Przeniesienie pełnej księgowości z innego systemu

Przeniesienie pełnej księgowości z innego systemu do wFirma dla biur rachunkowych możliwe jest zarówno wraz z początkiem nowego roku jak również w trakcie roku (dotyczy zarówno konta klienta jak i konta biura). W zależności od wybranego terminu system pozwala na kontynuację prowadzonych ewidencji podatkowych lub w przypadku przeniesienia rozliczeń w trakcie roku do uzupełnienia ewidencji wstecz od początku roku. Nie ma znaczenia na którą z opcji zdecyduje się biuro rachunkowe - nie wiąże się to z dodatkowymi kosztami pakietu po stronie biura rachunkowego.

Przeniesienie Ksiąg Handlowych - podstawowe ustawienia daty rozpoczęcia księgowania w systemie wfirma.pl

W przypadku ksiąg rachunkowych przeniesienie następuję od 01 stycznia, czyli daty rozpoczęcia danego roku obrotowego lub rozpoczęcia działalności jeżeli jest to pierwszy rok jej prowadzenia. Dlatego w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » OGÓLNE należy uzupełnić daty:

• rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej - faktyczna data rozpoczęcia działalności (podpowiada ją system na bazie integracji z GUS/CEIDG/KRS)

• miesiąc rozpoczęcia prowadzenia księgowości w systemie - miesiąc rozpoczynający rok obrotowy (np. jeśli rok obrotowy jest 01.01.2022 - 31.12.2022  to wskazujemy miesiąc styczeń 2022.

Import planu kont - czyli jak wykonać przeniesienie pełnej księgowości z innego systemu

Jeśli przejście do systemu następuje na przełomie roku zalecanym rozwiązaniem jest przyjęcie wzorcowego planu kont. Dzięki temu użytkownik zyska wzorcowe schematy księgowe i podatkowe. Wzorcowy plan kont będzie można rozbudować o kolejne konta bądź konta analityczne. 

Natomiast jeśli użytkownik chce zachować swój plan kont to można go wprowadzić ręcznie bądź dokonać jego zaimportowania z pliku to postępowanie wyglądać może następująco:

1. dokonujemy eksportu planu kont z "starego" systemu do Excel (instrukcję znajdziesz w pomocy systemu, z którego do tej pory korzystałeś),

2. dostosowujemy kolumny według wzoru jaki dostępny jest do pobrania na próbę w systemie (znajdziesz go w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI »  PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE, gdzie należy wybrać akcję IMPORTUJ Z PLIKU i kliknąć na "Pobierz przykładowy plik importu."),

3. następnie dostosowany plik Excel zapisać w formacie csv.

4. przygotowany plik należy zaimportować do systemu wFirma.pl. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA» PODATKI » ROK OBROTOWY I OKRESY KSIĘGOWE » ROK OBROTOWY » DODAJ » DEFINIOWANIE PLANU KONT wybrać należy UTWÓRZ WŁASNY, a następnie aby zaimportować plan kont należy w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE wybrać akcję IMPORTUJ Z PLIKU.

Następnie pojawi się okno importowe w którym należy załączyć plik ułożony według podanego wzoru:

CRM - import kontrahentów i tworzenie analityki

Ewidencja środków trwałych i WNiP

Przenosząc księgowość do systemu w trakcie roku należy również uzupełnić Ewidencję środków trwałych. W tym celu należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY. Wpis przy wzorcowym planie kont (korzystanie przy definiowaniu konta z katalogu [środki trwałe]) tworzy automatycznie analitykę.

Wprowadzając środki trwałe bezpośrednio do ewidencji należy zwrócić szczególną uwagę na pole DATA WPROWADZENIA, od którego zależy rozpoczęcie uwzględniania odpisów amortyzacyjnych w systemie (np. jeżeli przeniesienie do systemu od 01.01.2022 to w polu data wprowadzenia należy podać 01.01.2022 a jeżeli przenoszenie w trakcie roku obrotowego należy podać miesiąc od którego będą prowadzone szczegółowe rozliczenia już w systemie). Przy przenoszeniu księgowości do systemu odpisy powinny być kontynuowane według przyjętego wcześniej planu amortyzacji. Dlatego też przenosząc księgowość w trakcie roku stan kont z grupy 01 i 07 są przenoszone na podstawie wprowadzonego w systemie Bilansu otwarcia z dnia rozpoczęcia roku obrotowego od którego dane przenoszone są do naszego systemu. 

