Udostępnianie kont klientom biura rachunkowego

System wFirma dla Biur Rachunkowych jest skonstruowany w taki sposób, aby połączyć codzienną pracę przedsiębiorcy i księgowego. Dlatego też szef biura rachunkowego ma możliwość zarówno założenia konta dla swojego klienta, jak i jego udostępnienia przedsiębiorcy.

Dzięki temu, czas potrzebny na obsługę klienta jest znacznie skrócony, ponieważ zarówno niektóre działania wykonywane przez klienta, takie jak np. wystawiane faktury, ujmowane są bezpośrednio w ewidencjach oraz ma on możliwość podglądu udostępnionych wyliczeń i dokonania zapłaty podatków bezpośrednio z systemu bez ingerencji księgowej, czy opiekuna.

Jak udostępnić konto klientowi?

Aby dać klientowi dostęp do systemu, należy z pozycji konta danej firmy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. Następnie poprzez opcję DODAJ należy utworzyć dostęp dla przedsiębiorcy.

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wymagane dane. Ważne jest to, aby pamiętać, że adres e-mail będzie loginem dla klienta. Po uzupełnieniu wszystkich informacji, w pozycji UPRAWNIENIA należy wybrać z listy opcję PRZEDSIĘBIORCA. Po kliknięciu na przycisk ZAPISZ zostanie wyświetlone kolejne okno, w którym w celach autoryzacyjnych należy podać hasło do systemu (hasło, którym posługuje się szef biura).

Po kliknięciu opcji AUTORYZUJ przedsiębiorca zostanie automatycznie dodany do listy użytkowników. Następnie na podany adres e-mail zostanie wysłany link do aktywacji konta. 

Po kliknięciu w opcję AKTYWUJ KONTO klient zostanie przeniesiony do strony, która umożliwi aktywację konta, ustawienie hasła dla konta w serwisie oraz zaakceptowanie regulaminu serwisu.

Szef biura rachunkowego może w prosty sposób skontrolować, czy klient któremu zostało udostępnione konto poprawnie skonfigurował dostęp. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY. Jeżeli w tabeli obok użytkownika oznaczonego jako PRZEDSIĘBIORCA widnieje ikona czerwonej postaci - oznacza to, że klient nie aktywował dostępu, a tym samym nie zalogował się do systemu. W takim przypadku możliwe jest wysłanie ponownego odnośnika aktywacyjnego drogą mailową. W tym celu wystarczy kliknąć w czerwoną ikonę i zatwierdzić komunikat, który się pojawi wybierając TAK.

W jakim celu udostępniać klientowi konto?

Najbardziej optymalne rozwiązania osiąga się wykorzystując działania klienta. Udostępniając przedsiębiorcy konto może on m.in.:

• wystawiać faktury VAT i faktury bez VAT, faktury zaliczkowe i faktury końcowe czy faktury VAT marża - dzięki temu cała sprzedaż będzie automatycznie zaksięgowana. O ile ręczne wprowadzanie zwykłych faktur sprzedaży zwykle nie generuje problemów, o tyle parowanie faktur zaliczkowych i końcowych, czy księgowanie faktur VAT marża przysparza sporo pracy. Umożliwiając klientowi wystawianie faktur w systemie całkowicie eliminujemy ten problem,
• w przypadku posiadania samochodu osobowego, od którego odliczane jest 100% VAT klient ma możliwość samodzielnego prowadzenia kilometrówki dla celów VAT w systemie. Dzięki temu księgowa lub opiekun oszczędza czas na wypełnianiu tabelek z przejazdami, które odbywa klient,
• dodawać faktury zakupu w CRM » DOKUMENTY dzięki czemu nie ma potrzeby, by klient dostarczał faktury w formie papierowej do biura. Wszystkie pliki na koniec miesiąca można zaznaczyć i przekazać do przetworzenia przez OCR, a następnie sprawdzić zgodność danych,
• dodawać faktury bezpośrednio do OCR w zakładce START » STRONA GŁÓWNA » OCR - DODAJ WYDATKI NA PODSTAWIE PLIKU, dzięki czemu automatycznie zostanie utworzona wersja robocza wydatku, która musi jedynie zostać zatwierdzona przez opiekuna. Podczas księgowania dokumentów tworzone jest automatycznie archiwum. Zarówno księgowy, jak i przedsiębiorca mogą w każdej chwili sprawdzić podgląd dokumentu zakupu,
• podejrzeć kwoty wyliczeń podatków i ZUS oraz zlecić ich płatność bezpośrednio z systemu do US/ZUS. Ogranicza to potrzebę klienta do kontaktu z biurem,
• sprawdzić analizy wysokości przychodów i kosztów lub pobrać podsumowanie KPiR - to również ogranicza ilość zapytań ze strony klienta do biura. Jest on w stanie samodzielnie w każdej chwili pobrać dane, jakie mogą mu być potrzebne, np. do wniosku o leasing.

