKT » DODAJ PRODUKT,

• poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » ZAKUP TOW. HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODST. » podzakładka POZYCJE, w oknie dialogowym wybierając DODAJ PRODUKT. Funkcja dostępna jest w pakiecie “Księgowość online + Magazyn”.

Przyjęcie produktu do magazynu

Przyjęcia towaru w zakładce MAGAZYN można dokonać na podstawie:

• PZ - przyjęcia zewnętrznego,

• PW - przyjęcia wewnętrznego,

• faktury.

Po uzupełnieniu i zapisaniu danych w oknie dialogowym, pojawi się nowy produkt w magazynie ( o ile wybrano opcję dodania nowego towaru) lub zwiększeniu ulegnie stan danego produktu (w sytuacji, gdy został wybrany z katalogu. W zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY pojawią się wystawione dokumenty magazynowe PZ i PW. Natomiast faktura zakupowa trafi dodatkowo do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE, do rejestru VAT zakupów (w przypadku czynnego podatnika VAT) - EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPU i KPIR (w przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym) - EWIDENCJE » KPIR.

Jeżeli faktura zakupowa dodana zostanie przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE i jako rodzaj wydatku wskazany “Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych”, to przy włączonej opcji WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY nastąpi wprowadzenie towaru do magazynu oraz automatycznie zostanie wygenerowany dokument PZ.

Wydawanie produktów z Magazynu

W celu wydania produktów z magazynu należy przejść do zakładki: MAGAZYN » PRODUKTY » WYDANIE » NA PODSTAWIE:

• WZ - wydania zewnętrznego,

• RW - rozchodu wewnętrznego,

• faktury,

• paragonu fiskalnego,

• paragonu niefiskalnego.

• 

Po uzupełnieniu i zapisaniu danych w oknie dialogowym, pojawi się nowy produkt w magazynie (o ile wybrano opcję dodania nowego towaru) lub zmniejszeniu ulegnie stan danego produktu (w sytuacji, gdy został wybrany z katalogu).W zakładce MAGAZYN » DOKUMENTY wygenerują się dokumenty WZ i RW. Natomiast faktura sprzedażowa oraz paragony (pod warunkiem włączenia opcji KSIĘGUJ PARAGONY) trafią do przychodów - PRZYCHODY » SPRZEDAŻ oraz rejestru VAT sprzedaży (w przypadku czynnego podatnika VAT) lub EWIDENCJE » REJESTR VAT SPRZEDAŻY i KPiR (w przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym) - EWIDENCJE » KPIR.

Jeżeli faktura sprzedażowa i paragony dodawane są przez zakładkę PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, to system automatycznie uwzględni zmniejszenie ilości towaru w magazynie (o ile jest włączona opcja WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY)

Dodatkowe opcje magazynu

Modyfikowanie towaru/usługi

Z poziomu zakładki MAGAZYN » PRODUKTY użytkownik ma możliwość modyfikacji każdego dodanego w systemie towaru, kompletu czy usługi. W tym celu należy zaznaczyć dany produkt i wybrać opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ lub wejść w szczegóły towar/usługi (poprzez kliknięcie na jego nazwę) i tam zaznaczyć opcję MODYFIKUJ.

Masowe modyfikowanie produktów

W systemie jest możliwość szybkiego modyfikowania kilku produktów na raz. W tym celu należy w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY zaznaczyć kilka produktów i wybrać opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ. Otworzy się okno, w którym można zbiorczo zmienić typ (towar/usługa), stawkę VAT, PKWiU, wysokość progów stanów magazynowych (stan minimalny, stan bezpieczny i stan maksymalny), włączyć lub wyłączyć daty ważności produktów, zmienić termin przypomnień oraz przydzielić rabat, poprzez zaznaczenie opcji ZMIEŃ przy danym polu i wybór pożądanej zmiany. 

Drukowanie cennika i zestawienia stanów magazynowych

Z modułu MAGAZYN możliwe jest wygenerowanie cennika artykułów znajdujących się w magazynie, co może okazać się pomocne przy sporządzaniu ofert handlowych lub zestawienia stanów magazynowych, które jest szczególnie przydatne przy ustalaniu różnic remanentowych oraz podczas sporządzania spisu z natury.

W tym celu należy przejść do zakładki MAGAZYN » PRODUKTY » DRUKUJ » CENNIK / ZESTAWIENIE STANÓW (w PDF lub XLSX).

Możliwe jest wygenerowanie cennika nie tylko dla wszystkich produktów w magazynie, ale i jedynie dla wybranych pozycji. W tym celu należy zaznaczyć dane pozycje w magazynie oraz wybrać opcję DRUKUJ » CENNIK.

Stosowanie dat ważności dla produktów

System umożliwia stosowanie terminów ważności do towarów i kompletów (funkcja nie dotyczy usług). Na ich podstawie użytkownik może kontrolować daty ważności stosując metodę FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło) oraz na bieżąco reagować na ich upływający termin.

Aby uruchomić funkcję dat ważności produktów oraz terminy przypomnienia należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » OGÓLNE i zaznaczyć opcję: WŁĄCZ DATY WAŻNOŚCI PRODUKTÓW oraz WŁĄCZ PRZYPOMNIENIA O TERMINACH WAŻNOŚCI i zapisać zmiany.

Daty ważności dla produktu mogą zostać dodane podczas przyjmowania produktu na stan magazynowy za pomocą dokumentu PZ lub PW, jak również podczas dodawania wydatku z rodzajem wydatku: ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH ujmując zakupione produkty w podzakładce POZYCJE.

Dodając produkt do magazynu należy zaznaczyć opcję DATA WAŻNOŚCI oraz w polu TERMIN PRZYPOMNIEŃ określić ilość dni, na podstawie których system będzie wysyłał przypomnienie o zbliżającym się terminie ważności przyjętej partii. System poinformuje także użytkownika, gdy wyda on przeterminowaną partie towaru.

Więcej o systemie powiadomień na temat terminu przydatności produktów w artykule: Informacja o zbliżającym się terminie ważności

Jeżeli wydanie towaru, dla którego przypisane są daty ważności następuje za pomocą dokumentu WZ lub poprzez wystawienie faktury czy paragonu, to towar wydawany jest zgodnie z metodą FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło).

Szczegóły działania funkcji dat ważności przy produktach wyjaśnia artykuł: Daty ważności w rozbudowanym magazynie oraz temat metody FeFo wyjaśnia artykuł: Metoda FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło) w magazynie.

Magazyn a pełna księgowość

W przypadku gdy magazyn prowadzony jest na koncie, które ma włączoną pełną księgowość i korzysta ze wzorcowego planu kont to wówczas przy wystawianiu faktury sprzedaży dodaje się księgowanie w dekretacji kosztu sprzedawanego produktu. Aby tak zadziałał system konieczne jest wybranie produktu z listy.