Podczas wprowadzania środka trwałego należy przejść do zakładki ZAAWANSOWANE, zaznaczyć pole "Środek trwały przeniesiony z innej firmy" i wprowadzić wartość już zamortyzowaną (tak by system mógł kontynuować amortyzację bez powielania wpisu przeniesionego przez BO i obrotami).

Plan amortyzacji środka trwałego można skontrolować, zaznaczając dany środek trwały i wybierając z górnego menu opcję DRUKUJ » DRUKUJ PLAN AMORTYZACJI.

Ponadto system pilnuje limitu amortyzacji w przypadku samochodów osobowych (zwykłych do 150 000 zł i elektrycznych do 225 000 zł) ujmując w kosztach odpis amortyzacyjny do wysokości limitu. Wprowadzając pojazd do ewidencji środków trwałych należy wprowadzić pełną wartość początkową bez dokonywania ręcznych przeliczeń. Można to zweryfikować klikając w nazwę środka trwałego - pojawi się plan amortyzacji widoczny w tabeli - gdzie wystarczy najechać kursorem na wybrany miesiąc i podejrzeć podział na kwotę odpisu i z tego kwotę stanowiącą KUP czyli koszty uzyskania przychodu.

Dodając środki trwałe bezpośrednio w ewidencji środków trwałych jak również na podstawie faktur księgowanych w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE system generuje dokument OT który dostępny jest w szczegółach środka trwałego w zakładce DOKUMENTY MAJĄTKOWE.

Więcej w temacie wprowadzania środków trwałych do systemu w artykułach pomocy: Ewidencja Środków Trwałych i WNiP - przydatne funkcje

Bilans otwarcia 

Aby dodać bilans otwarcia należy przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » BILANS OTWARCIA i tam uzupełnić dane na dzień rozpoczęcia roku obrotowego od którego księgowość będzie prowadzona w systemie wFirma.pl (np. jeśli księgowość przenoszona jest od marca 2023 to BO należy wprowadzić zgodnie ze stanem na dzień 01.01.2023 roku). 

Przenoszenie obrotów 

W celu przeniesienia danych z zestawienia obrotów i sald za okresy poprzedzające miesiąc od którego rozpoczęto pracę na systemie wFirma konieczne jest:

1) uzupełnienie szczegółowych danych odnośnie przychodów i kosztów za te okresy (czyli odtworzenie szczegółowych zapisów)

2) zbiorcze przeniesienie obrotów na podstawie danych z zestawienia obrotów i sald z uwzględnieniem kont analitycznych poprzez PK: EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY » DODAJ » DODAJ PK, gdzie podajemy obroty kont za poszczególne miesiące np. PK z obrotów za styczeń, odrębne PK z obrotów za luty.

Rozrachunki - jak przenieść nierozliczone płatności?

Zaliczki na podatek dochodowy 

W celu wyliczenia zaliczek na podatek dochodowy należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK. Dla celów poprawnego sporządzenia zeznania rocznego i zachowania ciągłości wyliczeń narastająco konieczne jest wygenerowanie wszystkich zaliczek od początku danego roku obrotowego w którym księgowość została przeniesiona do systemu. 

Podatek VAT - pierwsze JPKV7 w systemie wFirma

Jeżeli w miesiącu/okresie poprzedzającym datę przeniesienia wystąpiła nadwyżka VAT naliczonego do przeniesienia na okres kolejny to podczas generowania pierwszego pliku JPK_V7 przez zakładkę START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK V7:

należy na trzeciej stronie okna zaznaczyć pole przy poz. 39 a następnie wprowadzić nadwyżkę VAT do przeniesienia z poprzedniego pliku JPK_V7 generowanego poza systemem (w przypadku kolejnych deklaracji JPKV7 jeżeli pliki generowane są z zachowaniem ciągłości i chronologii występujące nadwyżki w kolejnych okresach będą przenoszone automatycznie).

Jeżeli nie pojawiła się nadwyżka podatku naliczonego do przeniesienia domyślnie w tym polu wprowadzona jest wartość “0”.