Przeniesienie księgowości od początku roku

Przejmując klienta wraz z początkiem roku należy wprowadzić w systemie niezbędne dane zarówno dotyczące firmy jak i niektóre dane z ewidencji podatkowych. Poniżej omawiamy jak powinno przebiegać przeniesienie księgowości od początku roku do systemu wFirma dla Biur Rachunkowych.

Ustawienia ogólne firmy

Po utworzeniu konta dla firmy klienta należy wprowadzić podstawowe informacje w zakresie rozliczania podatków i ZUS w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI »

  • OGÓLNE - gdzie należy wskazać datę rozpoczęcia działalności klienta, datę rozpoczęcia prowadzenia księgowości w systemie (czyli w tym przypadku jest to 1 stycznia), 

Przeniesienie księgowości od początku roku - ustawienia ogólne

  • PODATEK DOCHODOWY - gdzie w podzakładce PODSTAWOWE należy wybrać właściwy urząd skarbowy, rodzaj prowadzonej ewidencji, formę opodatkowania (w przypadku wyboru ewidencji KPiR) lub domyślną stawkę ryczałtu (w przypadku wyboru Ewidencji Przychodów), rodzaj numeracji KPiR, metodę rozliczania kosztów i częstotliwość opłacania zaliczek na podatek dochodowy. W podzakładce STRATY Z LAT UBIEGŁYCH można wprowadzić informację o wysokości straty jaka będzie odliczana bezpośrednio w zaliczce na podatek w danym roku.

Przeniesienie księgowości od początku roku - ustawienia podatków

  • PODATEK VAT - gdzie należy wskazać, czy klient jest czynnym podatnikiem VAT czy korzysta ze zwolnienia z VAT. W przypadku nievatowców należy wybrać urząd skarbowy, podstawę prawną zwolnienia z VAT i oznaczyć czy klient jest zarejestrowany do VAT-UE. W przypadku czynnych podatników VAT należy wybrać urząd skarbowy oraz odpowiednio oznaczyć częstotliwość rozliczania się z urzędem z tytułu VAT jak również zaznaczyć odpowiednią opcję jeżeli dotyczy ona klienta czyli czy jest prowadzona sprzedaż w systemie VAT marża, czy klient stosuje metodę kasową VAT, czy prowadzi sprzedaż mieszaną lub zagraniczną sprzedaż wysyłkową. Dodatkowo w tym miejscu należy zaznaczyć czy klient jest zarejestrowany do procedury VAT OSS i/lub posiada aktywny numer VAT UE.

Przeniesienie księgowości od początku roku - ustawienia VAT

  • RODZAJ TRANSAKCJI W JPK - gdzie należy zaznaczyć występujące w prowadzonej przez klienta działalności kody transakcji w podzakładce TRANSAKCJE SZCZEGÓLNE oraz w podzakładce GTU kody grup towarów i usług które dotyczą sprzedaży prowadzonej przez klienta. Kod FP, WEW, TP i RO nie jest widoczny na liście z racji tego, że dodawane są one w innym miejscu w systemie.

Przeniesienie księgowości od początku roku - ustawienia transakcji szczególnych

  • ZUS - gdzie w podzakładce OGÓLNE należy wskazać schemat składek społecznych, czy klient opłaca ubezpieczenie chorobowe, z ilu tytułów opłaca składkę zdrowotną lub czy jest z niej zwolniony, czy opłaca fundusz pracy i do jakiego oddziału NFZ należy. Dodatkowo należy wskazać kod tytułu ubezpieczeń ZUS.

Przeniesienie księgowości od początku roku - ustawienia ZUS

Dodatkowo, jeżeli klient jest opodatkowany na zasadach karty podatkowej to w polu UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE należy wybrać opcję KARTA PODATKOWA.

Przeniesienie księgowości od początku roku - ustawienia ZUS

Nie należy wprowadzać ręcznie składników w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » SKŁADKA ZDROWOTNA ze względu na to, że podczas generowania ZUS DRA za styczeń, system wyświetli okno z dodatkowymi polami których potrzebuje do wyliczenia składki zdrowotnej. Dane te zostaną automatycznie przeniesione jako składniki w tej zakładce w ustawieniach.

