15 września 2022

Program zgodny z wymogami RODO

15 września 2022

6 osób poleca

System działa zgodnie z wymogami jakie stawiają przepisy o ochronie danych osobowych, dzięki odpowiednio wprowadzonym funkcjonalnościom systemowym.

Ochrona przetwarzania danych osobowych

Dbając o bezpieczeństwo wfirma dla biur rachunkowych umożliwia:

przesył danych szyfrowaną transmisją - SSL EV (Extended Validation) czyli zabezpieczenia używane również przez banki,
zabezpieczenie dostępu do systemu dwuetapowym logowaniem (nie trzeba wówczas zmieniać hasła co 30 dni) lub spersonalizowanym hasłem,
formalne powierzenie przetwarzania danych osobowych na podstawie pisemnej umowy stanowiącej załącznik do regulaminu - możliwej do pobrania z systemu,
tworzenie kopii bezpieczeństwa danych przechowywanych na serwerze znajdującym się w odrębnej lokalizacji od serwera głównego na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (dodatkowo zabezpieczenie ciągłości działania systemu i zabezpieczenie przed utratą danych dzięki systemowi replikacji na serwery w innej lokalizacji niż serwer główny),
kontrolę zapisów dzięki automatycznemu odnotowywaniu informacji o tym jakie dane i przez kogo zostały wprowadzone do systemu - historia aktywności Użytkowników dostępna z poziomu USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY » HISTORIA AKTYWNOŚCI.

Przewaga systemów online nad instalowanymi na własnych serwerach/komputerach

W praktyce obszar przetwarzania danych osobowych stanowi każde miejsce, gdzie znajdują się dane osobowe. Jeżeli instalujesz system na swoim komputerze czy serwerze automatycznie bierzesz odpowiedzialność za zabezpieczenia.

Jako najczęstsze przyczyny utraty danych (do czego żadne biuro rachunkowe nie może dopuścić) podaje się:

na pierwszym miejscu - przypadkowe usunięcie
na drugim - wirusy komputerowe
jako kolejne - awaria sprzętu komputerowego
na czwartym miejscu - przerwy w dostawie prądu
a piąte miejsce - przypadkowy format dysku

Poniżej przedstawiamy ważne kwestie:

Obszar bezpieczeństwa	Program do księgowości instalowany na własnym serwerze	Program do księgowości online - wfirma
zabezpieczenie dostępów fizycznych	przejmujesz na siebie koszty chłodzenia, ustawienia odpowiedniej wilgotności, stałego dostępu do zasilania, po Twojej stronie jest zabezpieczenie dostępu do serwerowni/komputera - ustalenie polityki zabezpieczeń, koszt zapewnienia systemu alarmowego - polityki ostatniego klucza gdy już pozamykamy wszystkie szafy i pokoje	koszt zabezpieczenia jest po stronie dostawcy oprogramowania; to on przejmuje na siebie zapewnienie wymogów bezpieczeństwa fizycznego "sprzętu" wykorzystując w tym celu wyspecjalizowane serwerownie i firmy będące liderami na rynku
zabezpieczenie przed utratą danych	samo stworzenie kopii zapasowej na komputerze na którym zainstalowany jest system nie rozwiązuje problemu - kopie bowiem powinny być przechowywane na odrębnym nośniku w innej lokalizacji; dodatkowo wymagane jest cykliczne sprawdzanie czy kopia zapasowa jest sprawna czyli symulacja odtworzenia danych z kopii ( 80% wdrożonych systemów kopii zapasowych nie jest na bieżąco sprawdzana pod kątem ich odtworzenia)	dla administratora zarządzającego system księgowości online bezpieczeństwo danych i zapewnienie ciągłości działania systemu to priorytet dlatego też wfirma zapewnia odpowiednią infrastrukturę techniczną pozwalającą na tworzenie kopii zapasowych codziennie i przechowywanie ich w innej lokalizacji niż główna baza; dodatkowo układ serwerów jest zbudowany tak by wykorzystywać nowoczesne rozwiązania jak replikacja danych z kilkuminutowym zaledwie opóźnieniem by zminimalizować maksymalnie ryzyko utraty danych stąd wdrożona polityka zabezpieczeń i okresowego odtwarzania stanu z kopii zapasowej w celu weryfikacji czy tworzenie kopii działa poprawnie
zgodność z prawem	konieczność pilnowania aktualizacji we własnym zakresie (często dodatkowo odpłatnych)	darmowe aktualizacje przeprowadzane na bieżąco bez konieczności pamiętania Użytkownika o ich wdrożeniu
zapewnienie dostępu do stałej energii elektrycznej	mało które biuro może sobie pozwolić na własny zapasowy agregat prądu	koszt zabezpieczeń po stronie dostawcy usługi który musi zapewnić ciągłość działania do jakiej zobowiązuje się w regulaminie SLA na poziomie 98%.
zabezpieczenie dostępu (wglądu) do systemu	zabezpieczenia komputera, hasła zmieniane okresowo, zabezpieczenia przed fizycznym zagubieniem sprzętu, antywirusy,	jeśli dane przechowujemy w systemach online to miejscem ich przechowywania jest serwerownia lub chmura za którą odpowiada dostawca usługi, wówczas po stronie Użytkownika zabezpieczenia jakie musi wykonać to wspomniane wcześniej dwuetapowe logowanie natomiast sam dostęp do komputera gdzie na samym jego dysku nie ma danych staje się sprawą całkowicie drugorzędną i nieistotną; system wfirma ma wbudowany mechanizm automatycznego wylogowania

Raporty RODO w wfirma dla biur rachunkowych - przydatne narzędzie

Program daje możliwość użytkownikom serwisu sporządzenia i wydrukowania dla każdej osoby, której dane są przetwarzane w wfirma dla biur rachunkowych, raportu RODO zawierającego informacje dotyczące:

daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu administratora danych oraz ich treści,
identyfikatora użytkownika wprowadzającego te dane,
źródła danych w przypadku zbierania danych nie od osoby, której one dotyczą,
odbiorców danych, którym dane osobowe zostały udostępnione,
otrzymanego sprzeciwu.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami