Otwieranie i zamykanie okresów księgowych

System wFirma dla Biur Rachunkowych jest kompleksowym narzędziem służącym do prowadzenia biura rachunkowego. Posiada dodatkowe funkcje i narzędzia usprawniające pracę biura i umożliwiające jednoczesną współpracę z klientem. Jedną z głównych funkcji wykorzystywanych w tym celu jest otwieranie i zamykanie okresów księgowych!

Zarządzanie statusami księgowymi miesięcy

Aby dokonać zmiany statusów księgowych (otwarcie, zamknięcie miesiąca), należy na koncie danego klienta przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » OKRESY KSIĘGOWE.

Wówczas pojawi się okno, w którym wyświetlone zostaną wszystkie miesiące oraz przypisane do nich statusy. W celu zmiany statusu danego miesiąca należy zaznaczyć go oraz z górnego paska wybrać opcję USTAW STATUS. Dodatkowo, przy ustawianiu statusu możliwa jest również zmiana statusu kilku miesięcy jednocześnie.

Otwieranie i zamykanie okresów księgowych a rodzaje statusów

Możliwość ustawienia kilku rodzajów statusów księgowych mają szef biura rachunkowego oraz opiekun. Status:

• otwarty - przypisywany jest automatycznie; w trakcie trwania tego statusu zarówno klient, jak i pracownicy biura mają możliwość m.in. wystawiania faktur, rozliczania płatności oraz wprowadzania wydatków; klient nie ma wglądu do KPiR//Ewidencji Przychodów/Księgi Handlowej oraz rejestrów VAT dotyczących miesiąca o tym statusie;

• do księgowania - po dodaniu dokumentów w systemie za dany miesiąc, przedsiębiorca ma możliwość poinformować biuro o zakończeniu kompletacji dokumentów poprzez moduł na pulpicie firmy. Po przesłaniu informacji nastąpi automatycznie zmiana statusu miesiąca na “do księgowania”; w tym czasie klient ma zablokowaną możliwość wprowadzania nowych dokumentów oraz modyfikacji wcześniej wprowadzonych, nie ma również wglądu do KPiR/Ewidencji Przychodów/Księgi Handlowej oraz rejestrów VAT dotyczących miesiąca o tym statusie;

• w trakcie księgowania - w dniu dostarczenia przez klienta dokumentów za dany okres powinna nastąpić zmiana statusu; w tym czasie klient ma zablokowaną możliwość wprowadzania nowych dokumentów oraz modyfikacji wcześniej wprowadzonych, nie ma również wglądu do KPiR/Ewidencji Przychodów/Księgi Handlowej oraz rejestrów VAT dotyczących miesiąca o tym statusie;

• zamknięty - po wyliczeniu podatków oraz wygenerowaniu deklaracji za dany okres powinna nastąpić zmiana statusu na zamknięty; w okresie tak oznaczonym nie ma możliwości dokonywania żadnych modyfikacji zarówno po stronie danego biura rachunkowego, jak i klienta, zamykając okres księgowy, klient ma możliwość wglądu i samodzielnego dokonywania wydruków KPIR, EWP, Księgi Handlowej a także rejestrów VAT.

W sytuacji gdy istnieje konieczność dokonania korekty zapisów dotyczących miesiąca oznaczonego jako “zamknięty”, szef biura rachunkowego bądź opiekun mają możliwość zmiany statusu na “w trakcie księgowania”.

W przypadku pełnej księgowości dodatkowo możliwy jest do ustawienia status OSTATECZNIE ZAKSIĘGOWANY. Opcja ta powoduje, że dokonane zapisy w tym okresie zostaną trwale zaksięgowane. 

Po kliknięciu tej opcji system jeszcze dokona poinformowania o konsekwencjach: "Ostateczne zaksięgowanie jest operacją nieodwracalną, która zablokuje możliwość wprowadzania jakichkolwiek zmian w wybranym okresie (w tym korekt)."