Umowa zlecenie - jak ją wprowadzić do systemu

Umowa zlecenie jest bardzo popularną formą zatrudnienia. W systemie wFirma dla biur rachunkowych można rozliczać pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie, zarówno z wynagrodzeniem miesięcznym, jak i ze stawką godzinową. Dodawanie umowy jest bardzo intuicyjne i szybkie. 

W celu dodania w systemie umowy zlecenia należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA ZLECENIE.

Podstawowe informacje 

W zakładce Podstawowe informacje, w pierwszej kolejności należy wybrać pracownika, dla którego będzie tworzona umowa. Następnie należy wybrać okres obowiązywania umowy. Kolejnym krokiem jest określenie kwoty wynagrodzenia. Możemy wybrać spośród czterech form określenia wynagrodzenia na umowie:

• brutto - kwota wynagrodzenia uwzględniająca podatek dochodowy i składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę
• netto - jest to kwota, jaka faktycznie zostanie wypłacona zleceniobiorcy pomniejszona o podatek dochodowy oraz składki ZUS
• całkowity koszt - to kwota, która pokazuje jaki koszt poniesie pracodawca w związku z zatrudnieniem zleceniobiorcy
• stawka brutto  - kwota wynagrodzenia rozliczana wg stawki za określoną czynność lub za 1 godzinę z uwzględnieniem podatku dochodowego i składek ZUS.

Po określeniu kwoty wynagrodzenia w dolnej części okna znajdują się wyliczenia wynagrodzenia z rozbiciem na składki ZUS płacone przez zleceniobiorcę i zleceniodawcę oraz podatek dochodowy.

Umowa zlecenie - ewidencja czasu pracy

Już na etapie dodawania umowy można określić liczbę godzin, w czasie których zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać zlecenie. Ponadto zaznaczając opcje Ewidencja czasu pracy wraz z umową zostanie wygenerowane oświadczenie zleceniobiorcy o liczbie przepracowanych godzin. Oświadczenie jest związane ze zmianą przepisów, które weszły w życie 1 stycznia 2017 wprowadzając minimalną stawkę godzinową na umowie zlecenie i umowie o świadczeniu usług. Oświadczenie zleceniobiorcy o liczbie przepracowanych godzin, powinno zostać przekazane zleceniodawcy przed wygenerowaniem rachunku.

Wynagrodzenie pracownika, podzielone przez liczbę godzin podanych w oświadczeniu nie może dawać wyniku poniżej 18,30 ( w 2021 roku) zł brutto za godzinę.

Podatek dochodowy

W kolejnej zakładce Podatek dochodowy podczas dodawania umowy zlecenie można określić:

• zwolnienie PIT (dla młodych) - jest to ulga zapewniająca osobom do 26-go roku życia zwolnienie z opłacania podatku dochodowego. Osoby osiągające przychody z pracy oraz z umów zlecenia mają prawo do korzystania z tego zwolnienia. Nowe przepisy mają zastosowanie do przychodów uzyskanych od 1 sierpnia 2019 r.
• zastosowaną stawkę podatkową - dochód osiągnięty poprzez zawarcie umowy zlecenie jest opodatkowany na zasadach ogólnych, w związku z tym przy wyliczaniu podatku stosowana jest skala podatkowa. Przy skali podatkowej stawki podatku są przypisane określonym przedziałom dochodów. Aktualnie obowiązują stawki 17% - pierwszy próg oraz 32% - drugi próg,
• czy zastosowany zostanie zryczałtowany podatek dochodowy (przypadku umów do 200 zł brutto lub nierezydentów). Zryczałtowanego podatku nie można zastosować dla umów, w których wynagrodzenie jest określone stawką godzinową lub stawką za wykonaną jednostkę (nawet jeśli łączna kwota wypłacona zleceniobiorcy nie przekroczy 200 zł). Stosuje się je wyłącznie dla umów, gdzie wynagrodzenie określone jest kwotowo. W przypadku osób, które nie posiadają statusu należy wybrać 20% (obcokrajowiec nierezydent)
• kwota wolna - od 2022 roku zleceniobiorcy mogą złożyć wniosek o nienaliczanie podatku (tzw. stosowanie kwoty wolnej). Jeżeli taki wniosek zostanie złożony wówczas wybiera się w tym punkcie TAK i wtedy podatek nie będzie naliczany. Natomiast domyślnie jest ustawione w tym polu NIE.
• czy nastąpi przeniesienie praw autorskich na zleceniodawcę - przy korzystaniu z praw autorskich stosowane są 50% koszty uzyskania przychodów, stanowią one 50% uzyskanego przez podatnika przychodu. Należy pamiętać o pilnowaniu rocznego limitu kwoty kosztów.

