Specyfikacja czyli fakturowanie wydarzeń płatnych

Specyfikacja jest dokumentem zawierającym listę odpłatnych wydarzeń dla danego kontrahenta. Na podstawie specyfikacji można wystawić zbiorczą fakturę dla klienta. 

Do czego służy specyfikacja?

Specyfikacje mają za zadanie grupować wszystkie płatne wydarzenia z dodatkowych usług świadczonych dla klientów, które zostaną zafakturowane zbiorczo. Księgowy na bieżąco w trakcie miesiąca wprowadza wykonane dodatkowe płatne usługi wraz z ich wyceną, a na koniec miesiąca szef biura rachunkowego wystawia zbiorczo specyfikacje (z możliwością ich wysyłki do akceptacji klienta) oraz na ich podstawie faktury.

Jak włączyć możliwość wystawiania specyfikacji na podstawie wydarzeń płatnych?

Funkcję wystawiania specyfikacji należy włączyć w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA przez zaznaczenie opcji FAKTUROWANIE NA PODSTAWIE WYDARZEŃ PŁATNYCH. Po jej zaznaczeniu pojawi się dodatkowa funkcja: ŁĄCZENIE POZYCJI NA SPECYFIKACJI I FAKTURZE. Wprowadzoną zmianę należy zatwierdzić przyciskiem ZAPISZ.

Jak dodać wydarzenia płatne?

W pierwszym kroku w zakładce CRM » WYDARZENIA należy kliknąć na opcję Dodaj wpis. Wtedy też otworzy się okno dodawania wydarzenia, w którym należy zaznaczyć opcję “odpłatne” oraz uzupełnić:

• datę wydarzenia

• czas wykonania (w minutach)

• cenę netto

• stawę VAT

• kontrahenta

• typ wydarzenia

• opis wydarzenia (zostanie zawarty w specyfikacji)

W tym miejscu można uzupełnić wszystkie wydarzenia płatne związane z kontrahentami, np. dodatkowe usługi przygotowania korekty deklaracji, obsługę poczty, czas doradztwa przez telefon i inne.

Jak wystawić specyfikację w systemie?

Aby do wydarzeń płatnych wystawić specyfikację należy przejść do zakładki CRM » WYDARZENIA. Następnie zaznaczyć jedno, kilka lub wszystkie wydarzenia na raz i wybrać opcję WYSTAW SPECYFIKACJĘ. 

W kolejnym kroku pojawi się okno, w którym należy wybrać przycisk WYSTAW. Przy wyborze wielu specyfikacji zapisanie jednego dokumentu spowoduje automatyczne wystawienie kolejnego.

Pozycje generowane na podstawie wydarzeń posiadają domyślną jednostkę USŁUGA.

W otwartym oknie należy wybrać kontrahenta a wszystkie dotychczasowe wydarzenia płatne (nie ujęte w żadnej specyfikacji) z nim powiązane zostaną automatycznie pobrane do specyfikacji. Przed wystawieniem specyfikacji istnieje możliwość usunięcia niechcianych wydarzeń. Nie ma możliwości dodania innych niż zaczytane pozycje.

Anulowanie wydarzeń płatnych

Istnieje możliwość anulowania wydarzenia płatnego już po jego wystawieniu. Aby tego dokonać należy w zakładce PRZYCHODY » PRO FORMY kliknąć na numer dokumentu i w oknie które się pojawi wybrać opcję MODYFIKUJ » ANULUJ SPECYFIKACJĘ.

Wydarzenie oznaczone jako płatne, które nie zostanie zafakturowane można usunąć. Natomiast funkcja jego anulowania służy zachowaniu historii wykonanych dodatkowo usług dla klienta, które ostatecznie z różnych przyczyn nie zostały zafakturowane. Pozostawienie pełnej historii dodatkowych usług pozwala w dłuższym okresie czasu na sprawdzenie prawdziwej pracochłonności obsługi klienta biura rachunkowego.

Wysyłka specyfikacji do akceptacji

Wystawione w systemie specyfikacje użytkownik może wysłać do akceptacji przez klienta. Opcja ta ma na celu usprawnienie pracy w biurze rachunkowym. Aby wysłać specyfikację do klienta należy przejść do zakładki PRZYCHODY » PRO FORMY, następnie zaznaczyć dokument w tabeli i wybrać opcję WYŚLIJ » WYŚLIJ E-MAIL.

Na adres e-mail kontrahenta zostaje wysłana wiadomość zawierająca załącznik i przycisk AKCEPTUJ SPECYFIKACJĘ, który należy wybrać aby zaakceptować wystawioną specyfikację.

Zaakceptowana specyfikacja będzie oznaczona w systemie symbolem 

Jakie dokumenty można wygenerować na podstawie specyfikacji?

Na podstawie specyfikacji istnieje możliwość wystawiania w systemie następujących dokumentów:

• faktura VAT,

• faktura proforma,

• faktura zaliczkową,

• faktura końcową,

• paragon fiskalny,

• paragon niefiskalny.

W celu wystawienia danych dokumentów należy w zakładce PRZYCHODY » PRO FORMY zaznaczyć zapisaną specyfikację, a następnie z górnego paska menu wybrać opcję WYSTAW oraz dokument np. Faktura VAT.

Faktura wygenerowana na podstawie specyfikacji posiada zbiorcze wpisy pogrupowane według stawek VAT przypisanym poszczególnym wydarzeniom płatnym.