Zaświadczenie ZUS Z-3 - jak stworzyć w systemie

System wFirma dla biur rachunkowych umożliwia generowanie Z-3, czyli Zaświadczenie płatnika składek, niezbędny dokument, który pracodawca przekazuje do ZUS wraz ze zwolnieniem lekarskim w celu wypłaty przez ZUS zasiłku pracownikowi. Dokument ten powinien zostać przekazany, gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, bądź w przypadku gdy dostarczone przez pracownika zwolnienie lekarskie wykracza poza okres zawartej umowy, a wypłatę zasiłku  po ustaniu zatrudnienia przejmuje ZUS. Generowanie i eksport tego zaświadczenia ułatwia i usprawnia pracę gdy pracownicy często otrzymują zasiłki wypłacane przez ZUS. 

Zaświadczenie Z-3 w systemie

Dodanie zaświadczenia Z-3 odbywa się podczas dodawania nieobecności - zwolnienia lekarskiego, bądź innej nieobecności uprawniającej pracownika do uzyskania zasiłku, którego płatnikiem jest ZUS. W celu dodania nieobecności, i w konsekwencji wygenerowania Z-3, należy podczas wprowadzania nieobecności w zakładce KADRY » PRACOWNICY » SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » CZASU PRACY » NIEOBECNOŚCI/GRAFIK » DODAJ NIEOBECNOŚĆ, w oknie dodawania nieobecności, po uzupełnieniu wszystkich pól, wybrać Zapisz i Generuj Z-3.

Razem z Z-3 można także wygenerować Z15A/B

Jeśli zapisano nieobecność bez wygenerowania Z-3 wówczas można je utworzyć ze szczegółów pracownika KADRY » PRACOWNICY » SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » CZASU PRACY » NIEOBECNOŚCI zaznaczenie nieobecności DRUKUJ

Dane płatnika składek 

Otwarte zostanie okno z aktywnym zaświadczeniem, gdzie automatycznie wypełnione będą informacje dotyczące danych identyfikacyjnych i danych adresowych płatnika składek, zgodnie z informacjami wprowadzonymi w systemie. Wszystkie informacje zawarte w zaświadczeniu Z-3 są edytowalne, w przypadku konieczności wprowadzenia zmian do zaświadczenia, po najechaniu kursorem na dane pole i kliknięcie system umożliwia uzupełnienie bądź poprawę danych.

W pierwszym kroku należy ustalić czy zaświadczenie wystawiane jest po raz pierwszy czy być może jest to  wniosek o kontynuacje świadczenia.

W pierwszym bloku znajdują się informacje dotyczące płatnika składek, są one zaciągane automatycznie z wprowadzonych do systemu danych.

Dane pracownika 

W kolejnym bloku druku Z-3 znajdują się dane identyfikacyjne i dane adresowe pracownika, którego wypełniane zaświadczenie dotyczy, dane te pobierane są z wprowadzonych do systemu informacji o pracowniku. 

W kolejnej części znajduje się informacja o rodzaju zasiłku, o jaki występuje pracownik, wraz z wykazanym okresem zasiłku. Dane te są zaciągane automatycznie bezpośrednio z programu jednak istnieje możliwość ich edycji. W przypadku wypełniania zaświadczenia Z-3 dla pracownika, w celu wnioskowania o wypłatę zasiłku po ustaniu zatrudnienia, należy zwrócić uwagę na konieczność wypełnienia poniższej części ręcznie, z wykazaniem okresu dostarczonego przez pracownika zwolnienia lekarskiego wykraczającego poza okres zawartej umowy.

Blok 4 dotyczy informacji o zatrudnieniu pracownika, uzupełniany jest automatycznie, w oparciu o dane wprowadzone w systemie. Jeżeli niezdolność do pracy powstała z powodu choroby zawodowej, wypadku w drodze do lub przy pracy to należy to ręcznie zaznaczyć w punkcie 4. zaświadczenia Z-3.  Należy również pamiętać w tym przypadku o dołączeniu niezbędnej dokumentacji powypadkowej. 

W pkt. 5 należy zaznaczyć czy w okresie niezdolności do pracy pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym lub też na wychowawczym lub odbywa karę pozbawienia wolności. Pkt. 6 i 7 dotyczą zasiłku macierzyńskiego i rodzicielskiego. Jeśli zaświadczenie dotyczy zasiłku macierzyńskiego to należy ręcznie uzupełnić te informacje.

Kolejny blok 5 dotyczy informacji o wypłaconych świadczeniach, gdzie wykazane są okresy zwolnień lekarskich, za które pracownikowi zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe finansowane ze środków pracodawcy, wypełniany jest na podstawie wprowadzonych do systemu zwolnień lekarskich z jakich korzystał pracownik, pola dotyczące świadczenia rehabilitacyjnego i zasiłku macierzyńskiego należy uzupełnić ręcznie.

W kolejnym bloku należy podać ilość osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego.  Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Dane te są zaciągane automatycznie z systemu na podstawie wprowadzonych danych.

Informacje o wynagrodzeniu

Tabela znajdująca się w bloku VII uzupełniana jest na podstawie wprowadzonych do systemu list płac. Podczas generowania Z-3 konieczne jest zwrócenie szczególnej uwagi na kolumnę nr 5 poniższej tabeli, która aktualnie nie jest uzupełniana automatycznie. Jeżeli z kolumn nr 3 i 4 wynika, że pracownik nie przepracował wszystkich dni jakie był obowiązany przepracować, to w kolumnie nr 5 konieczne jest dopisanie przyczyny nieprzepracowania całego miesiąca, wpisując np. "Zwolnienie lekarskie od “08.08.2020 do 10.08.2020”.

Kolejne punkty dotyczące składników wynagrodzeń za okresy dłuższe niż miesięczne wykazane oraz zawartych innych umów z pracownikiem należy wprowadzić ręcznie do dokumentu.

Uwagi i rachunek bankowy

W kolejnym bloku istnieje możliwość wprowadzenia uwag np. w sytuacji kiedy pracownikowi w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy zmienił się wymiar czasu pracy należy podać poprzedni wymiar czasu pracy.

Numer konta bankowego wykazany w bloku 9 zaczerpnięty zostanie z informacji o pracowniku wprowadzonych w systemie.

Zapisanie zaświadczenia w systemie

Zaświadczenie Z-3 po kliknięciu Zapisz zostanie zapisane w zakładce KADRY » DEKLARACJE. Jest także dostępne z poziomu okna Szczegóły Pracownika w zakładce DEKLARACJE.

Do wygenerowanego Z-3 można w każdej chwili wrócić, uzupełnić lub poprawić poprzez zaznaczenie zaświadczenia i kliknięcie Modyfikuj, następnie ponownie zapisać i wydrukować poprzez zaznaczenie i wybranie z górnego menu Drukuj.

Deklaracje Z-3 należy przekazać do ZUS i można ją wyeksportować do PUE zaznaczenie deklaracji WYŚLIJ/EKSPORTUJ » EKSPORTUJ FORMULARZE ZUS. Dzięki czemu ZUS otrzyma informacje znacznie szybciej i rozpocznie wypłatę świadczenia.