Program do odczytywania faktur w chmurze - OCR dla biur rachunkowych

Dzięki integracji z OCR biura rachunkowe korzystające z sytemu mb24.pl mogą znacznie skrócić proces księgowania wydatków. Program do odczytywania faktur w chmurze automatycznie uzupełnia dane na podstawie załączonego dokumentu, przez co księgowanie staje się o wiele prostsze i szybsze.

Czym jest program do odczytywania faktur?

System OCR (ang. OCR, Optical Character Recognition) jest programem do odczytywania danych ze skanów faktur zakupowych i automatycznego uzupełniania ich w systemie. 

Program do odczytywania faktur w chmurze stanowi integralną część pakietu “Księgowość online”. Opiekun firmy lub szef biura rachunkowego może skorzystać z dwóch dostępnych rodzajów OCR:

• Automatycznego OCR,
• Podstawowego OCR.

Proces księgowania wydatków przy użyciu OCR nie jest skomplikowany i składa się z następujących kroków:

• Automatyczny OCR:

1. Załączenia faktur kosztowych na dysku Dropbox zintegrowanym z mb24.pl,
2. Automatycznego utworzenia wersji roboczej wydatku,
3. Kontroli poprawności odczytanych danych (ewentualnych modyfikacji należy dokonać ręcznie) przez księgową, opiekuna danej firmy lub szefa biura rachunkowego,
4. Zapisania danych.

• Podstawowy OCR:

1. Wykonania skanu lub zdjęcia danej faktury zakupowej (system odczytuje obrazy w formacie PDF, PNG, JPG lub e-faktury) przez przedsiębiorcę lub pracownika biura rachunkowego,
2. Wprowadzenia pliku do systemu (jeśli skan ma wiele plików można je wprowadzić zbiorczo) przez przedsiębiorcę lub pracownika biura rachunkowego,
3. Odczytania danych z dokumentów przez system,
4. Kontroli poprawności odczytanych danych (ewentualnych modyfikacji należy dokonać ręcznie) przez księgową, opiekuna danej firmy lub szefa biura rachunkowego,
5. Zapisania danych.

Przed rozpoczęciem pracy w OCR należy zapoznać się z: Regulaminem usługi OCR Odczytywanie faktur w chmurze.

Zalecanymi aplikacjami do robienia zdjęć faktur kosztowych są między innymi: camscanner czy Microsoft Office Lens (program dostępny jest dla androida oraz IOS). Pozwalają one na spłaszczenie obrazu i nałożenie filtru, który pozwoli OCR lepiej odczytać fakturę. Zaleca się również wczytywanie skanów o parametrach 150-200 dpi, w kolorze lub ewentualnie odcieniach szarości (najmniej pożądane są wersje czarno-białe).

Automatyczny OCR 

Dzięki automatycznemu OCR system w tle odczytuje samodzielnie faktury kosztowe tworząc wersje robocze wydatków. Jest to oszczędność czasu w porównaniu do opcji podstawowego odczytywania dokumentów przez OCR ponieważ księgowa, opiekun firmy lub szef biura może w tym samym czasie np. weryfikować poprawność księgowania na innym koncie klienta poprzez moduł sprawdzania podatkowego.

Jak zintegrować dysk Dropbox?

Aby móc skorzystać z automatycznego odczytywania faktur w pierwszej kolejności należy podpiąć do systemu dysk Dropbox. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSK W CHMURZE » DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX i w oknie dodawania folderu w chmurze w podzakładce PODSTAWOWE wprowadzić nazwę folderu w Dropbox z którego pobierane będą dokumenty a następnie zaznaczyć opcję OBSŁUGA AUTOMATYCZNEGO OCR’a.

Po zintegrowaniu folderu na Dropbox będzie on widoczny na liście z oznaczeniem dla potrzeb OCR.

Automatyczne księgowanie wydatków

Po zalogowaniu na konto Dropbox należy dodawać faktury kosztowe do folderu DO ODCZYTU skąd automat będzie importował dokumenty do systemu wfirma.pl i tworzył na ich podstawie wersje robocze wydatków. 

W celu zaksięgowania wersji roboczej wydatku należy zaznaczyć ją na liście i z górnego menu wybrać opcję Księguj wersję roboczą.

