Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości system wFirma spełnia wytyczone ramy wg jakich księgi rachunkowe powinny być prowadzone przy użyciu programów księgowych.
Wymogi z art. 10 ust. 1 UoR - konta syntetyczne i analityczne - plan kont
System nie ogranicza liczby ani poziomów analityk zakładowego planu kont - zatem o strukturze ewidencji księgowej decyduje jednostka.
Wymogi z art. 13 UoR - dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald
System umożliwia prowadzenie:
• dziennika w sposób zgodny z zasadami określonymi w Art. 14,
Art. 14. 1. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. 2. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. 3. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. 4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. |
• księgi głównej i ksiąg pomocniczych wg zasad opisanych w Art. 15 i 16.
Art. 15. 1. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. 2. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. Art. 16. 1. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. 2. Na kontach ksiąg pomocniczych można w ciągu okresu sprawozdawczego stosować, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość. |
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych wg zasad opisanych w Art. 18,
Art. 18. 1. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające: 1) symbole lub nazwy kont; Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. 2. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. |
Wymogi z art. 22 UoR - rzetelność zapisów księgi rachunkowe
System nie pozwala na zmianę zapisów w księdze handlowej po jej zamknięciu spełniając wymóg dotyczący rzetelności zapisów.
Opis struktury bazy danych i jej powiązań
Grupa | Nazwa tabeli | Opis |
Dane firmy Fakturowanie | companies - Dane firmy | Dane i ustawienia firmy korzystającej z usług wfirma.pl. |
| user_companies - Użytkownicy powiązani z firmą | Tabela zawiera informacje u użytkownikach, którzy mają możliwość zalogowania się do firmy. Każda z firm może mieć wiele takich rekordów. | |
| user_logs - Logi aktywności użytkowników | Tabela zawierająca tekstowe informacje na temat aktywności poszczególnych użytkowników przypisanych do konta firmy. Opisy aktywności uwzględniają takie operacje jak logowanie, próba logowania, wylogowanie, utworzenie, modyfikacja, usunięcie dokumentu, wydruk dokumentu. | |
| invoices - Faktury i inne dokumenty sprzedaży | W tabeli znajdują się takie dokumenty jak faktury, rachunki, paragony, noty księgowe, noty odsetkowe, inne przychody, pro formy, noty korygujące. Rodzaj dokumentu determinuje wartość pola type. | |
| company_details - Dane firmy z faktury | Rekord powiela dane z ustawień, ze względu na konieczność przechowywania danych z momentu wystawienia faktury. | |
| contacts - Kontakty | Tabela powiązana z danymi kontrahnetów przechowująca dane osób powiązanych z kontrahentem | |
| contractor_details - Dane nabywcy z faktury | Rekord zawiera dane kontrahenta z momentu wystawiania faktury. Rekord jest powiązany z fakturą i wpisami w rejestrach księgowych. | |
| contractor_gus_registers - Dane firm pobrane z GUS-u | Dane firm pobrane z GUS-u na potrzeby automatycznego uzupełniania danych firmy na podstawie podanego przez użytkownika NIP | |
| contractor_vies_registers - Zapytania do bazy VIES | Dotyczy sprawdzania poprawności numeru VAT-UE. | |
| contractors - Kontrahenci | Tabela kontrahentów użytkownika wykorzystywana do wystawiania faktur | |
Deklaracje | declaration_body_fields - Pola deklaracji | Pola przechowywane w relacji klucz (numer deklaracji, numer pola) => wartość Deklaracje: VAT-UE, zaliczka PIT-4, zaliczka PIT_8AR, zaliczka na podatek dochodowy, ZUS-DRA, RCA, RSA, RZA, PIT-36, PIT-36L, CIT-8, JPKV7, VAT-9M, VAT-8, VIU-DO, VAT-R, VIU-R |
| declaration_leaflets | Druczek przelewu: ZUS-DRA, zaliczka na podatek | |
Płatności | payment_cashbox_documents - Dokument kasowy | Dokumenty kasowe - z rozliczeń gotówkowych |
| payment_bank_transactions - Bank | Transakcje zaimportowane z konta bankowego | |
Księgowość
| expenses - Wydatek | |
ledger_accounts | Plan kont w FK | |
taxregister_accrual_deductions | Odpisy związane z RMK - międzyokresowym rozliczaniem kosztów | |
taxregister_accrual_terminations | Zakończnia RMK przed czasem - np. przy sprzedaży samochodu trzeba zakończyć RMK ubezpiecznia | |
ledger_balances | Bilans otwarcia | |
ledger_operation_schemas | Schematy księgowe w FK | |
declaration_ledger_statements | Sprawozdania finansowe fk | |
ledger_accountant_years | Lata obrotowe z FK | |
Inne | shop_transactions - Transakcje sklepu internetowego | Obecnie stosowane tylko do transakcji importowanych z systemu Allegro.pl |
| shops - Sklepy | Definicje sklepów internetowych zintegrowanych z kontem. | |
Kadry | staff_contract_errands - Rejestr umów zlecenie | Zbiór umów zlecenie |
| staff_contract_opuses - Umowy o dzieło | Zbiór umów o dzieło | |
| staff_contract_regulars - Umowy o pracę | Zbiór umów o pracę | |
| staff_employees - Pracownicy | Katalog pracowników | |
Ewidencje | fixed_assets - Środki trwałe | Środki trwałe |
ledger_registers - Rejestr księgowy | Rejestr księgowy | |
vehicles | Pojazdy | |
vatregisters | Rejestr sprzedaży i zakupu VAT |
