OCR dla biur rachunkowych - Program do odczytywania faktur w chmurze

Dzięki integracji z OCR klienci biura rachunkowego mogą w prosty sposób przekazać wydatki do zaksięgowania przez biuro rachunkowe.

Czym jest program do odczytywania faktur w chmurze (OCR)?

Program do odczytywania faktur w chmurze (ang. OCR, Optical Character Recognition) to narzędzie, które umożliwia odczytanie danych zawartych na zeskanowanej fakturze zakupu. Cały proces odbywa się w prosty sposób:

  1. skanujemy dokument bądź robimy jego zdjęcie,
  2. wgrywamy go do systemu,
  3. system go rozczytuje,
  4. pracownik biura dokonuje sprawdzenia i akceptacji danej wersji roboczej wydatku.

Szybki i przejrzysty sposób wprowadzania faktur zakupu pozwoli przedsiębiorcy m.in. na zaoszczędzenie czasu, zwiększenie komfortu czy na archiwizowanie dokumentów w jednym miejscu. Do tego wygodny tryb pełnoekranowy księgowanego wydatku pozwala łatwiej porównywać zaczytane dane przez OCR, z podglądem załączonej faktury.

Sposoby korzystania z OCR

Korzystanie z automatycznego OCR może odbywać się poprzez:

  • dodawanie dokumentów do odczytu do folderu znajdującego się w zakładce START » STRONA GŁÓWNA
  • dodawanie dokumentów do odczytu na dysk Dropbox - funkcja ta wymaga podpięcia do systemu dysku Dropbox.

Zalecanymi aplikacjami do robienia zdjęć faktur kosztowych są między innymi: camscanner czy Microsoft Office Lens (program dostępny jest dla Androida oraz iOS). Pozwalają one na spłaszczenie obrazu i nałożenie filtru, który pozwoli OCR lepiej odczytać fakturę. Zaleca się również wczytywanie skanów o parametrach 150-200 dpi, w kolorze lub ewentualnie odcieniach szarości (najmniej pożądane są wersje czarno-białe).

Automatyczny OCR

Dzięki automatycznemu OCR system w tle odczytuje samodzielnie faktury kosztowe tworząc wersje robocze wydatków. Jest to oszczędność czasu w porównaniu do opcji podstawowego odczytywania dokumentów przez OCR ponieważ użytkownik może w tym samym czasie wystawiać faktury.

Program do odczytywania faktur w chmurze odczytuje obrazy faktur zakupu wystawionych w języku polskim w formacie PDF, PNG lub JPG.

Dodawanie dokumentów bezpośrednio do systemu przez OCR

W prosty sposób można dodać wiele dokumentów do odczytu bez posiadania dodatkowych integracji systemu z zewnętrznymi dyskami. W tym celu należy dodać na stronie startowej dodatkowy moduł, do którego użytkownik może dodawać dokumenty do odczytu w tle. Aby tego dokonać należy przejść do zakładki START » STRONA GŁÓWNA i w górnym prawym rogu wejść w USTAWIENIA i zaznaczyć opcję KSIĘGUJ WYDATEK PRZEZ OCR.

OCR - Ustawienia

Aby wgrać pliki do odczytu wystarczy przeciągnąć je do powyższego modułu, a OCR automatycznie pobierze je z tego miejsca i utworzy wersje robocze wydatków.

OCR - Odczyt
Jeżeli zostanie przeniesionych do modułu wiele plików, system będzie dodawał je kolejno na listę dokumentów do przetworzenia przez OCR. Proces ten widoczny jest w module w liczniku postępu dodawania plików.

 OCR - Licznik

Po dodaniu plików będą widoczne na liście dokumentów oczekujących na odczyt. Po kliknięciu w opcję Pokaż kolejkę przetwarzania przetwarzania otworzy się okno w którym można zweryfikować wgrane pliki i po zaznaczeniu ich na liście usunąć nieprzetworzony jeszcze plik.

 OCR - Kolejka

Będąc w oknie kolejki dokumentów do przetworzenia istnieje również możliwość włączenia opcji Jeden plik jako jedna faktura. Włączenie wspomnianej opcji spowoduje utworzenie jednej wersji roboczej dla każdego skanowanego pliku wydatku. W przypadku jeśli klient zostawi daną opcję wyłączoną, system OCR będzie traktował każdą stronę skanowanego pliku, jako osobną fakturę.

 OCR - Jeden plik

Wydatki zaksięgowane będą posiadały zielony znacznik, zaś niezaksięgowane, tj. wersje robocze, czerwony znacznik.

 OCR - Zielony znacznik

W przypadku, gdy dokument do zaksięgowania został przesłany omyłkowo, można go usunąć, klikając Usuń.

 OCR - Usuń

Czas przetworzenia wgranych plików i utworzenie na ich podstawie wersji roboczych wydatków uzależniony jest od ilości wgranych plików i może trwać od kilku sekund do nawet kilku minut.

Jak zintegrować dysk Dropbox z OCR?

Aby móc skorzystać z automatycznego odczytywania faktur w pierwszej kolejności należy podpiąć do systemu dysk Dropbox. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSK W CHMURZE » DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX i w oknie dodawania folderu w chmurze w podzakładce PODSTAWOWE wprowadzić nazwę folderu w Dropbox, z którego pobierane będą dokumenty, a następnie zaznaczyć opcję OBSŁUGA AUTOMATYCZNEGO OCR’a.

OCR - Dropbox
W ustawieniach folderu w chmurze istnieje również możliwość włączenia opcji Każdy plik to jedna faktura. Włączenie wspomnianej opcji spowoduje utworzenie jednej wersji roboczej dla każdego skanowanego pliku wydatku. W przypadku, jeśli klient zostawi daną opcję wyłączoną, system OCR będzie traktował każdą stronę skanowanego pliku, jako osobną fakturę.

 OCR - Osobna faktura

Po zintegrowaniu folderu na Dropbox będzie on widoczny na liście z oznaczeniem dla potrzeb OCR.

 OCR - Oznaczenie Dropbox

Automatyczne księgowanie wydatków

Po zalogowaniu na konto Dropbox należy dodawać faktury kosztowe do folderu DO ODCZYTU skąd automat będzie importował dokumenty do systemu wfirma.pl i tworzył na ich podstawie wersje robocze wydatków.

OCR - Do Odczytu

 

Wersje robocze wydatków utworzone przez automatyczny OCR widoczne są w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE.

 OCR - Wersje robocze

W danej zakładce pracownik biura rachunkowego będzie w stanie zweryfikować poprawność wersji roboczej wydatku oraz zaksięgować go w systemie.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Najczęściej zadawane pytania
  • Czy klient może korzystać z OCR dostępnego w systemie na swoim dostępnie?
    Tak, klient biura rachunkowego może również korzystać z narzędzia jakim jest OCR. Więc możliwe jest umówienie się z klientem aby ten wrzucał skany faktur zakupu do modułu OCR dostępnego na dashbordzie.
Zapewniamy regularne aktualizacje systemu, które odpowiadają na potrzeby naszych klientów i są zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Gwarantujemy bezpieczeństwo korzystania z serwisu, nad którym nieustannie czuwają eksperci z zakresu prawa.
Ewa Szpytko-Waszczyszyn Dyrektor Działu Prawnego Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Ewa Szpytko-Waszczyszyn