Przeniesienie księgowości w trakcie roku

Przeniesienie do systemu wFirma dla biur rachunkowych księgowości biura oraz księgowości klienta możliwe jest zarówno wraz z początkiem nowego roku jak również w trakcie roku. W zależności od wybranego terminu system pozwala na kontynuację prowadzonych ewidencji podatkowych lub w przypadku przeniesienia rozliczeń w trakcie roku do uzupełnienia ewidencji wstecz od początku roku. Nie ma znaczenia na którą z opcji zdecyduje się biuro rachunkowe - nie wiąże się to z dodatkowymi kosztami pakietu po stronie biura rachunkowego.

Przeniesienie KPiR

Rozpoczynając pracę w systemie, w sytuacji gdy następuje przeniesienie księgowości w trakcie roku, w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » OGÓLNE należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym daty:

• rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej,
• rozpoczęcia prowadzenia księgowości w systemie.

Jeżeli księgowość przenoszona jest do systemu w trakcie roku, czyli powyższe daty są różne, to pojawią się dodatkowe pola do uzupełnienia dotyczące podsumowania kolumn KPiR na ostatni dzień miesiąca przed przeniesieniem księgowości do systemu.

W przypadku numerowania KPiR rocznie, system dodatkowo wyświetla pole OSTATNI NUMER LP. W KPiR, które należy uzupełnić, aby system mógł kontynuować numerację prowadzoną od początku roku. Sposób numeracji KPiR (miesięcznie lub rocznie) można wybrać w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY.

Kadry

Jeśli firma zatrudnienia pracowników należy również uzupełnić zakładkę KADRY.

Szczegóły na temat prowadzenia tej zakładki w systemie są dostępne w artykule: Kadry i płace.

Ewidencja środków trwałych i WNiP

Przenosząc księgowość do systemu w trakcie roku należy również uzupełnić Ewidencję środków trwałych. W tym celu należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY.

Wprowadzając środki trwałe bezpośrednio do ewidencji należy zwrócić szczególną uwagę na pole DATA WPROWADZENIA, od którego zależy rozpoczęcie uwzględniania odpisów amortyzacyjnych. Przy przenoszeniu księgowości do systemu odpisy powinny być kontynuowane według przyjętego wcześniej planu amortyzacji. Dzięki uzupełnieniu zgodnie z dotychczas prowadzoną ewidencją środków trwałych dat wprowadzenia i nabycia środka trwałego oraz jego wartości początkowej system będzie kontynuował naliczanie odpisów amortyzacyjnych.

Plan amortyzacji środka trwałego można skontrolować, zaznaczając dany środek trwały i wybierając z górnego menu opcję DRUKUJ » DRUKUJ PLAN AMORTYZACJI.

Ponadto system pilnuje limitu amortyzacji w przypadku samochodów osobowych (zwykłych do 150 000 zł i elektrycznych do 225 000 zł) ujmując w kosztach odpis amortyzacyjny do wysokości limitu. Wprowadzając pojazd do ewidencji środków trwałych należy wprowadzić pełną wartość początkową bez dokonywania ręcznych przeliczeń. Można to zweryfikować klikając w nazwę środka trwałego gdzie w planie amortyzacji widocznym w tabeli wystarczy najechać kursorem na wybrany miesiąc.

Dodając środki trwałe bezpośrednio w ewidencji środków trwałych jak również na podstawie faktur księgowanych w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE system generuje dokument OT który dostępny jest w szczegółach środka trwałego w zakładce DOKUMENTY MAJĄTKOWE.

Więcej w temacie wprowadzania środków trwałych do systemu w artykułach pomocy: Ewidencja Środków Trwałych i WNiP - przydatne funkcje

Pierwsza zaliczka na podatek dochodowy

Przeniesienie księgowości od początku roku

Wyliczając pierwszą zaliczkę na podatek za styczeń lub I kwartał poprzez zakładkę: START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK pojawi się okno, w którym należy wprowadzić zapłacone w styczniu składki społeczne polegające odliczeniu (o ile składki te nie są ujmowane jako koszt w KPiR) w polu POZOSTAŁE SKŁADKI.

Przeniesienie księgowości w trakcie roku na zasadach ogólnych i podatku liniowym

Podczas wyliczania pierwszej zaliczki na podatek dochodowy w zakładce START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK, pojawi się okno, w którym należy uzupełnić pola dotyczące składek wynikających z ZUS DRA generowanego poza system a opłaconych w miesiącu/kwartale, od którego nastąpiło przeniesienie księgowości do systemu:

• Składki społeczne opłacone w miesiącu wyliczenia zaliczki » Pozostałe składki - należy wprowadzić wartość (wynikającą z ZUS DRA wygenerowanego poza systemem) opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy (lub też osoby współpracującej) w tym samym miesiącu, co wyliczana zaliczka;

• Składki zdrowotne opłacone w miesiącu wyliczenia zaliczki » Pozostałe składki - pole pojawi się w przypadku opodatkowania podatkiem liniowym. Należy wprowadzić wartość (wynikającą z ZUS DRA wygenerowanego poza systemem) podlegającą odliczeniu zapłaconej składki zdrowotnej za przedsiębiorcę (lub też za osobę współpracującą) w miesiącu, za który wyliczana jest zaliczka pod warunkiem, że składka zdrowotna nie jest odliczana jako koszt w KPiR.