  • FUNKCJE KSIĘGOWE - gdzie należy wskazać w jaki sposób mają być księgowane składki społeczne klienta (w przypadku podatku liniowego i skali podatkowej) oraz składki zdrowotne klienta (w przypadku podatku liniowego). W tym miejscu można również włączyć funkcję automatycznego rozliczenia różnic kursowych. Dodatkowo zalecanym jest zaznaczenie opcji sprawdzania poprawności dat księgowania dzięki której np. nie wystąpi sytuacja gdzie faktura kosztowa zostanie zaksięgowana przed datą jej wystawienia.

Przeniesienie księgowości od początku roku - funkcje księgowe

Przeniesienie ewidencji środków trwałych

W celu przeniesienia ewidencji środków trwałych i kontynuowania amortyzacji w systemie (odpisy amortyzacyjne księgują się automatycznie na podstawie planu amortyzacji) należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY. Dodając środek trwały należy uzupełnić wymagane pola a w szczególności wprowadzić faktyczną datę wprowadzenia majątku do firmy oraz datę jego nabycia - daty te będą datami sprzed przeniesienia księgowości do systemu czyli zgodne z dotychczasową ewidencją środków trwałych prowadzoną w innym systemie. Należy również uzupełnić wartość początkową środka trwałego a system na podstawie tych informacji będzie kontynuować odpisy amortyzacyjne.

Przeniesienie księgowości od początku roku - dodanie środka trwałego

Dodanie remanentu początkowego

Na dzień 1 stycznia należy dodać wartość remanentu początkowego poprzez zakładkę: EWIDENCJE » REMANENTY » DODAJ REMANENT » REMANENT POCZĄTKOWY.

Przeniesienie księgowości od początku roku - remanent początkowy

Generowanie pierwszej ZUS DRA za styczeń

Przejmując klienta od stycznia, pierwszą ZUS DRA jest ta generowana za styczeń. W celu wygenerowania ZUS DRA należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ

Przeniesienie księgowości od początku roku - generowanie ZUS DRA

Wyświetli się okno, w którym system sam wskaże za jakie okresy rozliczeniowe i jakich danych potrzebuje aby wyliczyć prawidłową wysokość składki zdrowotnej. Co istotne, dane o formie opodatkowania wybranej w roku, od którego nastąpiło rozpoczęcie prowadzenia księgowości w systemie zostanie przyjęta z zakładki USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY i to na tej podstawie system ustala, czy następuje kontynuacja formy opodatkowania, czy jej zmiana. 

Jeżeli poprzednie biuro rachunkowe obsługujące klienta nie wygenerowało ZUS DRA za grudzień czyli za ostatni okres przed przeniesieniem księgowości do systemu wFirma dla biur rachunkowych, to należy taki formularz sporządzić dla klienta i wysłać bezpośrednio na PUE ZUS.

W przypadku ryczałtu dane niezbędne do wyliczenia składki zdrowotnej będą pobrane bezpośrednio z ewidencji przychodów, która znajduje się w zakładce EWIDENCJE » EWIDENCJA PRZYCHODÓW. System będzie wymagał podania składek społecznych zapłaconych w styczniu (czyli tych wynikających z ZUS DRA za grudzień, które generowane było poza systemem).

W przypadku skali podatkowej i podatku liniowego aby prawidłowo wyliczyć składkę zdrowotną w styczniu po przeniesieniu księgowości w styczniu konieczne będzie podanie dodatkowych parametrów, do zachowania ciągłości wyliczeń. Dotyczy to przede wszystkim osób, które decydują się kontynuować w 2023 roku formę opodatkowania taką jak w roku poprzednim - podstawie skali podatkowej lub podatku liniowego. 

Przy kontynuacji w 2023 roku formy opodatkowania z 2022 roku - podatku liniowego lub skali podatkowej - pojawia się instytucja roku składkowego trwającego od 1 lutego do 31 stycznia, przez co składka zdrowotna w DRA za styczeń musi być wyliczona na podstawie danych z poprzedniego roku, których nie ma w systemie.

Przy kontynuacji (w przypadku podatku liniowego lub skali podatkowej), w polu:

  • Forma opodatkowania w roku RRRR podać należy formę rozliczania podatku dochodowego w grudniu poprzedniego roku kalendarzowego.