Nowy JPK_V7 wymaga od opiekuna dodatkowej weryfikacji danych zawartych w JPK na skutek wprowadzenia dodatkowych oznaczeń transakcji, rodzajów sprzedaży, przedmiotu sprzedaży, kontrahentów itp. Udostępnienie konta klientowi usprawni pracę w biurze rachunkowym ponieważ wystawiając faktury z systemu niektóre z oznaczeń nadawać się będą automatycznie (bez ingerencji księgowej). Są to m.in.:

• w przypadku pakietu z rozbudowanym magazynem - wystawiając faktury automatycznie będzie zaczytany kod GTU,

• po oznaczeniu w CRM kontrahenta jako podmiot powiązany - w JPK_V7 zostanie automatycznie dodane oznaczenie TP,

• faktury do paragonu wystawione z systemu będą automatycznie oznaczane symbolem FP w JPK_V7.

Dzięki temu, że podczas wystawiania faktur przez klienta system automatycznie będzie nadawał niektóre z kodów w JPK_V7, po stronie opiekuna pozostanie jedynie skontrolowanie poprawności wystawionej faktury. Pozostałe niezbędne oznaczenia opiekun będzie mógł nadać podczas księgowania faktur. Dodatkowo funkcja draftów faktur, z których będzie mógł korzystać klient zminimalizuje ryzyko błędów i wystawianych korekt danych formalnych, co również wpłynie na oszczędność czasu po stronie biura rachunkowego.

Udostępnienie konta przedsiębiorcy jest całkowicie bezpieczne i nie generuje dodatkowych opłat. Dzięki funkcji zamykania okresów księgowych opiekun czy szef biura mają kontrolę nad tym, w jakim miesiącu przedsiębiorca może wprowadzać lub zmieniać dane. Mamy pewność, że nie wprowadzi on żadnych modyfikacji do miesiąca będącego w trakcie księgowana lub zamkniętego poprzez wyliczenie podatków.

Ograniczenie uprawnień przedsiębiorcy

Po udostępnieniu konta przedsiębiorcy w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY szef biura rachunkowego może dokonać ograniczenia uprawień przedsiębiorcy do zakładki WYDATKI. Ograniczenie całkowicie uprawień do zakładki WYDATKI powoduje, że przedsiębiorca nie ma całkowicie dostępu do zakładki WYDATKI. W tym przypadku należy zwrócić uwagę, że również nie jest możliwe wrzucanie przez niego dokumentów do OCR. 

Aby dokonać ograniczenia uprawnień należy dodanego przedsiębiorcę zaznaczyć na liście i skorzystać z akcji URAWNIENIA.

Jeśli ma zostać ograniczona tylko część uprawień należy kliknąć kolejno na KSIĘGOWANIE » WYDATKI » wówczas pokaże się szczegółowy zakres, który można ograniczyć:

• Lista i podgląd wydatków - uprawnienie to pozwala na przeglądanie dokonywanych księgowań w zakładce WYDATKI. Dodatkowo dostępne są opcje wystawienia na podstawie wydatku dokumentów sprzedaży czy noty korygującej oraz opcja DRUKUJ.
• Księgowanie - uprawnienie to pozwala na pełne korzystanie z funkcjonalności zakładki KSIĘGOWANIE i tym samym na wprowadzanie i edytowanie księgowanych wydatków. Po wyłączeniu tej opcji klient nie będzie mieć możliwości wprowadzania ręcznego ani edycji faktur ujętych w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE» ZAKSIĘGOWANE. Przy włączonej opcji "Dodawanie faktur do OCR" będzie mógł dodawać pliki bezpośrednio do modułu na dashboard "DODAJ wydatek z OCR". 
• Rozliczanie płatności wydatków - uprawnienie to pozwala na korzystanie z akcji umożliwiających rozliczanie wydatków, korzystanie z szybkich płatności autopay czy generowania pliku CSV do płatności w banku.
• Wersje robocze wydatków - uprawnienie to pozwala na pełne korzystanie z zakładki WERSJE ROBOCZE, gdzie możliwe jest dodawanie, edytowanie i księgowanie wgranych wersji roboczych.
• Dodawanie faktur do OCR -  dzięki tej opcji dostępny jest moduł DODAJ wydatek z OCR, gdzie użytkownik może wgrywać skany dokumentów zakupu na stronie startowej.
• Kilometrówka - uprawnienie to pozwala na prowadzenie zapisów na kilometrówce, czyli dodawanie przebytych tras, stanów licznika czy pojazdów do ewidencji pojazdów.
• Automatyczne - uprawnienie to niezależnie od ustawień nie jest dostępne dla przedsiębiorcy - nie może on definiować automatycznych dowodów wewnętrznych kosztów.