OCR dla biur rachunkowych - Program do odczytywania faktur w chmurze

Dzięki integracji z OCR klienci biura rachunkowego mogą w prosty sposób przekazać wydatki do zaksięgowania przez biuro rachunkowe.

Czym jest program do odczytywania faktur w chmurze (OCR)?

Program do odczytywania faktur w chmurze (ang. OCR, Optical Character Recognition) to narzędzie, które umożliwia odczytanie danych zawartych na zeskanowanej fakturze zakupu. Cały proces odbywa się w prosty sposób:

1. skanujemy dokument bądź robimy jego zdjęcie,
2. wgrywamy go do systemu,
3. system go rozczytuje,
4. pracownik biura dokonuje sprawdzenia i akceptacji danej wersji roboczej wydatku.

Szybki i przejrzysty sposób wprowadzania faktur zakupu pozwoli przedsiębiorcy m.in. na zaoszczędzenie czasu, zwiększenie komfortu czy na archiwizowanie dokumentów w jednym miejscu. Do tego wygodny tryb pełnoekranowy księgowanego wydatku pozwala łatwiej porównywać zaczytane dane przez OCR, z podglądem załączonej faktury.

Sposoby korzystania z OCR

Korzystanie z automatycznego OCR może odbywać się poprzez:

• dodawanie dokumentów do odczytu do folderu znajdującego się w zakładce START » STRONA GŁÓWNA
• dodawanie dokumentów do odczytu na dysk Dropbox - funkcja ta wymaga podpięcia do systemu dysku Dropbox.

Automatyczny OCR

Dzięki automatycznemu OCR system w tle odczytuje samodzielnie faktury kosztowe tworząc wersje robocze wydatków. Jest to oszczędność czasu w porównaniu do opcji podstawowego odczytywania dokumentów przez OCR ponieważ użytkownik może w tym samym czasie wystawiać faktury.

Dodawanie dokumentów bezpośrednio do systemu przez OCR

W prosty sposób można dodać wiele dokumentów do odczytu bez posiadania dodatkowych integracji systemu z zewnętrznymi dyskami. W tym celu należy dodać na stronie startowej dodatkowy moduł, do którego użytkownik może dodawać dokumenty do odczytu w tle. Aby tego dokonać należy przejść do zakładki START » STRONA GŁÓWNA i w górnym prawym rogu wejść w USTAWIENIA i zaznaczyć opcję KSIĘGUJ WYDATEK PRZEZ OCR.

Aby wgrać pliki do odczytu wystarczy przeciągnąć je do powyższego modułu, a OCR automatycznie pobierze je z tego miejsca i utworzy wersje robocze wydatków.

Jeżeli zostanie przeniesionych do modułu wiele plików, system będzie dodawał je kolejno na listę dokumentów do przetworzenia przez OCR. Proces ten widoczny jest w module w liczniku postępu dodawania plików.

Po dodaniu plików będą widoczne na liście dokumentów oczekujących na odczyt. Po kliknięciu w opcję Pokaż kolejkę przetwarzania przetwarzania otworzy się okno w którym można zweryfikować wgrane pliki i po zaznaczeniu ich na liście usunąć nieprzetworzony jeszcze plik.

Będąc w oknie kolejki dokumentów do przetworzenia istnieje również możliwość włączenia opcji Jeden plik jako jedna faktura. Włączenie wspomnianej opcji spowoduje utworzenie jednej wersji roboczej dla każdego skanowanego pliku wydatku. W przypadku jeśli klient zostawi daną opcję wyłączoną, system OCR będzie traktował każdą stronę skanowanego pliku, jako osobną fakturę.

Wydatki zaksięgowane będą posiadały zielony znacznik, zaś niezaksięgowane, tj. wersje robocze, czerwony znacznik.

W przypadku, gdy dokument do zaksięgowania został przesłany omyłkowo, można go usunąć, klikając Usuń.

Czas przetworzenia wgranych plików i utworzenie na ich podstawie wersji roboczych wydatków uzależniony jest od ilości wgranych plików i może trwać od kilku sekund do nawet kilku minut.

Jak zintegrować dysk Dropbox z OCR?

Aby móc skorzystać z automatycznego odczytywania faktur w pierwszej kolejności należy podpiąć do systemu dysk Dropbox. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSK W CHMURZE » DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX i w oknie dodawania folderu w chmurze w podzakładce PODSTAWOWE wprowadzić nazwę folderu w Dropbox, z którego pobierane będą dokumenty, a następnie zaznaczyć opcję OBSŁUGA AUTOMATYCZNEGO OCR’a.

W ustawieniach folderu w chmurze istnieje również możliwość włączenia opcji Każdy plik to jedna faktura. Włączenie wspomnianej opcji spowoduje utworzenie jednej wersji roboczej dla każdego skanowanego pliku wydatku. W przypadku, jeśli klient zostawi daną opcję wyłączoną, system OCR będzie traktował każdą stronę skanowanego pliku, jako osobną fakturę.

Po zintegrowaniu folderu na Dropbox będzie on widoczny na liście z oznaczeniem dla potrzeb OCR.

Automatyczne księgowanie wydatków

Po zalogowaniu na konto Dropbox należy dodawać faktury kosztowe do folderu DO ODCZYTU skąd automat będzie importował dokumenty do systemu wfirma.pl i tworzył na ich podstawie wersje robocze wydatków.

Wersje robocze wydatków utworzone przez automatyczny OCR widoczne są w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE.

W danej zakładce pracownik biura rachunkowego będzie w stanie zweryfikować poprawność wersji roboczej wydatku oraz zaksięgować go w systemie.