Samochód w firmie - dodawanie pojazdu osobowego do systemu

W systemie wFirma dla Biur Rachunkowych można wprowadzić wykorzystywany samochód osobowy w firmie w zależności od tego, czy stanowi on środek trwały, wykorzystywany jest w ramach leasingu operacyjnego, umowy użyczenia czy jest to pojazd prywatny wykorzystywany w celach służbowych.

Samochód w firmie jako środek trwały

Zakup samochodu osobowego, który ma zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych, można wprowadzić na dwa sposoby, w zależności od rodzaju dokumentu zakupu:

• faktura VAT: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » MAJĄTEK TRWAŁY » ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO,

• umowa kupna-sprzedaży, faktura VAT marża, faktura bez VAT, rachunek: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) » MAJĄTEK TRWAŁY » ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO.

Po wyborze rodzaju wydatku: ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO kategoria (KŚT), metoda oraz stawka amortyzacji zostaną uzupełnione automatycznie. 

Po uzupełnieniu niezbędnych danych środek trwały automatycznie zostanie wpisany do Ewidencji Środków Trwałych. Więcej na ten temat w artykule: Ewidencja Środków Trwałych i WNiP 

Samochód można również dodać bezpośrednio do Ewidencji Środków Trwałych, przechodząc do zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY. Więcej szczegółów na ten temat w akapicie: Wniesienie prywatnego samochodu do firmy.

W przypadku czynnych podatników VAT po zapisaniu pojawi się okno uzupełnienia definicji pojazdu, gdzie jako SPOSÓB UŻYTKOWANIA należy wybrać: Prywatnie i w działalności (50% odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem) lub Tylko w działalności (100% odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem).

Samochód w leasingu operacyjnym oraz wykorzystywany na podstawie umowy dzierżawy lub najmu

Samochód w leasingu operacyjnym lub wykorzystywany na podstawie umowy dzierżawy bądź najmu należy dodać wyłącznie do ewidencji pojazdów w zakładce EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD. W oknie dodawania nowego pojazdu należy zdefiniować TYP pojazdu, a następnie uzupełnić także pozycje: 

• SPOSÓB UŻYTKOWANIA:
  - Prywatnie i w działalności (odliczenie 50% VAT);
  - Tylko w działalności (odliczenie 100% VAT).

• FORMA WŁASNOŚCI należy wybrać opcję Leasing operacyjny i najem.

System automatycznie będzie księgował wydatki związane z pojazdem zarówno do kosztów w kolumnie 13 KPiR jak i rejestru VAT zakupów zgodnie z odpowiednio wybranym sposobem użytkowania. W przypadku wybrania opcji Tylko w działalności konieczne będzie prowadzenie kilometrówki dla celów podatku VAT.

Po wybraniu formy własności jako Leasing operacyjny i najem pojawi się dodatkowa opcja checkboxu WARTOŚĆ PONIŻEJ 150 TYS. ZŁ:

• Zaznaczona opcja oznacza, że wartość pojazdu nie przekroczyła 150 tys. zł i tym samym rata leasingu zostanie ujęta w kosztach w pełnej wysokości,

• Odznaczona opcja oznacza, że wartość pojazdu przekracza 150 tys. zł w związku z czym pojawi się dodatkowe okno DATA UMOWY.

• Jeśli zawarcie umowy leasingu operacyjnego miało miejsce przed 01.01.2019 rokiem to wartość rat leasingowych zostanie ujęta w kosztach w pełnej wartości,

• Jeśli zawarcie umowy leasingu operacyjnego miało miejsce po 01.01.2019 roku to pojawi się trzecia pozycja WARTOŚĆ POJAZDU, gdzie należy podać wartość pojazdu z umowy. Wówczas wartość ujmowanych w kosztach rat leasingowych będzie ograniczona limitem.

Wniesienie prywatnego samochodu do firmy

Podatnik, który zdecyduje się na wykorzystywanie w firmie prywatnego pojazdu (bez wprowadzania go do środków trwałych firmy) powinien wprowadzić go tylko do ewidencji pojazdów poprzez zakładkę EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD.

W oknie, które się pojawi, należy uzupełnić dane pojazdu, sposób użytkowania oraz w pozycji FORMA WŁASNOŚCI należy wybrać opcję Prywatny.

Pojazd wykorzystywany na podstawie umowy użyczenia

W przypadku, gdy przedsiębiorca użytkuje pojazd na podstawie umowy użyczenia powinien zostać wprowadzony wyłącznie do ewidencji pojazdów. W tym celu należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD. W oknie należy uzupełnić dane pojazdu, wybrać TYP oraz planowany SPOSÓB UŻYTKOWANIA  (czyli wykorzystywanie pojazdu tylko w działalności lub zarówno prywatnie i w działalności) a w pozycji FORMA WŁASNOŚCI wybrać opcję Inny.

Dzięki temu, wydatki związane z pojazdem będą ujmowane w rejestrze VAT zakupów zgodnie ze zdefiniowanym sposobem użytkowania a więc do limitu 50% lub 100%, a w przypadku podatników prowadzących KPiR do wysokości limitu 75% w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki.