Program do odczytywania faktur w chmurze - OCR dla biur rachunkowych

Dzięki OCR biura rachunkowe korzystające z sytemu wFirma dla Biur Rachunkowych mogą znacznie skrócić proces księgowania wydatków. Program do odczytywania faktur w chmurze automatycznie uzupełnia dane na podstawie załączonego dokumentu, przez co księgowanie staje się o wiele prostsze i szybsze. Dodatkowo, z OCR mogą korzystać klienci którzy wgrywają faktury do systemu bez ingerencji księgowej. Co ważne, OCR dostępny jest bez limitu dokumentów w cenie posiadanego pakietu czyli nie jest dodatkowo płatnym narzędziem!

Korzyści dla biura rachunkowego korzystającego z OCR 

System OCR (ang. OCR, Optical Character Recognition) jest programem do odczytywania danych ze skanów faktur zakupowych i automatycznego uzupełniania ich w systemie. 

Program do odczytywania faktur w chmurze stanowi integralną część pakietu. W systemie dostępne są dwa rodzaje OCR:

• Automatyczny OCR z którego może korzystać księgowa, opiekun, szef biura i przedsiębiorca,
• Podstawowego OCR z którego może korzystać księgowa, opiekun, szef biura.

Jak działa księgowanie przez OCR - w skrócie

Proces księgowania wydatków przy użyciu OCR nie jest skomplikowany i składa się z następujących kroków:

• Automatyczny OCR:

1. Załączenia faktur kosztowych na dysku Dropbox zintegrowanym z wFirma dla biur rachunkowych lub zamieszeniu ich w oknie OCR w zakładce: START » STRONA GŁÓWNA,
2. Automatycznego utworzenia wersji roboczej wydatku,
3. Kontroli poprawności odczytanych danych (ewentualnych modyfikacji należy dokonać ręcznie) przez księgową, opiekuna danej firmy lub szefa biura rachunkowego,
4. Zapisania danych.

• Podstawowy OCR:

1. Wykonania skanu lub zdjęcia danej faktury zakupowej (system odczytuje obrazy w formacie PDF, PNG, JPG lub e-faktury) przez przedsiębiorcę lub pracownika biura rachunkowego,
2. Wprowadzenia pliku do systemu (jeśli skan ma wiele plików można je wprowadzić zbiorczo) przez przedsiębiorcę lub pracownika biura rachunkowego,
3. Odczytania danych z dokumentów przez system,
4. Kontroli poprawności odczytanych danych (ewentualnych modyfikacji należy dokonać ręcznie) przez księgową, opiekuna danej firmy lub szefa biura rachunkowego,
5. Zapisania danych.

Przed rozpoczęciem pracy w OCR należy zapoznać się z: Regulaminem usługi OCR Odczytywanie faktur w chmurze.

Zalecanymi aplikacjami do robienia zdjęć faktur kosztowych są między innymi: camscanner czy Microsoft Office Lens (program dostępny jest dla androida oraz IOS). Pozwalają one na spłaszczenie obrazu i nałożenie filtru, który pozwoli OCR lepiej odczytać fakturę. Zaleca się również wczytywanie skanów o parametrach 150-200 dpi, w kolorze lub ewentualnie odcieniach szarości (najmniej pożądane są wersje czarno-białe).

Automatyczny OCR 

Dzięki automatycznemu OCR system w tle odczytuje samodzielnie faktury kosztowe tworząc wersje robocze wydatków. Jest to oszczędność czasu w porównaniu do opcji podstawowego odczytywania dokumentów przez OCR ponieważ księgowa, opiekun firmy lub szef biura może w tym samym czasie np. weryfikować poprawność księgowania na innym koncie klienta poprzez moduł sprawdzania podatkowego.

Automatyczny OCR na stronie głównej

W zakładce: START » STRONA GŁÓWNA znajduje się moduł OCR w którym przedsiębiorca może dodawać faktury kosztowe klikając w opcję Dodaj Fakturę i wybierając dokument z dysku komputera lub przeciągając pliki bezpośrednio z folderu do okna OCR. Dzięki temu bez ingerencji opiekuna księgowego, system utworzy automatycznie wersje robocze odczytanych faktur.