Po zaksięgowaniu faktury będzie ona widoczna w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE oraz zostanie ujęta w rejestrze VAT zakupów oraz w odpowiedniej kolumnie KPiR.

Podstawowy OCR

W programie do odczytywania dokumentów w chmurze istnieje możliwość ręcznego zaczytywania danych przy użyciu OCR na podstawie:

• pojedynczych wydatków,
• plików zawierających kilka dokumentów.

Masowe odczytywanie dokumentów

Jeżeli plik PDF składa się z kilku faktur można skorzystać z masowego dodawania dokumentów.

W celu zaksięgowania masowo skanów dokumentów należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE i wybrać opcję DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU.

W oknie dodawania wydatku na podstawie pliku należy wybrać opcję Wybierz lub Upuść tutaj.

Jeśli załączony plik PDF posiada więcej niż jedną stronę to pojawi się dodatkowe okno, w którym należy zdefiniować przesłany plik PDF:

• Każda strona to osobna faktura zakupu,
• W pliku znajduje się jedna faktura zakupu - wówczas wszystkie strony przesłanego pliku będą traktowane jako jeden dokument,
• Indywidualny podział na osobne faktury zakupu - dzięki temu można określić, który plik stanowi osobny dokument lub jeśli w pliku znajdują się także dokumenty, które mają kilka stron to można je połączyć w jeden dokument.

Po dostosowaniu plików pojawi się okno dodawania nowego wydatku, którego widok zostanie podzielony na dwie części:

• w pierwszej części pojawi się standardowy widok dodawania wydatku, który zostanie uzupełniony automatycznie zgodnie ze skanem faktury,
• w drugim oknie pojawi się podgląd zeskanowanego dokumentu w celu porównania wprowadzonych danych. Skan można przybliżyć lub oddalić dzięki opcji “+” i “-”.

 Przy pierwszym księgowaniu wydatków przez OCR pracownik biura rachunkowego samodzielnie wybiera rodzaj wydatku, jednak wybór ten zostanie przypisany do danego kontrahenta i zapamiętany przez system. Wówczas przy kolejnym odczytywaniu faktury od tego kontrahenta rodzaj wydatku zostanie automatycznie nadany zgodnie z ostatnim wyborem. Po zapisaniu wydatek zostanie ujęty w odpowiedniej ewidencji oraz zostanie pod niego automatycznie podpięty skan dokumentu. 

Funkcja "Pomiń" w przypadku powielonych dokumentów w pliku

Wykorzystując program do odczytywania faktur w chmurze biuro rachunkowe może usprawnić obsługę księgową firmy klienta. Często zdarza się jednak, że klient przesyłając dokumenty powiela je w kilku plikach. W celu uniknięcia podwójnego księgowania tych samych dokumentów, przy próbie zapisu faktury pojawi się dodatkowy komunikat informujący o tym, że faktura o takim numerze została już zaksięgowana. Aby nie przerywać odczytywania faktur z pliku (tracąc tym samym ilość obrazów do przetworzenia o zeskanowane wcześniej dokumenty) można skorzystać z przycisku Pomiń dzięki czemu powielona faktura nie zostanie zaksięgowana ponownie, a system przejdzie do odczytywania kolejnego dokumentu.

Księgowanie pojedynczych dokumentów

Jeśli plik z dokumentem posiada tylko jedną stronę lub w pliku znajduje się tylko jedna faktura, która składa się z kilku stron to także należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE i wybrać opcję DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU.

W przypadku gdy faktura składa się z kilku stron należy zdefiniować charakter pliku PDF:

• Każda strona to osobna faktura zakupu,
• W pliku znajduje się jedna faktura zakupu - wówczas wszystkie strony przesłanego pliku będą traktowane jako jeden dokument,
• Indywidualny podział na osobne faktury zakupu - dzięki temu można określić, który plik stanowi osobny dokument lub jeśli w pliku znajdują się także dokumenty, które mają kilka stron to można je połączyć w jeden dokument.

