Wybór serii numeracji dokumentów

W systemie wfirma.pl pracownicy biura rachunkowego oraz przedsiębiorca mają możliwość ustawienia własnej serii numeracji dla dokumentów księgowych. W momencie wprowadzania nowej serii numeracji można dodatkowo wprowadzić logo firmy, które będzie widoczne na fakturze z danej serii.

Jak wybrać serie numeracji?

W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI dostępna jest opcja wyboru serii numeracji dokumentów: faktur sprzedażowych i innych dokumentów, przy uwzględnieniu dostępnych znaczników.

1. Przykładowe wzorce:

• [numer]/[rok]
• FS [numer]/[miesiąc]/[rok]
• [numer] - [miesiąc] - [rok] JK

2. Dostępne znaczniki:

• [numer] - generowany podczas wystawiania faktury (znacznik obowiązkowy)
• [dzień] - dzień z daty wystawienia
• [dzień_roku] - dzień roku z daty wystawienia
• [miesiąc] - miesiąc z daty wystawienia. Dla wzorca [numer]/[miesiąc]/[rok] generowane będą faktury 1/1/2020, 2/1/2020, 3/1/2020 ... 1/2/2020, 2/2/2020 itd.
• [kwartał] - kwartał z daty wystawienia. Zapisywany w postaci liczbowej. Na przykład drugi kwartał ma oznaczenie 2.
• [rok] - rok z daty wystawienia (czterocyfrowy) np. 2020
• [rok:format_dwucyfrowy] - rok z daty wystawienia (dwucyfrowy) np. 20

3. Istnieje możliwość zastosowania zer poprzedzających w znacznikach. Przykładowe znaczniki:

• [numer:zera_wiodące=3] - 003
• [miesiąc:zera_wiodące=2] - 02

Jak dodać nową serię numeracji?

Żeby zdefiniować własny wzorzec numeracji dokumentów, należy dodać nową serię w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI » DODAJ SERIĘ. W nowym oknie należy określić nazwę oraz typ dokumentu, dla którego tworzony jest wzór serii.

W następnym kroku należy wybrać odpowiedni Wzorzec tak, aby program automatycznie wprowadzał poprawny numer dokumentu. Na koniec należy wskazać Numer początkowy serii (przydatne w momencie przeniesienia księgowości do systemu wfirma.pl w trakcie roku) oraz okres Resetowania numeru.

W oknie dodawania nowej serii numeracji jest możliwość wprowadzenia własnego logo, które będzie umieszczane na fakturze z danej serii. W przypadku niedodania logo w tym miejscu zastosowane zostanie logo globalne, zdefiniowane z poziomu zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » LOGO FIRMY.

Funkcja sprawdzania poprawności numeracji faktur i blokada modyfikacji numeru

W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI znajduje się również opcja Sprawdzanie poprawności numeracji faktur i blokada modyfikacji numeru. Pozwala ona na zabezpieczenie ciągu numeracji dokumentów księgowych - po wyłączeniu tej opcji pojawi się możliwość edytowanie numerów faktur podczas modyfikacji wcześniej wystawionego dokumentu.