  • Przychody narastająco na koniec grudnia RRRR należy wprowadzić przychody osiągnięte od stycznia do końca grudnia poprzedniego roku (lub od lipca do grudnia poprzedniego roku kalendarzowego, gdy w trakcie 2022 roku zmieniono formę opodatkowania) z podsumowania kolumny 9 KPiR.

  • Koszty narastająco na koniec grudnia RRRR należy wprowadzić koszty poniesione od stycznia do końca grudnia poprzedniego roku (lub od lipca do grudnia poprzedniego roku kalendarzowego, gdy w trakcie 2022 roku zmieniono formę opodatkowania) czyli sumę podsumowania kolumn 10, 11, 12 i 13 KPiR.

  • Suma dochodu na koniec listopada RRRR należy wprowadzić sumę dochodów z poprzednich ZUS DRA z części XI formularza z poz. 02 /06 RCA część III E poz 02/06 (w zależności od formy opodatkowania i tego czy zatrudniani byli pracownicy) od ZUS DRA za luty do ZUS DRA za grudzień (lub od ZUS DRA za lipiec do ZUS DRA za grudzień poprzedniego roku kalendarzowego, gdy w trakcie roku zmieniono formę opodatkowania). Jeżeli składki społeczne odliczane były bezpośrednio w zaliczce to sumę dochodu należy powiększyć o kwotę odliczonych składek społecznych z tych ZUS DRA."

  • Składki społeczne do odliczenia w grudniu należy wpisać wartość składek społecznych zapłaconych za przedsiębiorcę lub osobę współpracującą w grudniu (nieważne za jaki okres były należne) oraz ewentualną wartość nieodliczonych składek w poprzednich miesiącach (czyli niewykorzystanych składek). Przy kontynuacji formy opodatkowania ujęte zostaną przy naliczaniu składki zdrowotnej w DRA za styczeń.

  • Składki społeczne do odliczenia w styczniu należy wpisać wartość składek społecznych zapłaconych za przedsiębiorcę lub osobę współpracującą w styczniu nowego roku (nieważne za jaki okres były należne). Składki te zostaną przy naliczaniu składki zdrowotnej w DRA za luty.

W razie zmiany formy opodatkowania, wystarczy uzupełnienie pól z formą opodatkowania oraz ze składkami opłaconymi w styczniu (pochodzącymi np. z DRA za grudzień, jeśli przedsiębiorca dokonuje płatności terminowo).

Po uzupełnieniu pól należy kliknąć ZAPISZ. W kolejnym oknie należy wybrać okres, za który ma zostać wygenerowany ZUS DRA i kliknąć ZAPISZ.

Dane dodane w oknie generowania ZUS DRA zostaną automatycznie przeniesione do składników składki zdrowotnej w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » SKŁADKA ZDROWOTNA.

Generowanie pierwszej zaliczki na podatek dochodowy

Przed wygenerowaniem pierwszej zaliczki należy wprowadzić informacje o zapłaconych w styczniu składkach na fundusz pracy (o ile klient płaci ten rodzaj składek i prowadzi KPiR). Składkę na FP należy ująć w KPiR dowodem wewnętrznym poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY, wybierając schemat księgowy KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI (co należy dokonać przed wyliczeniem zaliczki na podatek dochodowy).

Przeniesienie księgowości od początku roku - dodawanie DW

Zaliczkę na podatek dochodowy generuje się poprzez zakładkę: START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK. Po wybraniu okresu czyli STYCZEŃ lub I KWARTAŁ danego roku i kliknięciu ZAPISZ pojawi się kolejne okno, w którym należy wprowadzić dane o składkach podlegających odliczeniu w zaliczce czyli składkach społecznych (w przypadku ryczałtu, podatku liniowego oraz skali podatkowej) oraz zdrowotnych (w przypadku ryczałtu lub podatku liniowego).

Wprowadzając w polu POZOSTAŁE SKŁADKI wysokość składek zdrowotnych do odliczenia należy wprowadzić już kwotę podlegającą odliczeniu - czyli z uwzględnieniem 50% zapłaconych składek dla ryczałtu oraz do wysokości limitu 10 200 zł dla podatku liniowego.

Jak zaksięgować składki w przypadku gdy przeniesienie księgowości będzie na przełomie roku?

