System wFirma dla Biur Rachunkowych jest kompleksowym narzędziem służącym do prowadzenia biura rachunkowego. Posiada dodatkowe funkcje i narzędzia usprawniające pracę biura i umożliwiające jednoczesną współpracę z klientem. Jedną z głównych funkcji wykorzystywanych w tym celu jest otwieranie i zamykanie okresów księgowych!
Aby dokonać zmiany statusów księgowych (otwarcie, zamknięcie miesiąca), należy na koncie danego klienta przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » OKRESY KSIĘGOWE.
Wówczas pojawi się okno, w którym wyświetlone zostaną wszystkie miesiące oraz przypisane do nich statusy. W celu zmiany statusu danego miesiąca należy zaznaczyć go oraz z górnego paska wybrać opcję USTAW STATUS. Dodatkowo, przy ustawianiu statusu możliwa jest również zmiana statusu kilku miesięcy jednocześnie.
Możliwość ustawienia kilku rodzajów statusów księgowych mają szef biura rachunkowego oraz opiekun. Status:
otwarty - przypisywany jest automatycznie; w trakcie trwania tego statusu zarówno klient, jak i pracownicy biura mają możliwość m.in. wystawiania faktur, rozliczania płatności oraz wprowadzania wydatków; klient nie ma wglądu do KPiR//Ewidencji Przychodów/Księgi Handlowej oraz rejestrów VAT dotyczących miesiąca o tym statusie;
do księgowania - po dodaniu dokumentów w systemie za dany miesiąc, przedsiębiorca ma możliwość poinformować biuro o zakończeniu kompletacji dokumentów poprzez moduł na pulpicie firmy. Po przesłaniu informacji nastąpi automatycznie zmiana statusu miesiąca na “do księgowania”; w tym czasie klient ma zablokowaną możliwość wprowadzania nowych dokumentów oraz modyfikacji wcześniej wprowadzonych, nie ma również wglądu do KPiR/Ewidencji Przychodów/Księgi Handlowej oraz rejestrów VAT dotyczących miesiąca o tym statusie;
zamknięty - po wyliczeniu podatków oraz wygenerowaniu deklaracji za dany okres powinna nastąpić zmiana statusu na zamknięty; w okresie tak oznaczonym nie ma możliwości dokonywania żadnych modyfikacji zarówno po stronie danego biura rachunkowego, jak i klienta, zamykając okres księgowy, klient ma możliwość wglądu i samodzielnego dokonywania wydruków KPIR, EWP, Księgi Handlowej a także rejestrów VAT.
W sytuacji gdy istnieje konieczność dokonania korekty zapisów dotyczących miesiąca oznaczonego jako “zamknięty”, szef biura rachunkowego bądź opiekun mają możliwość zmiany statusu na “w trakcie księgowania”.
W przypadku pełnej księgowości dodatkowo możliwy jest do ustawienia status OSTATECZNIE ZAKSIĘGOWANY. Opcja ta powoduje, że dokonane zapisy w tym okresie zostaną trwale zaksięgowane.
Po kliknięciu tej opcji system jeszcze dokona poinformowania o konsekwencjach: "Ostateczne zaksięgowanie jest operacją nieodwracalną, która zablokuje możliwość wprowadzania jakichkolwiek zmian w wybranym okresie (w tym korekt)."