Klienci często skanują wielostronicowe faktury lub skanują wszystkie faktury do jednego pliku. Aby zostały odpowiednio podzielone pliki z fakturami wgrywanymi do systemu wystarczy wybrać sposób w jaki mają być dzielone pliki. W tym celu należy kliknąć opcję POKAŻ KOLEJKĘ PRZETWAŻANIA » OPCJE. Zaznaczenie opcji Jeden plik jako jedna faktura spowoduje, że OCR będzie każdy wgrany plik do przetworzenia traktował jako osobną fakturę. Jeżeli lik będzie posiadał kilka stron to każda z nich będzie przetworzona jako osobna wersja robocza. Pozostawienie niezaznaczonej opcji będzie skutkowało tym, że plik który posiada wiele stron będzie traktowany jako jedna wielostronicowa faktura.

Aby zaksięgować wersje robocze można dokonać tego z poziomu strony głównej w module KSIĘGUJ WYDATKI po kliknięciu w opcję Księguj wersje robocze.

Księgowanie wersji roboczych możliwe jest również z poziomu zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE.

Automatyczny OCR w ramach Dropbox

Jeżeli biuro rachunkowe nie chce tworzyć dostępu dla klienta do systemu, nie oznacza to, że nie może korzystać z funkcji automatycznego OCR. Możliwe jest zintegrowanie dysku Dropbox dzięki czemu klient dodając dokumenty na swoim dysku Dropbox będą przetwarzane przez systemowy OCR i tworzone automatycznie wersje robocze wydatków.

Jak zintegrować dysk Dropbox?

Aby móc skorzystać z automatycznego odczytywania faktur w pierwszej kolejności należy podpiąć do systemu dysk Dropbox. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSK W CHMURZE » DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX i w oknie dodawania folderu w chmurze w podzakładce PODSTAWOWE wprowadzić nazwę folderu w Dropbox z którego pobierane będą dokumenty a następnie zaznaczyć opcję OBSŁUGA AUTOMATYCZNEGO OCR’a.

Po zintegrowaniu folderu na Dropbox będzie on widoczny na liście z oznaczeniem dla potrzeb OCR.

Automatyczne księgowanie wydatków z Dropbox

Po zalogowaniu na konto Dropbox należy dodawać faktury kosztowe do folderu DO ODCZYTU skąd automat będzie importował dokumenty do systemu wfirma.pl i tworzył na ich podstawie wersje robocze wydatków. 

W celu zaksięgowania wersji roboczej wydatku należy zaznaczyć ją na liście i z górnego menu wybrać opcję Księguj wersję roboczą.

Po zaksięgowaniu faktury będzie ona widoczna w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE oraz zostanie ujęta w rejestrze VAT zakupów oraz w odpowiedniej kolumnie KPiR.

Podstawowy OCR

W programie do odczytywania dokumentów w chmurze istnieje możliwość ręcznego zaczytywania danych przy użyciu OCR na podstawie:

• pojedynczych wydatków,
• plików zawierających kilka dokumentów.

Masowe odczytywanie dokumentów

Jeżeli plik PDF składa się z kilku faktur można skorzystać z masowego dodawania dokumentów.

W celu zaksięgowania masowo skanów dokumentów należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE i wybrać opcję DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU.

W oknie dodawania wydatku na podstawie pliku należy wybrać opcję Wybierz lub Upuść tutaj.

Jeśli załączony plik PDF posiada więcej niż jedną stronę to pojawi się dodatkowe okno, w którym należy zdefiniować przesłany plik PDF:

• Każda strona to osobna faktura zakupu,
• W pliku znajduje się jedna faktura zakupu - wówczas wszystkie strony przesłanego pliku będą traktowane jako jeden dokument,
• Indywidualny podział na osobne faktury zakupu - dzięki temu można określić, który plik stanowi osobny dokument lub jeśli w pliku znajdują się także dokumenty, które mają kilka stron to można je połączyć w jeden dokument.

Po dostosowaniu plików pojawi się okno dodawania nowego wydatku, którego widok zostanie podzielony na dwie części:

• w pierwszej części pojawi się standardowy widok dodawania wydatku, który zostanie uzupełniony automatycznie zgodnie ze skanem faktury,
• w drugim oknie pojawi się podgląd zeskanowanego dokumentu w celu porównania wprowadzonych danych. Skan można przybliżyć lub oddalić dzięki opcji “+” i “-”.

Przy pierwszym księgowaniu wydatków przez OCR pracownik biura rachunkowego samodzielnie wybiera rodzaj wydatku, jednak wybór ten zostanie przypisany do danego kontrahenta i zapamiętany przez system. Wówczas przy kolejnym odczytywaniu faktury od tego kontrahenta rodzaj wydatku zostanie automatycznie nadany zgodnie z ostatnim wyborem. Po zapisaniu wydatek zostanie ujęty w odpowiedniej ewidencji oraz zostanie pod niego automatycznie podpięty skan dokumentu. 