Jeśli w pliku znajduje się faktura, która składa się z kilku stron to w celu jej połączenia należy wybrać opcję Indywidualny podział na osobne faktury zakupu, a następnie w oknie Grupowania stron należy kliknąć i przytrzymać jedną stronę faktury i przeciągnąć ją na drugą.

Po dostosowaniu charakteru faktur pojawi się okno Dodawania nowego wydatku, które także będzie podzielone na część uzupełniania danych oraz na część z widokiem skanu.

Po zapisaniu wydatki zostaną zaksięgowane w odpowiedniej ewidencji, a do każdego wydatku zostanie automatycznie podpięty skan dokumentu.

Księgowanie wydatków z chmury

W systemie mojebiuro24.pl istnieje również możliwość księgowania faktur, które przedsiębiorca może dodawać bezpośrednio do systemu poprzez dysk Google Drive lub Dropbox. 

W celu integracji dysku Google Drive lub Dropbox z systemem mojebiuro24.pl należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY » DODAJ DOKUMENT » DODAJ FOLDER W DROPBOX lub DODAJ FOLDER W GOOGLE DRIVE.

Więcej informacji o integracji dyskami można znaleźć w artykule pomocy: Integracja z dyskami Google Drive i Dropbox - dyski w chmurze.

Po integracji z dyskami Google Drive i Dropbox zostanie utworzony w chmurze oraz w systemie mojebiuro24.pl dodatkowy folder. Do utworzonego folderu przedsiębiorca może dodać pliki z zeskanowanymi dokumentami. Wówczas, aby pliki pojawiły się w systemie mojebiuro24.pl należy skorzystać z opcji synchronizacji folderu. W celu synchronizowania folderu w chmurze z systemem mojebiuro24.pl należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY i na liście kliknąć w nazwę utworzonego folderu a następnie wybrać opcję Synchronizuj folder.

Wówczas na liście pojawią się skany z danego folderu, które należy zaznaczyć i wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT) lub DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

• Jeśli w przesłanym pliku jest tylko jedna strona faktury to pojawi się od razu okno dodawania wydatku z podziałem na część dodawania wydatku oraz widokiem skanu dokumentu

• Jeśli w przesłanym pliku jest kilka faktur lub jedna faktura, która ma kilka stron pojawi się okno Wykryto wiele stron w pliku PDF, w którym należy wybrać jedną z opcji:

• Każda strona to osobna faktura zakupu,
• W pliku znajduje się jedna faktura zakupu - wówczas wszystkie strony przesłanego pliku będą traktowane jako jeden dokument,
• Indywidualny podział na osobne faktury zakupu - dzięki temu można określić, który plik stanowi osobny dokument lub jeśli w pliku znajdują się także dokumenty, które mają kilka stron to można je połączyć w jeden dokument.

Po wybraniu odpowiedniej opcji która określa typ pliku pojawi się okno Dodawania nowego wydatku z podziałem na część dodawania wydatku oraz część z widocznym skanem faktury.

Po zapisaniu wydatku zaksięgowane już dokumenty zostaną:

• umieszczone w folderze Archiwum (zostanie automatycznie utworzony nowy folder z rokiem, w którym zostanie utworzony także folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - opcja domyślnie ustawiona,
• usunięte z chmury - opcja domyślnie odznaczona,
• powielone, tzn. utworzy się kopia w chmurze (po zaksięgowaniu wydatku powstanie jego kopia w systemie) - opcja domyślnie ustawiona,
• pod wprowadzony wydatek zostanie automatycznie podpięty skan jego faktury. 

Korzyści dla biura rachunkowego w związku ze stosowaniem programu do odczytywania faktur w chmurze 

Program do odczytywania faktur w chmurze ma wiele korzyści dla biura rachunkowego m.in:

• usprawnia pracę biura,
• pozwala na szybsze wprowadzenie wydatków klienta np. poprzez masowe odczytywanie faktur,
• pozwala na sprawniejszą współpracę między klientem a biurem rachunkowym w kwestii dostarczania dokumentów kosztowych,
• skan dokumentu zostaje automatycznie podpięty pod wydatek, dzięki czemu można z łatwością porównać dane wprowadzone do systemu z dokumentem.
• brak konieczności weryfikacji czy w przesłanych przez klienta dokumentach znajdują się powielone faktury.