Udostępnianie kont klientom biura rachunkowego

System wFirma dla Biur Rachunkowych jest skonstruowany w taki sposób aby połączyć codzienną pracę przedsiębiorcy i księgowego. Dlatego też szef biura rachunkowego ma możliwość zarówno założenia konta dla swojego klienta, jak i jego udostępnienia przedsiębiorcy.   

Dzięki temu, czas potrzebny na obsługę klienta jest znacznie skrócony ponieważ zarówno niektóre działania wykonywane przez klienta takie jak np. wystawiane faktury ujmowane są bezpośrednio w ewidencjach oraz ma on możliwość podglądu udostępnionych wyliczeń i dokonania zapłaty podatków bezpośrednio z systemu bez ingerencji księgowej czy opiekuna.

Jak udostępnić konto klientowi?

Aby dać klientowi dostęp do systemu, należy z pozycji konta danej firmy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. Następnie poprzez opcję DODAJ należy utworzyć dostęp dla przedsiębiorcy.

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wymagane dane. Ważne jest to, aby pamiętać, że adres e-mail będzie loginem dla klienta. Po uzupełnieniu wszystkich informacji, w pozycji UPRAWNIENIA należy wybrać z listy opcję PRZEDSIĘBIORCA. Po kliknięciu na przycisk ZAPISZ zostanie wyświetlone kolejne okno, w którym w celach autoryzacyjnych należy podać hasło do systemu (hasło, którym posługuje się szef biura).

Po kliknięciu opcji AUTORYZUJ przedsiębiorca zostanie automatycznie dodany do listy użytkowników. Następnie na podany adres e-mail zostanie wysłany link do aktywacji konta. 

Po kliknięciu w opcję AKTYWUJ KONTO klient zostanie przeniesiony do strony, która umożliwi aktywację konta, ustawienie hasła dla konta w serwisie oraz zaakceptowanie regulaminu serwisu.

Szef biura rachunkowego może w prosty sposób skontrolować, czy klient któremu zostało udostępnione konto poprawnie skonfigurował dostęp. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. Jeżeli w tabeli obok użytkownika oznaczonego jako PRZEDSIĘBIORCA widnieje ikona czerwonego ludzika - oznacza to, że klient nie aktywował dostępu a tym samym nie zalogował się do systemu. W takim przypadku możliwe jest wysłanie ponownego linku aktywacyjnego drogą mailową. W tym celu wystarczy kliknąć w ikonę czerwonego ludzika i potwierdzić komunikat który się pojawi wybierając TAK.

W jakim celu udostępniać klientowi konto?

Najbardziej optymalne rozwiązania osiąga się wykorzystując działania klienta. Udostępniając przedsiębiorcy konto może on m.in.:

• wystawiać faktury VAT i faktury bez VAT, faktury zaliczkowe i faktury końcowe czy faktury VAT marża - dzięki temu cała sprzedaż będzie automatycznie zaksięgowana. O ile ręczne wprowadzanie zwykłych faktur sprzedaży zwykle nie generuje problemów, o tyle parowanie faktur zaliczkowych i końcowych czy księgowanie faktur VAT marża przysparza sporo pracy. Umożliwiając klientowi wystawianie faktur na w systemie całkowicie eliminujemy ten problem.
• w przypadku posiadania samochodu osobowego od którego odliczane jest 100% VAT klient ma możliwość samodzielnego prowadzenia kilometrówki dla celów VAT w systemie. Dzięki temu, księgowa lub opiekun oszczędza czas na wypełnianiu tabelek z przejazdami które odbywa klient.
• dodawać faktury zakupu w CRM » DOKUMENTY dzięki czemu nie ma potrzeby by klient dostarczał faktury w formie papierowej do biura. Wszystkie pliki na koniec miesiąca można zaznaczyć i przekazać do przetworzenia przez OCR, a następnie sprawdzić zgodność danych. 
• dodawać faktury bezpośrednio do OCR w zakładce: START » STRONA GŁÓWNA » OCR - DODAJ WYDATKI NA PODSTAWIE PLIKU dzięki czemu automatycznie zostanie utworzona wersja robocza wydatku która jedynie musi zostać zatwierdzona przez opiekuna. Podczas księgowania dokumentów tworzone jest automatycznie archiwum. Zarówno księgowy jak i przedsiębiorca mogą w każdej chwili sprawdzić podgląd dokumentu zakupu.
• podejrzeć kwoty wyliczeń podatków i ZUS oraz zlecić ich płatność bezpośrednio z systemu do US/ZUS. Ogranicza to potrzebę klienta do kontaktu z biurem.
• sprawdzić analizy wysokości przychodów i kosztów lub pobrać podsumowanie KPiR - to również ogranicza ilość zapytań ze strony klienta do biura. Jest on w stanie samodzielnie w każdej chwili pobrać dane jakie mogą mu być potrzebne np do wniosku o leasing.

Nowy JPK_V7 wymaga od opiekuna dodatkowej weryfikacji danych zawartych w JPK na skutek wprowadzenia dodatkowych oznaczeń transakcji, rodzajów sprzedaży, przedmiotu sprzedaży, kontrahentów itp. Udostępnienie konta klientowi usprawni pracę w biurze rachunkowym ponieważ wystawiając faktury z systemu, niektóre z oznaczeń nadawać się będą automatycznie (bez ingerencji księgowej). Są to m.in.:

• w przypadku pakietu z rozbudowanym magazynem - wystawiając faktury automatycznie będzie zaczytany kod GTU,

• po oznaczeniu w CRM kontrahenta jako podmiot powiązany - w JPK_V7 zostanie automatycznie dodane oznaczenie TP,

• faktury do paragonu wystawione z systemu będą automatycznie oznaczane symbolem FP w JPK_V7,

Dzięki temu, że podczas wystawiania faktur przez klienta system automatycznie będzie nadawał niektóre z kodów w JPK_V7, po stronie opiekuna pozostanie jedynie skontrolowanie poprawności wystawionej faktury. Pozostałe niezbędne oznaczenia, opiekun będzie mógł nadać podczas księgowania faktur. Dodatkowo funkcja draftów faktur z których będzie mógł korzystać klient zminimalizuje ryzyko błędów i wystawianych korekt danych formalnych co również wpłynie na oszczędność czasu po stronie biura rachunkowego.

Udostępnienie konta przedsiębiorcy jest całkowicie bezpieczne i nie generuje dodatkowych opłat. Dzięki funkcji zamykania okresów księgowych opiekun czy szef biura mają kontrolę nad tym w jakim miesiącu przedsiębiorca może wprowadzać lub zmieniać dane. Mamy pewność, że nie wprowadzi on żadnych modyfikacji do miesiąca będącego w trakcie księgowana lub zamkniętego poprzez wyliczenie podatków.