Informacja VAT-26 powinna być składana przez podatników, którzy wykorzystują samochód osobowy w swojej działalności gospodarczej i deklarują, że pojazd ten służy wyłącznie celom służbowym wykluczając tym samym jakikolwiek użytek prywatny, posiadają regulamin dotyczący użytkowania tego pojazdu oraz chcą odliczać 100% podatku VAT i kosztu w KPIR z faktur dotyczących zakupu pojazdu, paliwa oraz wydatków eksploatacyjnych związanych z tym pojazdem.
Aby wygenerować informację VAT-26 w systemie wfirma dla biur rachunkowych należy przejść do zakładki START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA VAT 26.
Dane podatnika na pierwszej stronie dokumentu system uzupełni automatycznie. W części A do wyboru pozostaje oznaczenie celu składania formularza: złożenie informacji lub jej aktualizacja.
Na stronie drugiej formularza należy uzupełnić:
markę, model, numer rejestracyjny oraz rok produkcji pojazdu,
datę nabycia pojazdu - w przypadku:
importu należy wskazać datę importu,
oddania do używania po wytworzeniu pojazdu - datę oddania do używania,
używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze - datę przyjęcia w używanie,
datę poniesienia pierwszego wydatku - wydatek związany z nabyciem pojazdu lub eksploatacyjny, poniesiony po 1 kwietnia 2014, od którego podatnik chce uzyskać prawo do 100% odliczenia VAT,
data zmiany wykorzystania - uzupełnia się w przypadku zaprzestania użytkowania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej (aktualizacji formularza VAT-26),
imię i nazwisko oraz telefon kontaktowy podatnika lub osoby reprezentującej,
datę wypełnienia,
podpis - należy uzupełnić własnoręcznie po wydrukowaniu formularza.
W celu wysyłki informacji VAT-26 należy przejść na jego koncie do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT, gdzie po zaznaczeniu informacji VAT-26 na liście należy z górnego paska menu wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO URZĘDU.
W oknie, które się pojawi należy przejść do:
Po dokonaniu poprawnej wysyłki, przy informacji VAT-26 pojawi się zielona koperta.
Do wysłanej z systemu informacji VAT-26 można pobrać UPO (urzędowe poświadczenie odbioru). W tym celu należy zaznaczyć deklaracje na liście i z górnego menu wybrać opcję POBIERZ UPO. Dzięki temu, pobrany zostanie katalog w którym znajdą się:
Oprócz zgłoszenia pojazdu do urzędu, należy prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu tzw. kilometrówkę dla celów VAT, o czym więcej w artykule: Kilometrówka dla VAT.
Dodatkowo warto zapoznać się z artykułem, w którym dokładnie omówiliśmy druk VAT-26: Formularz VAT-26 - informacja o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie w działalności z omówieniem.