System wFirma dla Biur Rachunkowych jest skonstruowany w taki sposób, aby połączyć codzienną pracę przedsiębiorcy i księgowego. Dlatego też szef biura rachunkowego ma możliwość zarówno założenia konta dla swojego klienta, jak i jego udostępnienia przedsiębiorcy.
Dzięki temu, czas potrzebny na obsługę klienta jest znacznie skrócony, ponieważ zarówno niektóre działania wykonywane przez klienta, takie jak np. wystawiane faktury, ujmowane są bezpośrednio w ewidencjach oraz ma on możliwość podglądu udostępnionych wyliczeń i dokonania zapłaty podatków bezpośrednio z systemu bez ingerencji księgowej, czy opiekuna.
Aby dać klientowi dostęp do systemu, należy z pozycji konta danej firmy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. Następnie poprzez opcję DODAJ należy utworzyć dostęp dla przedsiębiorcy.
W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wymagane dane. Ważne jest to, aby pamiętać, że adres e-mail będzie loginem dla klienta. Po uzupełnieniu wszystkich informacji, w pozycji UPRAWNIENIA należy wybrać z listy opcję PRZEDSIĘBIORCA. Po kliknięciu na przycisk ZAPISZ zostanie wyświetlone kolejne okno, w którym w celach autoryzacyjnych należy podać hasło do systemu (hasło, którym posługuje się szef biura).
Po kliknięciu opcji AUTORYZUJ przedsiębiorca zostanie automatycznie dodany do listy użytkowników. Następnie na podany adres e-mail zostanie wysłany link do aktywacji konta.
Po kliknięciu w opcję AKTYWUJ KONTO klient zostanie przeniesiony do strony, która umożliwi aktywację konta, ustawienie hasła dla konta w serwisie oraz zaakceptowanie regulaminu serwisu.
Szef biura rachunkowego może w prosty sposób skontrolować, czy klient któremu zostało udostępnione konto poprawnie skonfigurował dostęp. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. Jeżeli w tabeli obok użytkownika oznaczonego jako PRZEDSIĘBIORCA widnieje ikona czerwonej postaci - oznacza to, że klient nie aktywował dostępu, a tym samym nie zalogował się do systemu. W takim przypadku możliwe jest wysłanie ponownego odnośnika aktywacyjnego drogą mailową. W tym celu wystarczy kliknąć w czerwoną ikonę i zatwierdzić komunikat, który się pojawi wybierając TAK.
Najbardziej optymalne rozwiązania osiąga się wykorzystując działania klienta. Udostępniając przedsiębiorcy konto może on m.in.:
Nowy JPK_V7 wymaga od opiekuna dodatkowej weryfikacji danych zawartych w JPK na skutek wprowadzenia dodatkowych oznaczeń transakcji, rodzajów sprzedaży, przedmiotu sprzedaży, kontrahentów itp. Udostępnienie konta klientowi usprawni pracę w biurze rachunkowym ponieważ wystawiając faktury z systemu niektóre z oznaczeń nadawać się będą automatycznie (bez ingerencji księgowej). Są to m.in.:
w przypadku pakietu z rozbudowanym magazynem - wystawiając faktury automatycznie będzie zaczytany kod GTU,
po oznaczeniu w CRM kontrahenta jako podmiot powiązany - w JPK_V7 zostanie automatycznie dodane oznaczenie TP,
faktury do paragonu wystawione z systemu będą automatycznie oznaczane symbolem FP w JPK_V7.
Dzięki temu, że podczas wystawiania faktur przez klienta system automatycznie będzie nadawał niektóre z kodów w JPK_V7, po stronie opiekuna pozostanie jedynie skontrolowanie poprawności wystawionej faktury. Pozostałe niezbędne oznaczenia opiekun będzie mógł nadać podczas księgowania faktur. Dodatkowo funkcja draftów faktur, z których będzie mógł korzystać klient zminimalizuje ryzyko błędów i wystawianych korekt danych formalnych, co również wpłynie na oszczędność czasu po stronie biura rachunkowego.
Udostępnienie konta przedsiębiorcy jest całkowicie bezpieczne i nie generuje dodatkowych opłat. Dzięki funkcji zamykania okresów księgowych opiekun czy szef biura mają kontrolę nad tym, w jakim miesiącu przedsiębiorca może wprowadzać lub zmieniać dane. Mamy pewność, że nie wprowadzi on żadnych modyfikacji do miesiąca będącego w trakcie księgowana lub zamkniętego poprzez wyliczenie podatków.
Po udostępnieniu konta przedsiębiorcy w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY szef biura rachunkowego może dokonać ograniczenia uprawień przedsiębiorcy do zakładki WYDATKI. Ograniczenie całkowicie uprawień do zakładki WYDATKI powoduje, że przedsiębiorca nie ma całkowicie dostępu do zakładki WYDATKI. W tym przypadku należy zwrócić uwagę, że również nie jest możliwe wrzucanie przez niego dokumentów do OCR.
Aby dokonać ograniczenia uprawnień należy dodanego przedsiębiorcę zaznaczyć na liście i skorzystać z akcji URAWNIENIA.
Jeśli ma zostać ograniczona tylko część uprawień należy kliknąć kolejno na KSIĘGOWANIE » WYDATKI » wówczas pokaże się szczegółowy zakres, który można ograniczyć:
Natomiast w sytuacji gdy zdecydujemy się odebrać przedsiębiorcy prawo do wgrywania skanów możemy mu zaproponować dodanie dysku google bądź dropbox i w nich załączanie skanów, które następnie biuro rachunkowe bezpośrednio z dysku będzie mogło pobierać do systemu. Więcej o integracji z dyskami w artykule pomocy: Integracja z dyskami Google Drive i Dropbox - dyski w chmurze. W tym punkcie również warto przypomnieć o funkcji powiadamiania biura rachunkowego o przekazaniu wszystkich dokumentów przez przedsiębiorcę - Funkcja potwierdzenia przez przedsiębiorcę kompletu dokumentów.