Sprawdzanie podatkowe - wszystko co warto wiedzieć!

W celu ułatwienia weryfikacji wprowadzanych w systemie zapisów księgowych została utworzona funkcja - sprawdzanie podatkowe. Za jej pomocą szef biura rachunkowego i opiekun firmy może sprawdzić sposób ujęcia dokumentów w ewidencjach podatkowych i dokonać ich ewentualnej modyfikacji.

Sprawdzanie podatkowe - pierwsze kroki w celu optymalizacji pracy

Aby w pełni wykorzystać funkcje sprawdzania podatkowego i zoptymalizować pracę w biurze rachunkowym zalecamy korzystanie z:

• automatycznego OCR i wprowadzanie za jego pomocą faktur kosztowych,
• dołączanie skanu faktury kosztowej do wpisu księgowego.

Dzięki temu w sprawdzaniu podatkowym po lewej stronie pojawi się widoczny skan faktury i będzie możliwy jego szybki podgląd, jak również porównanie danych z tymi ujętymi w ewidencjach podatkowych.

Sprawdzanie podatkowe - filtry

Przed podjęciem pracy na sprawdzaniu podatkowym dostępnym w zakładce: EWIDENCJE » SPRAWDZANIE PODATKOWE należy zwrócić uwagę na podział zakładek oraz filtrów.

Opiekun rozpoczynający pracę na sprawdzaniu podatkowym ma możliwość weryfikacji wpisów ujętych w KPIR/Ewidencji przychodów, kilometrówce, rejestrach VAT i ewidencji ŚT. W związku z tym utworzony został podział na poniższe zakładki:

• KPiR/Ewidencja Przychodów - gdzie ujęte zostały wszystkie wpisy zgodnie z numeracją Księgi przychodów i rozchodów (skala podatkowa, podatek liniowy)/ Ewidencją przychodów (ryczałt) oraz zapisy które jednocześnie ujęte zostały na gruncie VAT,
• Kilometrówka
• Rejestr VAT - widoczne w niej są wszystkie wpisy ujęte tylko w rejestrach VAT np.:
• gdy miesiąc księgowania do VAT i KPiR jest inny,
• zakup środka trwałego, od którego odliczono podatek VAT,
• faktura zaliczkowa,
• inne wpisy wprowadzone bezpośrednio do rejestru (np. wynikające z księgowania podatku VAT na podstawie dokumentu SAD),
• zapisy dodawane przez zakładkę WYDATKI lub PRZYCHODY, gdzie wybrany został Skutek księgowy - Księguj do VAT,
• Środki trwałe i WNiP - widnieją tu dokumenty wprowadzone do systemu jako zakup środka trwałego bez odliczenia VAT.

W przypadku zakładki KPiR możliwe jest filtrowanie po rodzaju zapisu - czy jest to przychód (opcja PRZYCHODY) czy koszt (opcja KOSZTY). Jeśli pozostawione zostanie puste pole na liście pojawią się zarówno wpisy dotyczące kosztów, jak i przychodów.

Natomiast w każdej z zakładek możliwe jest dodatkowo filtrowanie zapisów po statusie - czy został on już sprawdzony (opcja SPRAWDZONE) czy nie (opcja NIESPRAWDZONE). Jeśli pozostawione zostanie puste pole na liście pojawią się wszystkie dokumenty zarówno te, które zostały już sprawdzone jak i te, których poprawność nie została jeszcze zweryfikowana.

Jeśli przy danej zakładce widnieje czerwony kwadrat z liczbą oznacza on ilość wpisów, którą obejmuje ustawiony filtr. Jeśli nie pojawia się czerwony kwadrat oznacza to, że w danej zakładce nie ma wpisów.

Sprawdzanie podatkowe - jak rozpocząć?

Aby rozpocząć sprawdzanie podatkowe należy wybrać odpowiednie filtry oraz zakładkę od której chce się zacząć. Następnie należy kliknąć na pozycję od której rozpocznie się sprawdzanie podatkowe lub opcję ROZPOCZNIJ SPRAWDZANIE.

Podgląd dokumentu w widoku sprawdzania podatkowego

Po lewej stronie okna sprawdzania podatkowego znajduje się dokument na podstawie którego został dokonany wpis w ewidencjach.

• napis “Brak podglądu dokumentu” - jeśli nie został załączony skan dokumentu w formacie PDF lub JPG.
• skan dokumentu - jeśli został załączony w formacie PDF lub JPG.
• podgląd wystawionego w systemie dokumentu (np. faktury sprzedaży, dowodu wewnętrznego) zgodnie z wybranym szablonem dokumentu.

W przypadku plików w formacie JPG, można obracać widok klikając w ikonę strzałki w lewym górnym rogu.

Informacje dotyczące ujęcia dokumentu w ewidencjach podatkowych

Po prawej stronie okna sprawdzania podatkowego znajdują się informacje dotyczące sprawdzanego wpisu.

• numer faktury (można na niego kliknąć wówczas pojawi się okno z systemowym podglądem zapisu księgowego).