Jeśli w pliku znajduje się faktura, która składa się z kilku stron to w celu jej połączenia należy wybrać opcję Indywidualny podział na osobne faktury zakupu, a następnie w oknie Grupowania stron należy kliknąć i przytrzymać jedną stronę faktury i przeciągnąć ją na drugą.

Dzięki temu ręcznie można podzielić faktury znajdujące się w pliku PDF tworząc dokumenty kilkustronicowe jako jedna faktura.

Funkcja "Pomiń" w przypadku powielonych dokumentów w pliku

Wykorzystując program do odczytywania faktur w chmurze biuro rachunkowe może usprawnić obsługę księgową firmy klienta. Często zdarza się jednak, że klient przesyłając dokumenty powiela je w kilku plikach. W celu uniknięcia podwójnego księgowania tych samych dokumentów, przy próbie zapisu faktury pojawi się dodatkowy komunikat informujący o tym, że faktura o takim numerze została już zaksięgowana. Aby nie przerywać odczytywania faktur z pliku (tracąc tym samym ilość obrazów do przetworzenia o zeskanowane wcześniej dokumenty) można skorzystać z przycisku Cofnij.

Dzięki temu system powróci do widoku księgowania faktury, gdzie można użyć przycisku Pomiń, po czym system przejdzie do następnej wersji roboczej dokumentu.

Księgowanie wydatków z chmury poprzez CRM

W systemie wFirma dla biur rachunkowych istnieje również możliwość księgowania faktur, które przedsiębiorca może dodawać bezpośrednio do systemu poprzez dysk Google Drive lub Dropbox który nie jest zintegrowany z automatycznym OCR. Dzięki temu system nie tworzy wersji roboczych a księgowa może we własnym zakresie korzystać z OCR. 

W celu integracji dysku Google Drive lub Dropbox z systemem wFirma dla biur rachunkowych należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY » DODAJ DOKUMENT » DODAJ FOLDER W DROPBOX lub DODAJ FOLDER W GOOGLE DRIVE.

Więcej informacji o integracji dyskami można znaleźć w artykule pomocy: Integracja z dyskami Google Drive i Dropbox - dyski w chmurze.

Po integracji z dyskami Google Drive i Dropbox zostanie utworzony w chmurze oraz w systemie wFirma dla biur rachunkowych dodatkowy folder. Do utworzonego folderu przedsiębiorca może dodać pliki z zeskanowanymi dokumentami. Wówczas, aby pliki pojawiły się w systemie wFirma dla biur rachunkowych należy skorzystać z opcji synchronizacji folderu. W celu synchronizowania folderu w chmurze z systemem wFirma dla biur rachunkowych należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY i na liście kliknąć w nazwę utworzonego folderu a następnie wybrać opcję Synchronizuj folder.

Wówczas na liście pojawią się skany z danego folderu, które należy zaznaczyć i wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT) lub DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

• Jeśli w przesłanym pliku jest tylko jedna strona faktury to pojawi się od razu okno dodawania wydatku z podziałem na część dodawania wydatku oraz widokiem skanu dokumentu

• Jeśli w przesłanym pliku jest kilka faktur lub jedna faktura, która ma kilka stron pojawi się okno Wykryto wiele stron w pliku PDF, w którym należy wybrać jedną z opcji:

• Każda strona to osobna faktura zakupu,
• W pliku znajduje się jedna faktura zakupu - wówczas wszystkie strony przesłanego pliku będą traktowane jako jeden dokument,
• Indywidualny podział na osobne faktury zakupu - dzięki temu można określić, który plik stanowi osobny dokument lub jeśli w pliku znajdują się także dokumenty, które mają kilka stron to można je połączyć w jeden dokument.

Po wybraniu odpowiedniej opcji która określa typ pliku pojawi się okno Dodawania nowego wydatku z podziałem na część dodawania wydatku oraz część z widocznym skanem faktury.

Po zapisaniu wydatku zaksięgowane już dokumenty zostaną:

• umieszczone w folderze Archiwum (zostanie automatycznie utworzony nowy folder z rokiem, w którym zostanie utworzony także folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - opcja domyślnie ustawiona,
• usunięte z chmury - opcja domyślnie odznaczona,
• powielone, tzn. utworzy się kopia w chmurze (po zaksięgowaniu wydatku powstanie jego kopia w systemie) - opcja domyślnie ustawiona,
• pod wprowadzony wydatek zostanie automatycznie podpięty skan jego faktury.