Dodatki i potrącenia do wynagrodzenia - jak wprowadzić?

Dodatki i potrącenia to funkcja w systemie wFirma dla biur rachunkowych umożliwiająca modyfikowanie wynagrodzenia pracownika poprzez wprowadzanie dodatkowych składników wynagrodzenia. Pozwala także na realizowanie potrąceń z wynagrodzenia czy to ustawowych, czy wynikających z pożyczek pracowniczych lub innych obciążeń.

Dodatki i potrącenia - wprowadzenie do systemu

Dodatki i potrącenia dostępne są w oknie Szczegóły pracownika do których przechodzi się z poziomu KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć w danego pracownika. Po otwarciu okna szczegółów pracownika i przejściu do zakładki Dodatki i potrącenia można rozpocząć wprowadzanie składnika.

Z listy można wybrać następujące dodatki:

• dodatek funkcyjny - składnik stały, który wypłacany jest cyklicznie. Co do zasady wchodzi on do podstawy oskładkowania i opodatkowania, a także powiększa podstawę wynagrodzenia do wyliczenia nadgodzin. Nie powinien być pomniejszany o nieobecności płatne, ale pomniejszą go choroba czy urlop.
• dofinansowanie do zakupu okularów - jednorazowe świadczenie wypłacane przez pracodawcę. Nie wchodzi do podstawy wymiaru składek czy naliczania podatku. Nie powinno również powiększać podstawy do wyliczenia nadgodzin. Składnik ten nie jest zależny od nieobecności pracownika.
• dyżur - zmienny dodatek stanowiący podstawę do naliczania składek i podatku. Nieobecność nie może pomniejszać wynagrodzenia za dyżur, ponieważ jest ono wyliczane za konkretne godziny pracy na dyżurze i wprowadzane jako konkretna kwota, na którą nie mają wpływu nieobecności.
• ekwiwalent za urlop - świadczenie pieniężne wypłacane jednorazowo po zakończeniu stosunku pracy, w sytuacji gdy pracownik nie wykorzysta w całości urlopu w naturze przed rozwiązaniem umowy. Stanowi podstawę do naliczania składek i podatku. Nie powinien być pomniejszany w razie nieobecności.
• odprawa emerytalna i rentowa - składnik wypłacany jednorazowo w razie uzyskania przez pracownika prawa do emerytury lub renty.  Odprawa emerytalna i rentowa nie stanowi podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej. Jest za to w całości opodatkowana. Wypłacana zwykle w ostatnim miesiącu umowy nie może być pomniejszana w miesiącach granicznych. Nie powinny wpływać na nią nieobecności.
• odprawa z tytułu rozwiązania umowy o pracę - dodatek jednorazowy, stanowiący wyłącznie podstawę naliczenia zaliczki na podatek. Nie obniża się go za czas jakiejkolwiek absencji w pracy.
• odszkodowanie - często wypłacane po ustaniu zatrudnienia, dlatego nie stanowi podstawy do naliczania składek czy podatku. Nie jest oczywiście pomniejszany za nieobecności.
• premia - tu określana jako dodatek o charakterze zmiennym. Wchodzi do podstawy wymiaru składek oraz podatku. Zostaje pomniejszona o czas nieobecności zasiłkowych jak choroba, urlop macierzyński, opieka nad dzieckiem.
• nagroda - dodatek zmienny przyznawany sporadycznie za konkretne osiągnięcie np. zdobycie certyfikatu. Od nagrody są naliczane składki i podatek. Nie jest pomniejszana za czas nieobecności.
• świadczenie z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych -  przychód pracownika, który powinien zostać oskładkowany i opodatkowany, nie jest uwzględniany w wynagrodzeniu do wypłaty. Pomniejsza się go za każdy dzień nieobecności w pracy.
• wyrównanie zasiłku - widoczne tylko dla pracodawców, którzy są jednocześnie płatnikami zasiłków, przysługuje pracownikom w przypadku np. gdy wystąpi różnica pomiędzy wypłaconym zasiłkiem, a wysokością zasiłku, jaka wynika z uzupełnionych dokumentów, tu także możliwe jest dodanie podwyższenia zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego, po wyborze odpowiedniego kodu tytułu nieobecności, zostanie on uwzględniony w liście płac i na deklaracji rozliczeniowej w części RSA.
• wyrównanie wynagrodzenia chorobowego - przysługuje w przypadku, gdy pracodawca wypłaci za niskie wynagrodzenie chorobowe. Stanowi podstawę naliczenia składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek. Wyrównanie zostanie wykazane z raporcie RSA z kodem świadczenia przerwy 335.
• inne dodatki - składnik wynagrodzenia (wyłącznie dodatek, nie może to być potrącenie), któremu można nadać dowolne parametry. Jeżeli którykolwiek z poprzednich dodatków (mających parametry nadane “na sztywno”) powinien mieć inne ustawienia, np. w związku z postanowieniami zawartymi w regulaminie pracy, wówczas należy go wprowadzić jako “inny dodatek” i dodać mu odpowiednie zmiany.