Umowa zlecenie a ZUS

Z założenia od każdej umowy zlecenia należy odprowadzić odpowiednie składki ZUS. Wszystko jednak zależy od indywidualnej sytuacji zleceniobiorcy. W związku z tym, w zakładce ZUS należy ustawić odpowiedni schemat opłacania składek ZUS.

• Student lub uczeń do 26 roku życia - za osoby uczące się do 26 roku życia pracodawca nie opłaca składek. Tym samym nie należy takiej osoby zgłaszać do ZUS. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy następuje utrata statusu studenta/ucznia np. gdy osoba kończy studia licencjackie w czerwcu, a rozpoczyna studia magisterskie w październiku. Przez okres od egzaminu dyplomowego do rozpoczęcia studiów magisterskich pracodawca powinien opłacać składki ZUS.

• Własny pracownik (z umową o pracę) - za własnego pracownika uznaje się osobę, z którą pracodawcę łączy stosunek pracy, czyli umowa o pracę. W takich przypadkach umowę zlecenie podpisuje się, w celu wykazania dodatkowej pracy (różnej od tej wykonywanej na umowie o pracę), jaką świadczył pracownik na rzecz pracodawcy - od takiej umowy należy opłacić wszystkie składki.

• Praca w szczególnych warunkach - jeżeli jest to praca w szczególnych warunkach konieczne jest opłacenie z tytułu zawartej umowy zlecenie składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.

• Pracownik innej firmy z wynagrodzeniem większym lub równym minimalnemu - za zleceniobiorcę, który posiada umowę o pracę z innym pracodawcą i otrzymuje wynagrodzenie równe lub wyższe niż minimalna krajowa obowiązująca w danym roku, nie trzeba opłacać składek społecznych, a jedynie składkę zdrowotną.

• Pracownik innej firmy z wynagrodzeniem mniejszym od minimalnego - za zleceniobiorcę posiadającego umowę o pracę z innym pracodawca, który otrzymuje wynagrodzenie mniejsze niż minimalną krajowa, należy opłacać zarówno składki społeczne jak i składkę zdrowotną,

• Osoba bez innego zatrudnienia - za osobę, która nie posiada innego tytułu do ubezpieczenia, należy opłacać składki społeczne i zdrowotne (dobrowolne jest ubezpieczenie chorobowe).

• Emeryt lub rencista - za osoby, które otrzymują świadczenie emerytalne lub rentowe należy opłacać składki społeczne oraz składkę zdrowotną. Natomiast w przypadku kiedy zleceniobiorca (kobieta) ukończyła 55 lat lub zleceniobiorca (mężczyzna) ukończył 60 lat, to następuje zwolnienie z opłacania składek na FP i FGŚP.

• Kolejna umowa zlecenie, przychód z poprzedniej umowy wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie - czyli zleceniobiorca w danym miesiącu został już zatrudniony na podstawie umowy zlecenie, a umowa ze zleceniodawcą jest kolejną zawartą w tym samym czasie i przychód z umowy wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie, wtedy zleceniodawca ma obowiązek opłacać za takiego zleceniobiorcę tylko składkę zdrowotną.

• Kolejna umowa zlecenie, przychód z poprzedniej umowy nie przekracza minimalnego wynagrodzenia - czyli zleceniobiorca w danym miesiącu został już zatrudniony na podstawie umowy zlecenie, a umowa ze zleceniodawcą jest kolejną zawartą w tym samym czasie, jednak przychód z umowy jest niższy niż minimalne wynagrodzenie, wówczas za zleceniobiorcę należy opłacić składki wszystkie składki ZUS (dobrowolne jest ubezpieczenie chorobowe).

• Inny przypadek - pozwala na dowolne ustawienie schematu wg własnych potrzeb.

Po wybraniu właściwego schematu składek zostaną wyliczone wszystkie składniki wynagrodzenia i automatycznie podstawi się odpowiedni kod tytułu ubezpieczenia.

Opis usługi

Przy dodawaniu umowy zlecenie w zakładce opis usługi należy opisać przedmiot umowy między stronami. Zredagowany opis zostanie umieszczony w paragrafie 1 - Przedmiot umowy.

Inne postanowienia

W polu inne postanowienia przy dodawaniu umowy zlecenie umieszcza się dodatkowe zapisy umowy, nieumieszczone w standardowym wzorze np. treści dotyczące przeniesienia praw autorskich lub odpłatności za okres niewykonywania pracy przez zleceniobiorcę.

W celu wprowadzenia dodatkowych zmian w umowie, zaleca się otwarcie umowy w trybie edycji w trakcie drukowania umowy. Ponadto, w systemie wFirma dla biur rachunkowych istnieje możliwość stworzenia własnego szablonu umowy. W celu rozliczenia wynagrodzenia wypłaconego na podstawie umowy zlecenie należy wystawić rachunek lub listę płac w zależności od potrzeb.