Zadania w biurze rachunkowym

Użytkownicy serwisu wFirma dla Biur Rachunkowych mogą udoskonalić działania podejmowane w biurze rachunkowym oraz usprawnić organizację pracy poprzez skorzystanie z funkcji zadania w biurze, które można dodać w podzakładce ZADANIA, która znajduje się w zakładce CRM.

Zadania w biurze - jak dodać?

Aby dodać nowe zadanie należy przejść do zakładki: CRM » ZADANIA » DODAJ ZADANIE.

Następnie pojawi się okno dodawania zadania, w którym można:

• określić nazwę zadania;

• przypisać zadanie do określonej listy zadań (więcej informacji w artykule: Dodawanie listy zadań);

• ustawić zadanie jako priorytet;

• przypisać zadanie do konkretnego pracownika;

• przypisać zadanie do wybranego kontrahenta (o czym więcej w artykule: Dodawanie nowego kontrahenta);

• określić termin na dwa sposoby (prosty lub zaawansowany - poprzez kliknięcie w opcję ZAAWANSOWANE);

• przypisać dokument.

Po zapisaniu zadania, pojawi się ono na liście zadań, a przy zadaniu, które zostanie oznaczone jako priorytet pojawi się informacja w postaci ikony WYKRZYKNIKA.

Informacja o zadaniu pojawi się również w zakładce: START » TERMINARZ, ponieważ terminy zadań zintegrowane są z kalendarzem.

Zadanie cykliczne - dodawanie

System umożliwia również dodawanie cyklicznego zadania w biurze. W tym celu należy przejść do zakładki: CRM » ZADANIA, gdzie należy dodać nową listę zadań, klikając DODAJ NOWĄ. Po dodaniu nowej listy zadań należy w nią wejść, a następnie najechać kursorem myszki na ikonę DODAJ ZADANIE, gdzie pojawi się dodatkowa opcja DODAJ ZADANIE CYKLICZNE, w którą należy kliknąć.

W oknie dodawania zadania cyklicznego można zdefiniować ustawienia takie same jak w przy zwykłym zadania z tą różnicą, że dodatkowo można skorzystać z opcji POWTARZANIA ZADANIA oraz ustalić DATĘ ZAKOŃCZENIA ZADANIA.

Po zapisaniu zadania cyklicznego na liście zadań pojawi się tylko najbliższe zadanie cykliczne.

Szczegóły zadania

Jeżeli użytkownik chce przejść do szczegółów zadania powinien w zakładce CRM » ZADANIA wybrać odpowiednie zadanie i kliknąć na nie kursorem myszki. Po kliknięciu w zadanie po prawej stronie pojawią się wszystkie informacje, które przy dodawaniu zadania zostały wprowadzone. W tym miejscu można również przypisać kontrahenta lub pracownika lub określić datę (jeżeli informacje nie zostały wcześniej określone) oraz zmodyfikować dane.

Klikając w przycisk ZAAWANSOWANE USTAWIENIA, pojawi się to samo okno, które służyło do dodawania nowego zadania. Można w nim edytować wprowadzone ustawienia, których nie można zmienić w widoku szczegółów zadania.

W szczegółach zadania można również dodawać NOTATKI.

Również z poziomu LISTY ZADAŃ można uruchomić okno edytowania zadania.

Z tego miejsca istnieje również możliwość:

• usunięcia zadania;

• dodania załączników;

• przypisania kontrahentów i osoby do wykonania zadania;

• przejrzenia historii zmian danego zadania.

Zamknięcie zadania

Zadanie można zamknąć z dwóch poziomów. Po pierwsze przechodząc do zakładki: CRM » ZADANIA, gdzie oznaczamy zadanie i skorzystamy z opcji w górnym menu ZAMKNIJ.

Zadanie można również zamknąć otwierając szczegóły zadania. W tym celu należy skorzystać z zakładki: CRM » ZADANIA, kliknąć w nazwę zadania, które ma być zamknięte. W wyświetlonym oknie należy zmienić okno STATUS, z otwarte na ZAKOŃCZONE lub za pomocą chceck box'a dokonać oznaczenia wykonania zadania.

Kod list

Opcja KOD LISTY ma na celu segregację dużej ilości zadań. Jest to rodzaj filtrowania i grupowania zadań w systemie. Szczególnie pomocna może okazać się dla użytkowników, którzy w ilościach masowych korzystają z dodawania list i zadań. Aby przyporządkować zadaniu indywidualny kod należy podczas dodawania listy wpisać 3 cyfrowy kod identyfikujący.

Następnym krokiem jest stworzenie w ramach danej listy zadania cyklicznego, które zostanie automatycznie przyporządkowane do kodu listy.