Składnik zmienny nie ma określonej stałej miesięcznej wysokości (np. nagroda, stawki akordowe, prowizyjne, dodatek za pracę w niedzielę i święta, premia uznaniowa).

Dodatki - Podstawowe informacje

Naliczanie dodatku do wynagrodzenia należy rozpocząć od uzupełnienia pierwszej zakładki w oknie dodawania składnika wynagrodzenia, tj. Podstawowe informacje. Dane niezbędne do prawidłowego wykazania dodatku na liście płac to:

• Nazwa - np. ekwiwalent za urlop, ekwiwalent za pranie odzieży, premia uznaniowa, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, premia kwartalna,
• Obowiązuje od .. do .. - dodatek będzie naliczany do list płac generowanych wyłącznie za wybrany tu okres, który nie może być dłuższy niż okres umowy jaka zawarta jest z pracownikiem,
• Umowa o pracę - trzeba zwrócić uwagę, jeżeli w systemie znajduje się więcej niż jedna umowa danego pracownika, aby dodatek uwzględnić do odpowiedniej umowy,
• Wartość brutto - należy określić wysokość składnika, jaka wykazywana będzie na liście płac.

Dodatki - Zaawansowane

W zakładce Zaawansowane można wybrać, czy składnik wchodzi do podstawy opodatkowania i oskładkowania, a także określić, czy będzie uwzględniany przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego i chorobowego.

W kolejnym bloku “Zasady potrąceń i naliczeń w przypadku godzin nadliczbowych i pojedynczych godzin nieobecności” należy określić, czy dany składnik wynagrodzenia będzie stanowił podstawę do wyliczenia wynagrodzenia za nadgodziny. Czy dodatek będzie tylko powiększał podstawę zwykłego wynagrodzenia w przypadku nadgodziny, czy dodatkowo będzie wchodził do podstawy wymiaru dodatku za nadgodziny.

W bloku “Inne” w przypadku, gdy okres umowy nie obejmuje pełnego miesiąca, ale mimo to składnik ma być naliczony w pełnej wysokości (np. ekwiwalent za urlop), należy użyć opcji “nie pomniejszaj w miesiącach granicznych umowy”. Jeżeli pracodawca chce wykazać na liście płac dodatek, od którego mają być zgodnie z przepisami prawa pracy naliczone składki ZUS lub pobrana zaliczka na podatek dochodowy, ale sam dodatek nie w powinien zwiększać przychodu pracownika (np. ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych), powinien zaznaczyć opcję “nie uwzględniaj w wynagrodzeniu netto". Kolejna pozycja to "umieść w dodatkowej liście płac".

Dodatki - Zasady pomniejszania składnika przy nieobecności

W tej zakładce należy oznaczyć rodzaje nieobecności, za czas których składnik zostanie proporcjonalnie pomniejszony.

Potrącenia

Aby dokonać potrącenia z wynagrodzenia, w oknie dodawania składnika wynagrodzenia należy wypełnić następujące dane:

• Nazwa - np. potrącenie z tyt. zajęcia komorniczego syg. akt…, kara porządkowa, potrącenie z tyt. zaliczki pieniężnej, składka na ubezpieczenie
• Obowiązuje od .. do .. - potrącenie będzie uwzględniane na listach płac generowanych wyłącznie za wybrany tu okres
• Umowa o pracę - konieczne jest zwrócenie uwagi, jeżeli w systemie znajduje się więcej niż jedna umowa danego pracownika
• Wartość netto - należy określić wysokość dodawanego potrącenia

Przepisy Kodeksu pracy określają katalog potrąceń z wynagrodzenia, których pracodawca może dokonać bez zgody pracownika. Poza tymi regulacjami, w przypadku dokonania potrącenia z wynagrodzenia pracownika zawsze wymagana jest jego zgoda.

Potrącenia są wykazywane na liście płac jako osobna pozycja.