Odczytywanie faktur przesłanych mailem w OCR

W celu usprawnienia pracy w biurze rachunkowym użytkownicy systemu wFirma dla Biur Rachunkowych mogą skorzystać z funkcji OCR, która pozwala na odczytywanie faktur przesłanych mailem. Dzięki temu narzędziu nie ma konieczności ręcznego księgowania faktur zakupu, a jedynie wystarczy wczytać faktury przesłane przez klienta na skrzynkę mailową księgowej lub opiekuna, zweryfikować zczytane dane, wybrać rodzaj wydatku i uzupełnić pojedyncze pola samodzielnie a dokument zostanie ujęty w odpowiednich ewidencjach. Funkcja odczytywania faktur przesłanych mailem pozwala na szybki przepływ dokumentów pomiędzy klientem a biurem oraz znacznie skraca czas potrzebny za zaksięgowanie faktur przez biuro rachunkowe.

Jak przebiega odczytywanie faktur przesłanych mailem?

1. Księgowa lub opiekun loguje się na skrzynkę mailową, na którą zostały przesłane przez klienta faktury zakupu, a następnie otwiera wiadomość.

2. W kolejnym kroku w zależności od posiadanej skrzynki pocztowej:

• dodaje fakturę ze skrzynki mailowej bezpośrednio do dysku poprzez kliknięcie w załącznik i skorzystanie z opcji DODAJ DO MOJEGO DYSKU - w przypadku korzystania ze skrzynki mailowej Gmail,

• zapisuje pojedynczą fakturę lub zbiór faktur na dysku komputera - w przypadku pozostałych skrzynek mailowych.

3. Na końcu pobiera plik na zewnętrzny dysk (Google Drive lub Dropbox) lub bezpośrednio do systemu MB24.pl

Przeniesienie pliku na zewnętrzny dysk

Google Drive

Aby przenieść plik na zewnętrzny dysk Google Drive należy zalogować się na konto, a następnie przejść do folderu WFIRMA.PL i kliknąć w opcję +NOWY » PRZEŚLIJ PLIK lub skorzystać z opcji UPUŚĆ PLIK TUTAJ.

Dropbox

W celu przeniesienia pliku na zewnętrzny dysk Dropbox należy zalogować się na konto, a następnie przejść do zakładki APLIKACJE » WFIRMA.PL i skorzystać z opcji PRZEŚLIJ.

Przeniesienie pliku do systemu wFirma dla Biur Rachunkowych

W celu przeniesienia pliku bezpośrednio do systemu należy po zalogowaniu, przejść na konto klienta i skorzystać z zakładki: CRM » DOKUMENTY, gdzie z górnego menu należy wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT.

Odczytywanie faktur przesłanych mailem w systemie wFirma dla Biur Rachunkowych

Dokumenty wprowadzone do systemu lub na jeden z dysków w chmurze można odczytać w systemie korzystając z zakładki: CRM » DOKUMENTY lub z zakładki: CRM » DOKUMENTY gdzie należy kliknąć w nazwę dodanego folderu zewnętrznego.

W kolejnym kroku pojawi się okno dodawania wydatku, które podzielone jest na dwie części:

• strona lewa - zawiera pola, które uzupełnia się w trakcie księgowania, przy czym system OCR uzupełnia je automatycznie, na podstawie danych odczytanych z dokumentu,

• strona prawa - zawiera podgląd dokumentu, na podstawie którego odczytywane są dane i umieszczane w polach znajdujących się po stronie lewej. Dzięki podglądowi faktury możliwa jest weryfikacja odczytanych danych oraz ich ewentualna modyfikacja.