Odczytywanie faktur z telefonu - jak efektywnie księgować faktury!

W systemie wFirma dla Biur Rachunkowych możliwe jest odczytywanie faktur z telefonu w celu ich zaksięgowania za pomocą programu do odczytywania faktur w chmurze OCR. Zdjęcia faktur zrobione telefonem przez klienta są przekazywane do połączonego z systemem wFirma dla Biur Rachunkowych dysku w chmurze. Dzięki temu, przedsiębiorca może w szybki sposób udostępnić fakturę księgowej lub opiekunowi swojej firmy. Podczas księgowania dokumentu dane są automatycznie odczytywane ze zdjęcia faktury i nie ma konieczności ich ręcznego uzupełniania co znacząco zwiększa efektywność pracy biura rachunkowego poprzez skrócenie czasu potrzebnego na zaksięgowanie faktur.

Odczytywanie faktur z telefonu - system do odczytywania faktur OCR

Do wykonywania zdjęć zalecane jest korzystanie z aplikacji do skanowania, gdyż posiadają one funkcje dostosowywania obrazu co wpływa na lepsze odczytywanie faktur.

Po zrobieniu zdjęcia faktury telefonem, aplikacja samodzielnie dostosowuje pole przycięcia obrazu. Dzięki temu program do odczytywania faktur w chmurze lepiej zidentyfikuje niezbędne elementy faktury do jej zaksięgowania.

Po wykonaniu skanu kolejnym krokiem jest udostępnienie wybranego zdjęcia na dysk GOOGLE lub DROPBOX oraz określenie jego formatu pliku.

Sfotografowaną fakturę można przechowywać na dysku w chmurze, czyli bez konieczności zapisywania jej w pamięci komputera. W tym celu utworzony plik w formacie PDF lub JPG należy udostępnić na dysk Google Drive lub Dropbox, do katalogu stworzonego na cele gromadzenia faktur zakupu.

Synchronizacja folderu w chmurze z systemem

Po dodaniu dokumentu w chmurze należy synchronizować folder dzięki czemu dokumenty pojawią się od razu w wybranym folderze w systemie. W celu przejścia do dodanego folderu należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY i kliknąć w nazwę dysku z chmury. W kolejnym kroku należy z górnego menu wybrać opcję SYNCHRONIZUJ FOLDER.

Księgowanie wydatku na podstawie pliku

Dokumenty znajdujące się w zsynchronizowanym dysku w chmurze można zaksięgować bezpośrednio poprzez zakładkę CRM » DOKUMENTY, gdzie należy zaznaczyć wybrane pliki z fakturami a następnie z górnego menu wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT) / DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

Dzięki temu pojawi się okno z dodawaniem nowego wydatku, w którym zostaną automatycznie odczytane dane z faktury. Po dokonaniu weryfikacji poprawności danych należy wybrać rodzaj wydatku. System automatycznie rozpoznaje kwoty z zaczytanej faktury. W przypadku niepoprawnych danych należy je zmodyfikować ręcznie. Po zweryfikowaniu odczytanych danych faktury należy wybrać opcję ZAPISZ lub ZAPISZ I KONTYNUUJ.