• Odliczone składki na ubezpieczenie społeczne - czyli pozostałe opłacone w bieżącym roku (w miesiącach przed przeniesieniem księgowości do systemu) składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy (oraz osoby współpracującej) - jeżeli nie były ujmowane jako wydatki w KPiR,
• Odliczone składki na ubezpieczenie zdrowotne - czyli pozostałe opłacone w bieżącym roku (w miesiącach przed przeniesieniem księgowości do systemu) składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorcy (oraz osoby współpracującej) opodatkowanego podatkiem liniowym, podlegające odliczeniu - jeżeli nie zostały ujęte jako koszt w KPiR,
• Poprzednie zaliczki na podatek - czyli opłacone w bieżącym roku zaliczki na podatek dochodowy.

Składki na Fundusz Pracy oraz składki za pracowników, co do zasady ujmowane są bezpośrednio w KPiR, dlatego ich wartości nie są uwzględniane w powyższych polach.

Natomiast rozliczenie składek ZUS należy rozpocząć od miesiąca, w którym przeniesiono księgowość firmy do systemu i będzie następowało automatycznie na podstawie onaczenia jako opłaconych wygenerowanych w systemie deklaracji ZUS DRA.

Przeniesienie księgowości w trakcie roku na ryczałcie

W przypadku opodatkowania ryczałtem, generując pierwszą zaliczkę na podatek należy uzupełnić pole: 

• Składki społeczne opłacone w miesiącu wyliczenia zaliczki » Pozostałe składki - należy wprowadzić wartość (wynikającą z ZUS DRA wygenerowanego poza systemem) opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy (lub też osoby współpracującej) w tym samym miesiącu, co wyliczana zaliczka;
• Składki zdrowotne opłacone w miesiącu wyliczenia zaliczki » Pozostałe składki - należy wprowadzić wartość (wynikającą z ZUS DRA wygenerowanego poza systemem) podlegającą odliczeniu zapłaconej składki zdrowotnej za przedsiębiorcę (lub też za osobę współpracującą) w miesiącu, za który wyliczana jest zaliczka.

Jeżeli w poprzednich miesiącach, w których księgowość prowadzona była poza systemem, przedsiębiorca nie wykorzystał całej kwoty składek ZUS podlegających odliczeniu należy wprowadzić je w polach:

• Niewykorzystane składki na ubezpieczenie społeczne - należy wprowadzić sumę nieodliczonych w poprzednich miesiącach składek na ubezpieczenie społeczne;
• Niewykorzystane składki na ubezpieczenie zdrowotne - należy wprowadzić sumę nieodliczonych w poprzednich miesiącach składek na ubezpieczenie zdrowotne uwzględniając prawo do odliczenia czyli 50% zapłaconych składek zdrowotnych.

Formularz ZUS DRA

Opodatkowanie skalą podatkową lub podatkiem liniowym

Generując w systemie pierwszy formularz ZUS DRA poprzez zakładkę: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ pojawi się okno, w którym należy wprowadzić dane w polach:

• Suma dochodu na koniec ... - czyli suma dochodów liczona od początku roku do wskazanego miesiąca czyli do dwóch miesięcy sprzed miesiąca w którym księgowość została przeniesiona do systemu;
• Składki społeczne pozostałe do odliczenia z przeniesienia - czyli składki społeczne, które mogą zostać odliczone w bieżącym wyliczeniu ZUS DRA, a więc składki społeczne zapłacone w miesiącu będącym podstawą wyliczenia ZUS DRA powiększone o nieodliczone w poprzednich miesiącach składki społeczne (pod warunkiem, że składki te nie są księgowane jako koszt w KPiR);
• Składki społeczne zapłacone w ... - czyli wartość składek społecznych zapłaconych w miesiącu, w którym została przeniesiona księgowość do systemu (wynikające z ZUS DRA wygenerowanego poza systemem) pod warunkiem, że składki te nie są księgowane jako koszt w KPiR.

Wprowadzone składniki będą widoczne w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » SKŁADKA ZDROWOTNA.

Opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

Generując w systemie pierwszy formularz ZUS DRA poprzez zakładkę: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ pojawi się okno w którym należy wprowadzić dane w polach:

• Przeniesienie - stan na koniec ... - czyli przychód narastająco od początku roku do miesiąca poprzedzającego miesiąc przeniesienia księgowości do systemu;
• Składki społeczne przeniesienie - stan na koniec ... - czyli suma składek społecznych opłaconych od początku roku do miesiąca w którym została przeniesiona księgowość do systemu włącznie.

Podatek VAT

Podczas generowania pierwszego pliku JPK_V7 przez zakładkę START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK V7, należy na trzeciej stronie okna zaznaczyć pole przy poz. 39 a następnie wprowadzić nadwyżkę VAT do przeniesienia z poprzedniego pliku JPK_V7 generowanego poza systemem. Jeżeli nie pojawiła się nadwyżka podatku naliczonego do przeniesienia domyślnie w tym polu wprowadzona jest wartość “0”.