Zależy to w głównej mierze od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania i tak w przypadku:

  1. skali podatkowej - opłacone za przedsiębiorcę i osobę współpracującą składki: 

    1. społeczne jeżeli są odliczane bezpośrednio od dochodu - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, natomiast składki społeczne - gdy zaliczane do kosztów - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach,

    2. na Fundusz Pracy - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach, 

    3. zdrowotne - nie podlegają odliczeniu.

  2. podatku liniowego - opłacone za przedsiębiorcę i osobę współpracującą składki:

    1. społeczne jeżeli są odliczane bezpośrednio od dochodu - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, natomiast składki społeczne - gdy zaliczane do kosztów - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach,

    2. na Fundusz Pracy - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach, 

    3. zdrowotne - jeżeli są odliczane bezpośrednio od dochodu - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, natomiast składki zdrowotne - gdy zaliczane do kosztów - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach. W 2023 roku (chodzi o datę zapłaty składki bez względu na to za jaki miesiąc składki są należne) limit odliczenia składek zdrowotnych wynosi 10 200 zł.

  3. ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - opłacone za przedsiębiorcę i osobę współpracującą składki:

    1. społeczne ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek,

    2. zdrowotne - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, przy czym należy pamiętać że limit odliczenia tej składki wynosi 50% zapłaconej kwoty.

Składki opłacane za pracowników finansowane przez pracodawcę, które stanowią koszt podatkowy, księguje się poprzez dowód wewnętrzny, przy czym:

  • do końca 2022 roku obowiązuje zasada, że jeśli wynagrodzenie wypłacone jest pracownikom w terminie i składki zapłacone są w ustawowym terminie, to księgowanie odbywa się w grudniu (czyli nie dodaje się DW w systemie). Gdy składki zostaną opłacone po terminie, to należy dodać DW zgodnie z datą zapłaty;

  • od 2023 roku składki ZUS stanowią koszt miesiąc, za który są należne o ile zostaną zapłacone w terminie wynikającym z przepisów (bez znaczenia jest data wypłaty wynagrodzenia pracownikom). W dalszym ciągu jednak, gdy składki zostaną opłacone po terminie, to należy dodać DW zgodnie z datą zapłaty.

W kolejnych miesiącach składki ZUS będą ujmowane w wyliczaniu zaliczki na podatek automatycznie po rozliczeniu ZUS DRA w systemie.

Generowanie JPK_V7 za styczeń

W celu wygenerowania pliku JPK_V7 należy przejść do zakładki: START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK_V7 a następnie jako Okres wybrać STYCZEŃ a jako Cel złożenia zaznaczyć ZŁOŻENIE DEKLARACJI.

Przeniesienie księgowości od początku roku - generowanie JPK

Po kliknięciu ZAPISZ pojawi się okno z generatorem pliku JPK. Plik JPK_V7 generowany jest na podstawie danych które znajdują się w zakładce EWIDENCJE » REJESTR VAT SPRZEDAŻY / REJESTR VAT ZAKUPÓW. Natomiast kwotę nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym z grudnia należy wprowadzić na trzeciej stronie generatora w poz. 39. Aby włączyć to pole do edycji należy zaznaczyć checbox znajdujący się przy tym polu.

Przeniesienie księgowości od początku roku - dane w JPK

W plikach JPK za kolejne miesiące ewentualna nadwyżka VAT do przeniesienia na kolejny okres będzie zaciągać się automatycznie.

Pliki JPK_V7 za kolejne okresy można w szybki sposób wygenerować zbiorczo dla wszystkich klientów z listy firm o czym więcej w artykule: Widok panelu głównego po zalogowaniu - praktyczne informacje oraz dokonać zbiorczej wysyłki.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Księgowość onlone

Księgowość online wFirma

  • Generowanie i wysyłka JPK_VAT
  • Integracja z e-US i e-ZUS
  • Kontrola płatności
  • Automatyczne rozliczanie różnic kursowych
Rozpocznij 30 dni za darmo!
Zapewniamy innowacyjność serwisu popartą wieloletnim doświadczeniem w branży księgowości i zarządzania biznesem. Cały czas monitorujemy zmiany oraz trendy zachodzące w sposobie prowadzenia i rozwijania firmy.
Beata Kostrzycka Dyrektor ds. Rozwoju Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Beata Kostrzycka