Wysyłka zestawu deklaracji zgłoszeniowych ZUA, ZZA i ZWUA do ZUS

W systemie wFirma dla biur rachunkowych istnieje możliwość utworzenia zestawu deklaracji zgłoszeniowych do ZUS dla biura rachunkowego i dla firmy, która jest przez nie zarządzana. Deklaracje, które mogą stanowić pozycje wspomnianego zestawu to ZUA, ZZA oraz ZWUA. Funkcjonalność pozwala na samodzielne ułożenie kolejności, w której deklaracje zostaną przyjęte przez ZUS. Zestaw zawierać może deklaracje przedsiębiorcy, osoby współpracującej i pracownika. Wysyłka zestawu deklaracji zgłoszeniowych to znaczne ułatwienie w procesie wymiany informacji z ZUS, Dzięki któremu praca będzie odbywać się znacznie płynniej i nie będzie konieczności z korzystania z programów zewnętrznych.

Dodawanie deklaracji

Deklaracje zgłoszeniowe w systemie można dodać z poziomu zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE »  DODAJ DEKLARACJĘ. W przypadku pracowników czynność tę można wykonać także przechodząc do zakładki KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ.

Tworzenie zestawu deklaracji

Po uprzednim wygenerowaniu deklaracji możliwe jest utworzenie zestawu. W tym celu należy przejść do zakładki START »  ZUS »  DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE (lub » zaznaczyć wybrane deklaracje ZUA, ZZA lub ZWUA, a następnie nakierować kursor na opcję WYŚLIJ/ EKSPORTUJ i kliknąć WYŚLIJ ZESTAW DO ZUS.

W konsekwencji otworzy się okno, w którym za pomocą przeciągnięcia będzie możliwe dokonanie zmiany kolejności deklaracji w zestawie. Z poziomu tego okna należy wprowadzić nazwę zestawu. Po kliknięciu Dalej przejdzie się do procesu wysyłki

Wysyłka zestawu deklaracji zgłoszeniowych

Utworzony zestaw można przesłać do ZUS po uprzednim podpisaniu go własnym podpisem kwalifikowanym. W tym celu należy przejść do zakładki WŁASNY PODPIS  i kliknąć PODPISZ DEKLARACJĘ. Następnie po podpisaniu zestawu będzie można przekazać go do ZUS klikając WYŚLIJ DO URZĘDU.

Z poziomu zakładki PODGLĄD XML możliwy jest podgląd zestawu w formacie XML.

Zestaw deklaracji wysłany do ZUS

Przy deklaracjach wchodzących w skład zestawu, po ich uprzednim wysłaniu będzie widoczna szara ikona oznaczająca, że dokument został dodany do kolejki wysyłki i wkrótce nastąpi jego przekazanie do ZUS.

W sytuacji, gdy zestaw zawierać będzie prawidłowo wypełnione deklaracje wówczas przy każdej z nich pojawi się zielona ikona, która oznacza prawidłowe przyjęcie dokumentów przez ZUS. Zapoznanie się ze szczegółowymi informacjami w temacie komunikacji z serwerem ZUS jest możliwe z poziomu zakładki START » ZUS» DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » kliknięcie nazwy zestawu » HISTORIA KOMUNIKACJI.

Prawidłowe przyjęcie zestawu deklaracji jest jednoznaczne z możliwością pobrania z systemu Urzędowego Potwierdzenia Odbioru. UPO można wygenerować z systemu wyświetlając szczegóły zestawu i klikając opcję POBIERZ UPO. W przypadku zestawu UPO generowane jest dla całego zestawu, a nie dla poszczególnych deklaracji stanowiących jego pozycje.

Przy deklaracjach, które nie zostały przyjęte do ZUS widnieć będzie czerwona ikona. Błąd w nawet jednej deklaracji powoduje odrzucenie całego zestawu deklaracji. Sprawdzenia, która z deklaracji z zestawu jest nieprawidłowo wypełniona można dokonać klikając w nazwę zestawu. Przy błędnej deklaracji będzie widoczna ikona. Po kliknięciu w nią zostanie wyświetlony szczegółowy opis, co należy poprawić. Po dokonaniu korekty błędnej deklaracji możliwa jest ponowna wysyłka zestawu poprzez kliknięcie opcji WYŚLIJ ZESTAW DO ZUS. Możliwe jest również usunięcie z zestawu wybranej deklaracji poprzez jej zaznaczenie i wybranie opcji USUŃ Z ZESTAWU. Po wykonaniu tej czynności usunięta deklaracja nie będzie stanowić części zestawu i będzie możliwa do samodzielnej wysyłki. Szef biura ma możliwość wysyłki deklaracji w zestawie zarówno dla biura rachunkowego jak i dla firm pod nie podpiętych.