System MojeBiuro24.pl umożliwia wysłanie przypomnienia o braku płatności za fakturę drogą mailową oraz SMS-em. Przypomnienia wysyłane są automatycznie dla danego kontrahenta do każdej nierozliczonej faktury, przed lub po terminie płatności, w zdefiniowanym czasie - wystarczy zdefiniować przypomnienie o braku płatności które zostanie wysłane do klientów.
Aby utworzyć szablon przypomnień należy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI » PRZYPOMNIENIA O BRAKU PŁATNOŚCI. Możliwy jest wybór dwóch form przypomnień: E-MAIL lub SMS.
Przez wybór opcji DODAJ PRZYPOMNIENIE w sekcji E-mail można wprowadzić wzór nowego przypomnienia, które będzie automatycznie wysyłane po dacie lub przed datą płatności (określonej w polu CZAS) bądź jeśli użytkownik zaznaczy opcję PRZYPOMNIENIE RĘCZNE będzie wysyłane po ręcznym jego wysłaniu.
TREŚĆ oraz TEMAT przypomnienia można wprowadzić dowolnie. Można również stosować znaczniki, które podczas wysyłki zostaną zamienione na tekst, odpowiednio według wzoru:
Dodatkowo można określić czy jest to "DOMYŚLNE PRZYPOMNIENIE" (okno pojawia się po oznaczeniu funkcji PRZYPOMNIENIE RĘCZNE).
W stopce wiadomości e-mail automatycznie zostaną dołączone dane firmy, która wysyła przypomnienie.
W celu zmiany opcji przypomnień (np. zmiany treści czy terminu wysyłania) należy zaznaczyć dane przypomnienie z listy i wybrać z górnego menu opcję MODYFIKUJ. W wyświetlonym oknie modyfikacji można wówczas wprowadzić pożądane zmiany.
Aby zrezygnować z wysyłania wprowadzonego przypomnienia wystarczy go zaznaczyć, a następnie wybrać opcję USUŃ lub podczas modyfikacji przypomnienia wybrać opcję PRZYPOMNIENIE RĘCZNE.
Wysyłanie przypomnień o braku płatności za pomocą SMS wymaga przeprowadzenia integracji z systemem SmsApi.
Poprawne dokonanie integracji pozwoli na utworzenie szablonu przypomnienia SMS przez wybranie opcji DODAJ PRZYPOMNIENIE w sekcji SMS.
W oknie dodawania nowego ręcznego przypomnienia pojawia się domyślny szablon treści, który można dowolnie modyfikować. W treści można również stosować znaczniki, które podczas wysyłki zostaną zamienione na tekst, odpowiednio według wzoru:
Przypomnienie SMS ma ograniczoną liczbę znaków, która wynosi 134 (nie biorąc pod uwagę polskich znaków, które skracają liczbę znaków wiadomości). Po przekroczeniu limitu znaków dalsza część treści zostanie ujęta w kolejnej wiadomości SMS.
Przypomnienia o braku płatności można wysyłać tylko do kontrahentów, którzy zostali ujęci w katalogu widocznym w zakładce CRM » KONTRAHENCI wraz z podaniem adresu e-mail i/lub numerem telefonu, w zależności od formy przypomnienia (e-mail lub SMS).
Przypomnienia drogą mailową można wysyłać ręcznie lub automatycznie dla każdej nierozliczonej faktury - przed lub po terminie płatności, w zdefiniowanym czasie. Natomiast przypomnienia SMS można wysyłać tylko ręcznie.
Ręczne wysyłanie przypomnień o braku płatności następuje przez zaznaczenie danej faktury w zakładce:
PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i wybraniu opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL/WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE SMS,
PRZYCHODY » WINDYKACJA » WIERZYTELNOŚCI i wybraniu opcji WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE,
START » FAKTURY Z NIEUREGULOWANĄ PŁATNOŚCIĄ » PRZEJDŹ DO PEŁNEGO WIDOKU » NIEUREGULOWANE PŁATNOŚCI i wybraniu opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL/WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE SMS,
Aby całkowicie wyłączyć wysyłanie przypomnień dla danego kontrahenta należy w zakładce CRM » KONTRAHENCI zaznaczyć kontrahenta z listy i wybrać opcję z górnego menu MODYFIKUJ. Następnie należy przejść do zakładki FAKTURY i odznaczyć opcję PRZYPOMINAJ O NIEZAPŁACONYCH FAKTURACH. Po zapisaniu zmian system nie będzie wysyłał żadnych przypomnień do danego kontrahenta.