Podpisywanie deklaracji i dokumentów własnym podpisem kwalifikowanym

W systemie wFirma dla biur rachunkowych istnieje możliwość podpisywania dokumentów i deklaracji przez szafa Biura rachunkowego zarówno na kontach klientów (przedsiębiorców), jak i na własnym. Następnie, tak podpisane obiekty można wysłać bezpośrednio z systemu, co pozwala zaoszczędzić czas.

Konfiguracja środowiska podpisu

Deklaracje i dokumenty można podpisywać przy wykorzystaniu własnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego wystawionego przez jedno z centrum certyfikacji: https://www.nccert.pl/.

System obsłuży użycie podpisów kwalifikowanych takich, jak m.in.:

  • KIR,

  • Eurocert,

  • SimplySign,

  • mSzafir (instrukcja producenta znajduje się TUTAJ).

Biura rachunkowe oraz ich klienci nie mogą korzystać z usług e-deklaracje, służącej do wysyłania deklaracji podpisem pracowników wFirma, gdyż, co do zasady, biura powinny posiadać własny podpis kwalifikowany i nim autoryzować deklaracje klientów.

Aby móc podpisywać deklaracje oraz dokumenty w systemie wFirma dla biur rachunkowych własnym podpisem kwalifikowanym wymagane jest zainstalowanie:

  • najnowszej wersji JAVA,

  • wtyczki do przeglądarki internetowej autorstwa KIR,

  • aplikacji Szafir Host,

  • w zależności od posiadanej karty kryptograficznej: ewentualne sterowniki / aplikację do obsługi karty.

Odnośniki do instalacji wtyczki KiR i aplikacji Szafir Host pojawią się w trakcie pierwszej próby złożenia podpisu jeśli do tej pory nie zostały zainstalowane na urządzeniu. Aplikację do obsługi podpisu i sterowniki należy pobrać bezpośrednio ze strony producenta i zainstalować na urządzeniu.

Podpisywanie deklaracji

 podpisywanie deklaracji

Po instalacji wcześniej wspomnianego oprogramowania należy wyłączyć i ponownie włączyć przeglądarkę internetową w celu odświeżenia ustawień nowo zainstalowanej wtyczki.

Podpisywanie dokumentów własnym podpisem kwalifikowanym

W systemie możliwe jest podpisywanie dokumentów własnym podpisem kwalifikowanym, co gwarantuje bezpieczeństwo dokumentu poprzez:

  • zachowanie integralności jego treści, czyli braku możliwości ingerencji w treść takiego dokumentu,

  • autentyczność pochodzenia, czyli kto potwierdził plik, a zatem kto zatwierdził jego treść podpisując go.

Aby móc podpisać dokument w systemie najpierw należy go dodać. W celu dodania dokumentu należy przejść do zakładki:

  • CRM » KONTRAHENCI,

lub

  • KADRY » PRACOWNICY.

Następnie należy kliknąć w danego kontrahenta/pracownika i w oknie, jakie się pojawi przejść do podzakładki DOKUMENTY.

podpisywanie deklaracji

 

Następnie klikając DODAJ i przechodząc do podzakładki NA PODSTAWIE PLIKU możliwe będzie załączenie plików do systemu. Dokumentami mogą być pliki lub skany w różnym formacie: PDF, JPEG, PNG,XML i inne. Załączone w systemie pliki można opatrzyć własnym podpisem kwalifikowanym. W tym celu należy zaznaczyć wybrany dokument, a następnie wybrać opcję PODPISZ.

 podpisywanie deklaracji Po wybraniu tej opcji pojawi się okno z możliwością wprowadzenia pinu posiadanego podpisu kwalifikowanego.

podpisywanie deklaracji

podpisywanie deklaracji

Po zakończeniu procesu podpisywania przy podpisanym dokumencie będzie znajdowała się ikona ołówka świadcząca o tym, że dokument został pomyślnie podpisany.

podpisywanie deklaracji

Podpisywanie deklaracji własnym podpisem kwalifikowanym

 Z systemu można w prosty sposób podpisać i wysłać również deklaracje, np. JPK_V7, czy ZUS DRA.

Wysyłka JPK_V7 przy użyciu własnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego odbywa się z poziomu zakładki: START » DEKLARACJE KLIENTÓW » SKARBOWE z poziomu konta szefa biura rachunkowego lub bezpośrednio z poziomu firmy klienta. Po wygenerowaniu pliku w celu jego wysyłki należy go zaznaczyć i wybrać opcję WYŚLIJ DO URZĘDU.

podpisywanie deklaracji 

Otworzona zostanie zakładka WŁASNY PODPIS, gdzie po kliknięciu w przycisk Podpisz deklarację i wpisaniu PINu będzie możliwość wysyłki naciskając przycisk WYŚLIJ DO URZĘDU.

 podpisywanie deklaracji

podpisywanie deklaracji

Gdy koperta przy deklaracji zmieni kolor na zielony, będzie to oznaczało, że wysyłka przebiegła prawidłowo i możliwe jest wygenerowanie UPO przy użyciu akcji POBIERZ UPO.

podpisywanie deklaracji

Analogicznie wygląda wysyłka dla deklaracji ZUS, z tą różnicą, że odbywa się ona z poziomu zakładki START » DEKLARACJE KLIENTÓW » ZUS z poziomu konta szefa biura rachunkowego, gdzie po zaznaczeniu deklaracji należy wybrać WYŚLIJ DO ZUS. Akcję tę można też wykonać bezpośrednio z poziomu firmy klienta biura.

podpisywanie deklaracji

 

Najczęstsze przyczyny problemów podczas pracy z podpisem kwalifikowanym

Najczęściej występującymi problemami podczas użytkowania podpisu kwalifikowanego są:

  • brak lub zbyt niska / niewłaściwa wersja środowiska Java zainstalowana na komputerze,

  • brak zainstalowanego / włączonego rozszerzenia Podpis elektroniczny Szafir SDK oraz dodatkowej aplikacji Szafir Host,

  • podpis jest nieprawidłowo podpięty do urządzenia,

  • zainstalowana wtyczka Adblock, która może blokować poprawne działanie podpisu,

  • nieaktualne sterowniki karty kryptograficznej.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Najczęściej zadawane pytania
  • Jakie podpisy działają z systemem?
    System obsłuży użycie podpisów kwalifikowanych takich, jak m.in.:
    KIR,
    Eurocert,
    SimplySign,
    mSzafir.
Stale wspieramy naszych klientów poprzez indywidualne podejście do każdej sprawy. Do tej pory udzieliliśmy ponad 40 000 porad z zakresu księgowości, podatków, kadr i prawa gospodarczego. Dostarczamy niezbędną wiedzę, która bezpośrednio przekłada się na efektywne zarządzanie firmą.
Angelika Borowska Dyrektor Biura Obsługi Klienta Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Angelika Borowska