• dane sprzedawcy/nabywcy oraz numer w ewidencji oraz status weryfikacji VAT/VAT-UE

• Terminy - data wystawienia, data księgowania do KPIR, data księgowania do VAT

• Informacje dodatkowe dotyczące rodzaju transakcji (np. WNT, metoda kasowa, import usług) i kodów w JPK_V7 (GTU i oznaczenia szczególne).

• sekcja KPiR - informacja o kolumnie KPiR, kwocie oraz zastosowanym schemacie księgowym.

• sekcja księga handlowa - wymienna z KPiR - informacja o dekretacji dokumentu księgowego.

Dodatkowo w przypadku ksiąg rachunkowych widnieje dodatkowa sekcja "Kategoria i schemat wydatku", gdzie możemy podglądnąć zastosowany schemat księgowy, rodzaju wydatku oraz wskazany do niego opis.

• sekcja VAT - informacja o stawce VAT, wartości netto i podatku VAT.

• sekcja dot. wartości faktury - informacja o wprowadzonej wartości netto, VAT i brutto.

• sekcja dot. płatności - informacja o terminie płatności, metodzie płatności oraz wartości oznaczonej jako zapłaconej.

• informacja o osobie dodającej wpis (imię i nazwisko) oraz dacie wpisu księgowego.

Po zweryfikowaniu dokumentu należy zaznaczyć wpis jako sprawdzony za pomocą opcji OZNACZ JAKO SPRAWDZONE.

Skróty klawiszowe w sprawdzaniu podatkowym

Aby usprawnić pracę w oknie sprawdzania podatkowego została wprowadzona możliwość poruszania się za pomocą skrótów klawiszowych. Obecnie dostępne są skróty takie jak:

1. Przełączanie dokumentów - cofnięcie się do dokumentu poprzedniego lub przejście do kolejnego dokumentu za pomocą strzałek

2. Oznaczenie, że dokument został sprawdzony za pomocą skrótu klawiszowego "CTRL + S"- dzięki czemu system przejdzie do kolejnego zaksięgowanego dokumentu.

3. Scrollowanie widoku okna sprawdzania podatkowego za pomogą Page Up i Page Down.

Sprawdzanie podatkowe w pytaniach i odpowiedziach

• Gdzie znajdę informację o zastosowanym kursie walut w sprawdzaniu podatkowym?

Informacja o kursie pojawi się w tytule sekcji w - KPIR oraz Rejestr VAT zakupu. Aby go zobaczyć należy najechać na ikonę wykresu.

• Jak zmodyfikować zapis jeśli zawiera błędy?

Jeśli sprawdzany zapis ma błędy należy skorzystać z opcji MODYFIKUJ dostępnej w prawym górnym rogu.

• Jak rozliczyć zapis z poziomu sprawdzania podatkowego?

Jeśli sprawdzany zapis nie został rozliczony należy skorzystać z opcji ROZLICZ dostępnej w prawym górnym rogu lub klikając w ikonę dolara w sekcji Płatności.

• Co oznaczają kolory ikony pieniądza w sekcji PŁATNOŚĆ?

Na podstawie koloru ikony pieniądza, sprawdzający może zweryfikować stan płatności faktury. 

- oznacza, że faktura nie jest opłacona (stan płatności - nierozliczony),

- oznacza, że faktura jest opłacona w pełnej kwocie wynikającej z dokumentu (stan płatności - rozliczony),

oznacza, że faktura jest nadpłacona - rozliczono ją w większej kwocie niż wynika z zobowiązania. 

• Czy dokumenty na widoku ogólnym sprawdzania podatkowego będą widniały jako sprawdzone jeśli została zastosowana opcja OZNACZ JAKO SPRAWDZONE?

Tak, pojawi się przy nich ikona zatwierdzenia w kolumnie STATUS z opisem “Dokument sprawdzony”.

• Czy sprawdzanie podatkowe pokaże mi kiedy kontrahent nie jest aktywny w VAT?

Tak, w sekcji dotyczącej nazwy firmy pokaże się ikona czerwonego X jeśli nabywca nie jest aktywnym podatnikiem VAT i będzie możliwe podglądanie historii po kliknięciu na ikonę. Jeśli kontrahent jest aktywny ikony nie będzie.

• Czy w sytuacji gdy kontrahent posiada numer VAT UE system poinformuje mnie, że numer jest aktywny w bazie VIES?

Tak, w sekcji dotyczącej nazwy firmy pokaże się ikona zielonego V jeśli nabywca nie jest aktywnym podatnikiem VAT UE i będzie możliwe podglądanie historii po kliknięciu na ikonę. Jeśli kontrahent jest nieaktywny pojawi się ikona czerwonego X.

• W sytuacji gdy wydatek dotyczy pojazdu na sprawdzaniu podatkowym zobaczę jak limitowany jest VAT i koszty oraz do którego pojazdu został przypisany wydatek?

Tak, informacja ta ukaże się w sekcji INFORMACJE, gdy wydatek księgowany jest za pomocą rodzaju wydatku “Zakup paliwa do pojazdu” lub “Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu”. Ponadto kwoty w sekcji KPIR i Rejestr VAT zakupu będą zawierały wartość już po uwzględnieniu limitu.